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年鉴撰稿的要求
为了不断提高年鉴稿件质量，使年鉴更好地发挥“真实记录历史，有效服务现实”的作用，在认真贯彻落实院通知精神的同时，结合以往在编辑稿件中发现的问题，现对年鉴撰稿提几点具体要求，供各位负责撰稿的同志参考。
1、结合单位实际设置条目。
在院发通知的年鉴“框架”中，除了勘察设计项目部分外，其他分目，一般都没有规定具体条目，需要各相关单位、部门、公司自行结合实际来确定，参照往年的条目设置，做出适当的调整和增减。条目选题的原则，主要是从题材的社会价值和存查价值出发，看有没有资料价值，然后择新择特，择大择要，求真求实，力求可查可用。尽可能地在年鉴里反映上年发生的新情况、新成果、新经验、新典型、新特点、新问题，以及新获得的奖励、荣誉；反映有年度特点、行业特色或特殊性的事情；反映发生的重大事件，举办的重大活动，产生了重大影响的工作或举措；反映本单位、本部门做的主要工作，采取的主要措施，发生的主要变化等。对上一年发生的事情或所做的工作进行全面回顾，着眼全局，掌握全面情况。选题的视野要广阔，选材的范围要宽泛，对每一个选定的条目内容，搜罗材料要齐全，不要遗漏某一方面的情况。
2、全面详尽地搜集素材。
在全面了解上年情况的基础上，经过深入细致的调查研究，通过各种渠道，全面详尽地搜集素材。对搜集的资料要进行鉴定筛选，去伪存真，去粗取精，浓缩集中，进行加工、整理，去掉那些不真实、空洞无物、虚的部分，保留那些确有价值的素材。对事情发生的时间、地点、单位、人名、数据等都要弄清楚，做到准确无误，从而为写作打下良好的基础。对那些重要的年度性资料要特别关注，以便做到大事、要事不漏，新事、特事不掉。做到“条目年年写，内容年年新”，年鉴常编常新。
3、写好概述性条目。
概述性（综合性）条目，主要记述部门、单位一年内的基本情况、综合情况，包括部门的人员结构、年度工作重点、重大变化、主要成绩和存在问题等。从总体上反映发展变化，在所处的分目中起统领作用，概括而全面、简练而充实。其特点是概括性强，着眼于宏观，高度概括，记述内容涵盖所记部门、单位的基本情况、主要工作。概述条目要求做到全面、连续、可比。全面就是将本年度的工作从总体上进行精炼的叙述，通过一定的数据反映年度特点、成就、问题和趋势；连续就是每年都要反映；可比就是条目的基本内容要相对保持稳定，可进行纵向比较。此类条目一般要求写出两部分内容：一是年度基本情况，要有全面性、概括性。二是年度必要的数据，要求全面准确、有连续性。
4、用纪实、说明文体。
条目的文体是一种说明文和记叙文兼有而以说明文为主的文体。要直陈其事，言简意赅；要据事直书，不要言过其实，要留有余地，写实不写虚。记述事实和数据，要简明扼要，把所记事物说清楚、说明白，但不能罗列事实，也不要表述作者的态度和情感，无须总结归纳观点，评论前因后果。要真实、全面记述部门、单位的成绩，也要实事求是地记述存在的问题，记述工作中的失误和存在的隐忧。要开门见山，直书其事。用简明、朴实的语言，把事情发生、发展的过程写清楚，不需要导语、套话，也不需要描写、议论。要突出重点，文字精炼。抓住主要问题或实质内容，用最简洁、最精炼的文字陈述事实，做到字斟句酌，惜墨如金。好条目的标准是以尽可能少的篇幅记述最新、最多的信息。
4、条目的写作要有好文风。
好文风在年鉴条目撰稿中，主要体现在文字精炼，行文规范，表述准确，具有准确性、鲜明性、生动性，杜绝大话、空话、套话、废话。年鉴条目撰写中，有的人总是喜欢在条目开头写下一段套话，有的面面俱到，抓不住重点。还有都加上“积极”二字，似乎不加“积极”二字，就会理解成是消极的了。良好的文风，一要注意“创新”。要善于学习，开拓思路，广泛借鉴，反复锤炼，精益求精。不照抄老材料，使条目有新鲜感。二要“准确”，真实、准确是条目质量的保证，要选具有权威性、真实性、可靠可用的材料。年鉴具有“资鉴、存史、教育、咨询”等功能，条目的表述要准确，用词要准确，引文要准确，写入年鉴条目的材料要准确，体现政策性问题更要准确。用语要得体，不能言过其实，模棱两可，含糊其词。三要“记实”。用事实说话，不写空话。新闻以真实为生命线，年鉴条目也是以真实为生命线，讲求用事实说话。四要“简练”。撰写年鉴条目时要尽量挤去水分，浓缩信息含量。五要“通俗”。条目的语言要通俗易懂。年鉴属于大众化的工具书，也就特别要求通俗易懂。主要是尽可能不用方言、俗语，不用生僻词汇，要少用专业术语，非用不可的也应作通俗的解释，以保证普通读者都能读得懂，理解无障碍。
6、条目应具备必要的要素。
条目通常应具备何时、何地、何事、何人、何因、何果六个要素。比如概述性条目，要记述全年完成主要工作，被授予的集体荣誉，工作中存在的主要问题等，要把全年的工作归纳提炼，再浓缩展现。专题事件性条目应有事主、时间、地点、事情、原因、结果等。人物性条目应有自然状况、取得的成就、获得的荣誉等。条目写作要层次分明、条理清晰。要避免杂乱无序，思路要清晰、层次要分明。
7、条目标题要准确新颖。
标题是文章的眼睛，条目的标题要简单明了，引人注目、富有特色、利于检索。条目标题要从所记述的内容中提取中心意思，抓住实质，以简洁醒目的文字反映出来，起到“画龙点睛”的作用。制作条目标题，要注意归纳和写实，尽量把标题拟制得鲜明、简短、醒目，把内容标示给读者。好的年鉴条目标题，要体现出“求实、求精、求准、求新”的特点。同时，也要注意句子的完整规范，简写、略写和缩写要规范，表意要明确。
8、资料要翔实准确。
年鉴是信息性、资料性的工具书。作为工具书的信息资料必须翔实、可信和可用。翔实是年鉴条目质量最重要的指标。要保证年鉴条目所用资料真实、准确，年鉴条目撰稿必须注意三个方面：一是尽量反映单位、部门在勘察设计生产、经营开发、技术创新、企业文化建设等方面的新业绩，遇到的新问题，以作为今后科技咨询、学习研究、信息交流的参考借鉴。二是注意搜集典型资料。先进典型给人们以鼓舞和示范作用，在年鉴条目撰写中，要注意收集劳模和先进人物的典型事迹、科技成果、管理创新和企业文化建设等各方面的突出成果、重要活动、重大举措，既要写出成就，又要写出遇到的问题。三是注意核实写入年鉴条目的数据、人名、地名要规范，数据和名称一定要真实、准确。
9、不要把条目写成工作总结、新闻报道。
年鉴与工作总结，二者的联系：都是对一段时间内，某个范围或某个方面情况的回顾和综述，为以后的工作提供了借鉴和参考资料。年鉴条目内容可以从总结中筛选、提炼素材，总结为年鉴内容提供了写作线索和资料。二者的区别：总结是写给本部门、本单位的领导和职工看的，记述范围是本部门、本单位的工作；年鉴的读者面更广，记述读者关心或有存史价值的事情。记述的方式也是不同的。总结可以罗列方方面面的情况，描写工作过程，时间上可谈今后的计划、打算，可采用口头语、议论式文体；年鉴的条目只记大事、要事，不必详细介绍具体做法、工作过程和经验，应简洁明了，述完为止，只记述已发生的事，不作未来预测。年鉴条目与新闻报道，二者的联系：都是信息载体，记述某一单位、部门的发展变化情况，保存了演变轨迹。记述内容注重时间性，强调信息的时效性。二者的区别：功能作用不同。新闻号称宣传、舆论工具，具有传媒导向作用；年鉴是资料性工具书，注重信息的历史价值。写作方式也不同。新闻报道强调迅速及时，抢第一时间，越快越好，为使读者有身临其境的现场感，可采用多种写作手法，如描写、比喻、对话、评论等，以增强报道的感染力，一般都有导语，可夹叙夹议，注重文字的冲击力；年鉴记述内容是冷却、沉淀的新闻，写法强调朴实精炼，准确规范，注重文字的信息含量。特别是对人物的写作，新闻报道可以外貌、性格、言谈举止、家庭朋友等多侧面描述，年鉴条目则只记述其生平事迹、行为品德、主要事迹等等。
10、要用第三人称。
年鉴是记录历史的具有史料价值的工具书。在写条目时，一般都用第三人称。尽管你是在写本单位的事，也可能你还是这项工作的参与者，但是要把这项工作记录下来，载入年鉴，留给后人查阅，必须用第三人称来表述。文中不能出现“我们”“我院”“我处”这样的字眼。这样写，就是第一人称，就像总结、经验介绍一类文体。我的理解，年鉴用第三人称来写，你就是冷静的从旁观者的角度记录历史的人，显得更加客观公正。用第三人称的最简单的办法，就是一律去掉“我”字。比如“我院”是第一人称，改成“院”就是第三人称了。其余类推。用“我们”的地方，可以省略主语，也可以换成“院”、“处”、“室”、“公司”等单位的简称。
11、简称的应用要规范统一。
在年鉴条目的表述中，我们为了让文字尽可能地精炼，就会经常用到简称。既把事情表述清楚了，又使文字不显得冗长。在年鉴里出现最多的，主要有两个方面，一是单位的简称，另一个是工程项目的简称。关于单位的简称，院里有个不成文的规定，比如兰州院、新疆院、甘勘院、青勘院等等简称，在文字表述中，大家照此称谓即可。还有我们的上级单位，中国铁建股份有限公司，过去大家习惯简称“总公司”，现在一般简称“股份公司”，在年鉴里，我们都简称“中国铁建”。关于工程项目的简称，年鉴与专业文件还是要有所区别的。年鉴是面向普通读者的通俗读物，所以不能用太专的技术术语，要通俗易懂。工程项目，在专业文件中，习惯用新建铁路、改建铁路，电气化扩能改造、增建二线等，在年鉴里，尤其在列表中，我们一般都删去了“改建”、“扩建”、“扩能改造”、“增建”等字。在使用简称时，铁路项目一般不用“线”，比如用“青藏铁路”，不用“青藏线”，与公路、地铁、轨道交通等项目加以区别。但在“郑西铁路客运专线”，“襄渝铁路二线”这些表述中仍用“线”，注意在用“线”的简称前都应该加上“铁路”。
12、注意减少差错。
一是每个条目要认真审核。涉及政策敏感性和重要统计数据的条目，更要经领导或权威人士审核把关，看是否符合事实，是否符合党的方针政策和国家法律法规，是否符合科学常识，有无泄密，以及与相关内容的数据有无矛盾等。二是要符合语法，句子结构完整、标点符号规范。要避免出现文字不通、病句，以及标点不规范等问题。三是要注意杜绝笔误和文字上的差错。
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