word排版技巧
一快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点就是当你下次打开一WPS文件时光标会自动定位到你上一次存盘时的位置不过Word却没有直接提供这个功能但是当我们在打开Word文件后如果按下Shift+F键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了
提示其实Shift+F的作用是定位到Word最后三次编辑的位置即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置可以重复按下Shift+F键并在三次编辑位置之间循环当然按一下Shift+F就会定位到上一次编辑时的位置了
二快速打印多页表格标题
选中表格的主题行选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框当你预览或打印文件时你就会发现每一页的表格都有标题了当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的
三快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点就是当你下次打开一WPS文件时光标会自动定位到你上一次存盘时的位置不过Word却没有直接提供这个功能但是当我们在打开Word文件后如果按下Shift+F键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了
提示其实Shift+F的作用是定位到Word最后三次编辑的位置即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置可以重复按下Shift+F键并在三次编辑位置之间循环当然按一下Shift+F就会定位到上一次编辑时的位置了&#;
四快速对齐段落
Ctrl+E段落居中
Ctrl+L左对齐
Ctrl+R右对齐
Ctrl+J两端对齐
Ctrl+M左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M取消左侧段落缩进
Ctrl+T创建悬挂缩进效果
Ctrl+Shift+T减小悬挂缩进量
Ctrl+Q删除段落格式
Ctrl+Shift+D分散对齐
五快速在文章中填加)
Alt+Ctrl+L
六快速插入日期和时间的快捷键
Alt+Shift+D当前日期
Alt+Shift+T当前时间
七快速在文档中插入自己公司的信息
公司名称
公司住址
联系电话
联系人姓名
可以先选定这些内容再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”(不要引号)这几个字后就自动替换成
公司名称
公司住址
联系电话
联系人姓名
说明有些输入法不支持这个功能键入标记名称后要按一下空格才行
八快速转换全角半角
标点符号的全角/半的转换用Ctrl+
数字字母的全角/半的转换用Shift+空格
九快速让Word表格一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键这时你就会发现表格中间自动插入一个空行这样就达到了将一个表格一分为二的目的
十快速调整页眉横线长度
在word插入页眉后会自动在此位置添加一条长横线如果需要调整此线的长度及其水平位置可以首先激活页眉选择格式下的段落命令调整一下左右缩进的字符值确定可以看到最终效果了!
十一快速将字体改为上标或下标的方法
本人在一次无意间发现了这个方法选定你要下标的字然后在英文状态下按住Ctrl再按一下BASKSPACE旁的+/=的键就可以了(Ctrl++/=)上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift ( Ctrl+Shift++/=)大家可以试试
十二批量转换全角字符为半角字符
首先全选然后“格式”→“更改大小写”在对话框中先选中“半角”确定即可
十三建立一个矩形选区
一般的选区建立可用鼠标左键或用shift键配合pguppgdnhomeend箭头等功能键当复制一个规则的矩形区域时可先按住Alt键然后用鼠标左键来选我一般用此来删除段首多余的成块的空格
十四代替金山词霸
点工具——语言——翻译在右边出现的搜索框中输入要查的单词回车就可以翻译了可以选择英语翻成中文或中文翻成英语第一次使用可能要安装
十五每页添加水印的操作
制作好文档后通过“视图→页眉页脚”命令调出“页眉页脚”工具栏单击其中的“显示→隐藏文档正文文字”按钮隐藏正文部分的文字内容
选择“插入”菜单中的“文本框”命令在页眉的下方插入一个空文本框
在文本框内加入作为水印的文字图形等内容右击图片选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令在对话框中“图片”选项卡下通过“图像控制”改变图像的颜色对比度和亮度并手动调整图片的大小
通过“设置文本框格式”命令把文本框的线条色改为无线条色
单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮退出“页眉页脚”编辑
完成上述步骤的操作水印制作得以完成这样就为每一页都添加了相同的水印
十六删除网上下载资料的换行符(象这种“↓”)
在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字)在替换框内不输任何内容单击全部替换就把大量换行符删掉啦
十七将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
先输入阿拉伯数字(如)全选中单击“插入/数字/数字类型(壹贰……)/确定”即变为大写数字(如壹仟贰佰叁拾肆)会计朋友非常适用
其他像一千二百三十四甲乙……子丑……罗马数字等的转换可参考上法
十八三招去掉页眉那条横线
在页眉中在“格式”“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”应用于“段落”
同上只是把边框的颜色设置为白色(其实并没有删的只是看起来没有了呵呵)
在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐!
会多出(两个横杠) 这是用户不愿看到的又要多出一步作删除
解决方法替换时在前引号前加上一个空格问题就解决了
十九合理选择视图
()使用“大纲视图”写文章的提纲调整章节顺序比较方便
()使用“文档结构图”让你方便的定位章节编辑文章比较方便
()WORD的最佳作业模式文档结构图+页面视图
二十巧用自动更正
写论文时常常用到英文大小写转换十分不便使用自动更正可以轻易解决这个问题
()菜单“工具”栏点击“自动更正选项”
()选中“键入时自动替换”
()在“替换”栏内键入全部为小写的英文如“cdna”
()在“替换为”栏错误!未找到引用源内键入正确的大小写的英文如“cDNA”
()确定如此可以非常方便地始终使用小写英文word自动将其转换成正确格式
二十一制表位在公式编辑中的应用
制表位的类型包括左对齐居中对齐右对齐小数点对齐和竖线对齐等这些制表位的使用方法大致相同这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果更详细的说明请参阅Word的帮助文档论文里的公式要求单独放在一个段落公式居中;按章节进行编号编号用小括号括起来放在右边行末首先输入公式和编号公式的版式选择“嵌入式”编号用小括号括起来然后把光标放在公式所在的段落里点击页面左上角的制表位图标切换到居中制表位用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下这样就放置了一个居中制表位在点击的地 方如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末设置好制表位后把光标放在公式的前面按一下Tab键这样就在公式的前面插入了一个制表符此时公式以居中制表位为中心居中对齐再把光标移到公式和左括号之间再按 Tab键插入一个制表符编号就跑到行末了用制表位的方法来处理公式的排版很简单也很方便不用去敲很多空格去把公式挪到中 间编号推到行末还有一个好处若公式或编号的长度发生变化时Word会自动调节以 使公式始终在页面的中间编号始终在行末不会因为公式或编号变长而换行更简单的 作法是把公式段落的设置保存为样式所有的公式段落应用此样式即简单又方便而且可以保持所有的公式段落制表位的一致手工设置制表位你能保证每次居中制表位的位置都一样吗?!如所示
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二十二参考文献的编号和引用
步骤如下
()在word文档末尾添加几个文献如
[] 杨秀章Word中文版使用速成北京:清华大学出版社
[] Peter WeverkaDiane Poremsky中文Word专家北京:机械工业出版社]
注意输入时应采用word的自动编号如果word没有自动编号可自己插入(这个就不用细说了)
()给每个文献制作成书签如选择“杨秀章Word中文版使用速成”插入——书签输入书签名(杨秀章_Word中文版使用速成)然后添加注意书签名必须以字母开头可包含数字但不能有空格可以用下划线字符来分隔文字否则可能无法插入书签名最好与文献名一致这样在它位置变化后你仍能识别它如图所示
()在需要引用文献的位置执行插入——引用——交叉引用类型选择书签选择需要引用的项目内容选择“段落编号”至此引用完成!如图所示
在全篇文档编完后全选右键选择“更新域”编号就会改变成文献的最新位置
本人补充我本人对此方法思考
() 在第一个参考文献前不能插入新的参考文献否则易出借(上标更新域后不能自动改变);如图所示
() 删除文章后面的参考文献更新域后正文的引用上标不会自动删除而是报错;如图所示(出现“错误!未找到引用源”交叉引用所引用的信息从文档中删除之后就会看到该信息当交叉引用所引用的信息被编辑的时候该信息也会出现例如如果交叉引用所引用的标题中的文字被修改引用该标题的交叉引用将无效___来自WORD帮助)
图参考文献修改
图引用标记
() 勾选链接双击引用上标会自动移光标到文后参考文献反之双击参考文献则不能链接到正文的引用位置;
() 参考文献多时制作书签太麻烦并且书签名定义麻烦在交叉引用时文献多了找起来也麻烦你试过就知道了;
不做成书签直接达到上述效果优劣几乎同样步骤如下(我用的WORD)
[]用在末尾添加几个文献仍然用自动编号如图所示
图项目符号和编号
[]在引用位置执行插入——引用——交叉引用引用类型选“编号项”引用内容选“段落编号”当然最下面的引用哪一个就根据实际直接选文献了如图所示
图交叉引用
[]这种方法我认为与前面采用书签的方式一样好处是省去了制定书签的麻烦不好处是鼠标放在引用上标时采用书签则能显示引用的文献内容而直接采用“交叉引用”则不能显示如图所示还有书签是可以显示出来的如图所示
图书签方式
图书签显示
[]编号中如何添加章节号
论文或书籍一般分章节叙述图表编号和索引中添加章节号并不困难注意通过设置“多级符号”来定制章节样式(点选“格式”菜单>“项目符号和编号”在随后的对话框中指定样式);关键是编号时在“题注”对话框中要按“编号”键在弹出对话框中钩上“包含章节号”并在“章节起始样式”项中选择对应的样式如果需要按照章节设置公式编号则需首先设置【项目编号与符号】【多级符号】然后设置章编号如图所示
图多级符号
对于公式编号由于不能使用题注需在编号中添加章节索引在公式编号的左侧点击“插入”菜单>“交叉引用”选择“编号项”确定引用相应的章节号随后索引时注意应先将公式右侧的章节号和公式号全部选中设置好标签名称然后再索引该标签效果如图所示怎么样来试试吧
[]其它有什么不妥还没想出来请高手指点
最后说一句对参考文献的删除最好是整句文献附带自动编号全部删除而添加参考文献也最好是自动编号的情况下添加而整句文献移动其引用可以自动更新的也尽量少用采用尾注加交叉引用的方法
二十三图表和公式的自动编号
在论文中图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号例如图表公式等在插入或删除图表公式时编号的维护就成为一个大问题比如若在第二章的第一张图(图)前插入一张图则原来的图变为变为…更糟糕的是文档中还有很多对这些编号的引用比如“流程图见图”如果图很多引用也很多想象一下手工修改这些编号是一件多么费劲的事情而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题
能不能让Word对图表公式自动编号在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法
自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现按论文格式要求第一章的图编号格式为“图×”将图插入文档中后选中新插入的图在“插入”菜单选“题注”新建一个标签“图”编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改)位置为所选项目下方单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方并插入标签文字和序号此时可以在序号后键入说明比如“形态学膨胀运算示例”还可以移动文本框的位置改动文字的对齐方式等再次插入图时题注的添加方法相同不同的是不用新建标签了直接选择就可以了Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号
在文档中引用这些编号时比如“如图所示”分两步做插入题注之后选中题注中的文字“图”在“插入”菜单选“书签”键入书签名点 “添加”这样就把题注文字“图”做成了一个书签在需要引用它的地方将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)在“插入”菜单选“交叉引用”弹出对话框中引用类型选“书签”“引用内容”为“书签文字”选择刚才键入的书签名后点“插入”Word就将文字“图”插入到光标所在的地方在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了不用再做书签
至此我们就实现了图的编号的自动维护当在第一张图前再插入一张图后Word会自动把第一张图的题注“图”改为“图”文档中的“图”也会自动变为“图”
表格编号的作法与图相同唯一不同的是表格的题注在表格上方且要求左对齐
公式的编号略有不同插入公式后将公式单独放在一个段落版式为“嵌入式”(Word默认)光标放在公式之后不要(注意是“不要”)选中公式在 “插入”菜单选“题注”由于没有选中项目所以“位置”一项为灰色新建标签“公式”点击“插入”Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置在文档中引用公式编号的方法与图相同此处不在赘述公式的编号要求在右边行末具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明
二十四公式的自动编号和索引
直接用“题注”对公式自动编号和索引有两个问题一是习惯上使用带括弧的序号而不是在公式右边写上“公式”“公式”之类;二是Word会在索引处将整个公式带序号照抄一遍即使手工删除也会在索引更新时变回来(如图)“题注”其实是一种“域”使用“Seq”域来解决这个问题更方便灵活
首先将光标插至公式右边键入一对小括号“()”将光标放置其中点选“插入”菜单>?“域”;弹出对话框后在“类别”项中选择编号在 “域名”项中选择“Seq”在编辑栏“SEQ”的右边键入“Eqn”或其它你喜欢的名字命名公式编号;最后按“确定”是不是看上去顺眼多了?