招标资料及合同纸质文档管理办法

时间：2023-05-01 12:07:39 合同范本我要投稿

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招标资料及合同纸质文档管理办法

第一章总则 ............................................................... 1

第一条目的 ............................................................... 2

第二条原则 ............................................................... 2

第三条适用范围 ........................................................... 2

第四条职责范围 .........................................meiwen.anslib.com.................. 2

第二章资料组成及管理 ..................................................... 2

第五条招标资料的组成及管理 ............................................... 2

第六条合同纸质文档分类及管理 ............................................. 2

第七条招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 ............................... 3

第三章附则 ............................................................... 3

第一章总则

第一条目的

为了规范招标资料和合同纸质文档管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、分类、存档、查阅、保密及作废等方面的管理，提高工作效率，特制定本办法。

第二条原则

1.1. 真实性：档案资料必须真实、准确地记载招标管理过程中形成的内容；

1.2. 完整性: 档案资料招标管理过程中形成完整的具有保存价值的文字、数字、图表、

电子光盘等各种文件资料。

第三条适用范围

适用于集团公司各开发项目。非开发项目可参照执行。

第四条职责范围

4.1. 集团造价采购中心负责本管理办法的制订、修改、解释、指导及监督检查。

4.2. 集团下属各公司的造价采购部、项目部、工程部等部门及相关人员负责本管理办法

的贯彻执行。

4.3. 集团下属各公司可以根据实际情况制定管理细则，但是管理细则不得与本管理办法

冲突。

第二章资料组成及管理

第五条招标备案资料的组成及管理

5.1. 资料组成：招标定案、开标结果统计表、招标答疑纪要(澄清文件)、投标单位报价

书、图纸会审记录或图纸审查结论、图纸变更资料、限价、相关承诺书等（详见附件一）。

5.2. 资料管理：招标经办人及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过

程中产生的各种文件资料，并应当在签订合同之日起七日内，将收集齐全的归档招投标资料交资料管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。

5.2.1. 招标资料及合同纸质文档应当专人管理，大区造价采购部设兼职资料管理人员。

5.2.2. 资料管理人员在收到归档的完整资料后，应及时作好分类登记(详见附件二），并

认真做好归档和集中管理工作。

第六条合同纸质文档分类及管理

6.1. 合同纸质文档分类：设计、勘察、监理、造价咨询、基础、土建、安装、装饰、材

料设备、设备购买及安装、园林景观、临时设施、其它。

6.2. 合同纸质文档管理：存档所有的合同相关资料原件（合同审批表（OA）、合同、补充

协议等），并将相关数据录入合同台账，以便快速复查（详见附件三）。各大区开发公司于每月25日前将合同台账上传造价采购中心和督察中心。

第七条招标资料与合同纸质文档管理的其他规定

7.1. 归档与立卷

7.1.1. 资料管理员将完整的资料收集整理后装订并存放于统一标准档案盒。

7.1.2. 档案盒里存档资料的排列顺序与台账顺序匹配。

7.2. 保管与使用

7.2.1. 招标资料与合同纸质文档为长期性保存资料，采用集中保管形式。

7.2.2. 资料要求集中存放于部门资料柜，由专职（或兼职）资料管理人员管理，部门各

职员手中只能持有正在处理的此类资料。

7.2.3. 根据工作需要借阅查看的，必须履行借阅手续方可借阅。资料管理人员负责借阅

资料的催还。

7.2.4. 根据工作情况需要销毁或作废的资料，资料管理人员必须造具清册，经部门负责

人批准，方可在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

第三章附则及其它

第八条本规则自发布之日起开始施行。

第九条附件

附件一：

附件二：

附件三：

合同信息表.xls招标资料定案归档

明细目录.xls工程招标信息统计

表.xls

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