文件收集整理注意事项

文件收集整理注意事项

一、文件收集注意事项：

1、归档文件应是激光打印件或合格的书写材料，以保证字迹的耐久性。

2、文件必须是红头文件归档，各类合同协议、签证验收的交接单、机组移交证书等材料，作为正本归档。

3、施工记录、验收单、修改通知单、工程签证单、试运行记录等，是按原件归档的各类签证单必须有亲笔签名。

4、设备厂家提供的各种资料要按原件归档，大的折叠成A4大小，过小的要进行托裱（如产品合格证）。

二、文件的整理注意事项：

1、工程档案注意：“单位工程”成套性、“分部工程”独立性。即一个一个整理“分部工程”，最后形成完整的“单位工程”案卷。

2、随时检查签字手续，

3、合格证的整理：合格证小且少，托裱在A4纸上（如果合格证两面都有字时，使用棉线装订，保证不遮盖字迹）并进行标识，按本张纸的.个数标识，如一张纸有四个，就标注4-1、4-2、4-3、4-4.；合格证多，将合格证“阶梯状”形式托裱在A4纸上，并在每份合格证右下角自1开始编号，在托裱纸的右下角上标注“此页共xx-x张”字样。

4、招投标文件不破坏原装订。

5、设计施工图按来图卷册顺序，整套归档，按专业单独存放。

三、各单位提交的档案都要制作成电子版本一份： 注意事项：

1、电子版资料的签字页必须是原件的扫描件，即体现签字人原笔字迹。

2、电子版的顺序要同纸质档案顺序一致。

3、电子版的档案号要与纸质档案号一致，涵盖的范围、内容也要一致。

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