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有关开会的注意事项总结
“小会天天有,大会三六九”,“台上讲得天花乱坠,台下听得昏昏欲睡”。虽然“会海”泛滥成灾,为国人所诟病,但职场的会却是万万少不了的。小魏大学毕业,应聘到一家公司的行政部,安排公司每周的大小会务是他工作的主要内容。公司领导的座位该怎样安排?会议的时间定在什么时候合适?谁来主持会议?怎样提高效率避免议而不决?职场上的新人,大多不适应开会,遇到领导提问十分紧张,常常词不达意,手足无措。人力资源专家认为,开会的学问很大,对职场生涯有很大影响。
有关开会的基本规则
人力资源专家原野认为:
1.开会前应对开会议题、开会内容做充分准备,不要等临开会时才匆忙准备。
2.开会要准时,尽量避免让其他人等你。如果早到了,可利用这个时机向其他与会者自我介绍,联络感情。
3.如果会议因故推迟,不要显得不耐烦,可适时与周围人交谈,聊些与主题相关的话题。
4.开会时要勤记录。记下讨论事件和讨论意见,就算事不关己也应适当记录,以备不时之需。开会是工作的一部分。绝不能因无聊而打盹,也不要玩手机,这是对主持人的不尊重。
5.不要随意打断别人发言。如需发言,应将发言的内容和资料再过一遍,如需要用到辅助设备,应事先检查,以便发言顺畅。重要的数据最好事先分发给与会者。提一些建设性的问题会给领导留下一定印象。
6.观点有争议时,要注意控制自己的脾气。粗暴否定是无礼的,可轻松摇头,或在对方说完话之后做一番平静的评论,表达自己的不认同。与其他部门或客户开会时,要注意用字的准确度,“我”是代表个人,“我们”则是代表公司、团体或某些人。
7.做足功课,写一份不错的方案,再写个发言提纲,以保证开会发言时有条有理。要留有余地,对可能遇到的反对意见提出解决办法。陈述自己的成绩应有度。
原野认为,周例会在部门工作中具有重要意义。周例会是部门工作会议,制定部门一周工作目标,布置部门工作内容。此外,可以根据工作执行情况,针对性地召开小型专题会议。召开周例会,要固化时间和内容,形成惯例和习惯。提高会议效率,议程明确、条理清楚、言简意赅,抓住工作重点,落实具体措施。会议组织者做好会前梳理和会中引导。群策群力、充分沟通,从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略,找到更好的方案和方法。
怎样提高开会时的情商
美国一项对会议的调查显示,91%的受访者一边开会一边做白日梦,39%的人承认开会睡过小觉。
重视企业文化。不同企业文化有不同的会议风格,员工要了解本企业的主流文化,迅速进入职场角色。
了解领导性格。严肃的领导会让会议的氛围紧张,幽默温和的领导则会让会场的氛围轻松。无论怎样风格的领导,他们都喜欢开会时全神贯注的员工。
提前准备和平时积累。开会是集脑力、口才、形体与体力的综合表现,但最重要的是专业水平。如果你有很棒的方案,再差的口才也掩盖不了你的光芒。
提问要有技巧性。在没有准备的情况,如果一定要发言,可以就前面同事的发言提一些建设性的问题,帮助大家拓宽思路。职场达人总结出一个提问模式,在开会时屡试不爽:“如果遇到这样的情况,我们该怎么办?”
开会时发言六忌
某人力公司调查显示,65%的职场新人在开会时通常一言不发。职场专家认为,当有需要说出想法时必须发出声音,否则被当作“隐形人”。但发言时应注意以下六点:
1,忌沉默寡言。职场新人应高调做事,低调做人,但在开会发言时不可过于沉默。机遇是给有准备而又敢说出来的人的,一言不发,是开会时的中下表现。
2,忌口无遮拦。过于健谈或废话太多,会抢了主持人的风头,影响主次关系。应尽量多听,多问,不要早下决断。不懂装懂乱发言,等于自暴其短。
3,忌针锋相对。会议中提出反对意见,要有谋有理有效果,不要逞莽夫之勇,反对无效,更不能对人不对事,处处算计。
4,忌直言不讳。新人可以在开会初期,先观察同事的举动,等到摸清开会流程、同事的习惯后再开口。
5,忌高深莫测。明明可以开会时说的却不说,反而背后悄悄跟上司或老板说,这样易被同事误会为背后搞小动作。
6,忌阿谀奉承。开会的目的在于集思广益,一味附和只会显得你没有想法。
(宋河)
开会时的座位排列
职场专家认为,开会时的座位排列很是微妙。
方桌体现主次。在方桌会议中,如果只有一位领导,他一般坐在长方形的短边或靠里的位置。即以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧就座,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。在圆桌会议中,不用拘泥这么多的礼节,记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是较主要的座位。
选择座位能暴露出一个人的心理及对自身的定位,应仔细把握。
新来的员工往往选择后排保持低调,座位应避开视线焦点,可趁机了解企业文化,熟悉各部门情况。但靠后的座位可能被挡住,处于被动地位,老板觉得你是个“隐形人”。
高调美女会选择第一排靠右座位。此位能听清上司的发言,便于表达自己的观点,容易引起老板的注意,有利于今后晋升。选择这个位置的人属于谨慎中庸型,落脚在老板的对角线,便于观察“形势”。他们较善于处理与上司的关系,自身有理想有抱负。
公关部多选择第一排正中间座位。选择此座位的是团队的润滑剂。可很好地实现与其他同事的互动,发言的时候能看清每个人的表情,综观全局。
副总一般坐在老总左手第二个座位,发言时一般从这里开始。此位较受女上司的青睐,既能向大家展示她的能力,又不会显得太过专制,还能集中精神纵览全局。
技术部多选择第一排斜对老总的座位。坐在此位的往往是业务知识较丰富的人,他们努力工作,不骄傲自大,不愿意引人注目,但却关心实事,是不容小觑的实干家。
销售部和办公室秘书通常选择老总与副总旁边的座位。老板身旁的座位通常是为嫡系红人准备的。
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