办公室会务工作规范

时间：2024-04-07 18:28:13 秘书工作我要投稿

办公室会务工作规范

一、接受会议指令

办公室会务工作规范

办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

二、会议方案制订

根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。

三、会议方案审批

将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。

四、会前筹备

（一）会议通知

1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传真为主。

2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。

3、通知范围：参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。

4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发邀请函。

（二）会议文件准备

由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有：

1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。

2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。

（三）会场布置

布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

1、会场装饰

（1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。

（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

（3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。

2、会场座次排列

（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。

（4）有一定级别领导人参加的会议，要在主会场旁边准备休息间，以准备领导人提前来了有休息的地方。

3、其他要求

（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。

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