会议室管理办法

时间：2024-06-12 14:24:30 管理办法我要投稿

会议室管理办法

会议室管理办法1

　　为规范酒店会议管理程序，提高总体决策力及办事效率，有效地部署与协调工作，研究解决重大事项的解决方案，及时预防和纠正工作中存在的问题，进而顺利完成各项经营目标，保证酒店各项管理工作规范、科学、高效、有序，特制定本管理制度。

会议室管理办法

　　一、会议类别

　　本制度所指的会议包括：经营管理委员会、每日晨会、月行政会议、财务分析会、质量分析会、培训总结会、班前班后会、年初工作指导大会及年终总结大会等。

　　（一）经营管理委员会会议

　　人员组织结构：公司董事长及总经理担任主任，常务副总经理担任副主任，各职能部门负责人为经营管理委员会成员，由董事长或总经理根据公司实际情况不定期组织召开。

　　会议职能：会议主要研究和决策对公司发展和管理的重大事件，制定经营目标及发展战略，讨论、修改、决议公司管理规章制度、薪酬制度、绩效考核、人事任免、机构设置等有关重大事项；讨论、决定各部门负责人的工作责任指标，并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排，评估各部门工作表现情况。通过集思广益，寻求公司经营管理的最佳方案及解决问题的措施。

　　（二）年初工作指导大会及年终总结大会

　　由酒店董事长、总经理对各部门年度工作进行部署与指导。年终总结大会由总经办、市场部、人事部负责总体组织与策划，会议主要由各部门负责人分别汇报年度工作总结及下一年工作计划、表彰优秀员工、优秀部门等事项，总结过去一年取得的成绩及不足之处，表彰先进、激励士气、团结一致。

　　（三）每日晨会

　　目的：及时了解当天的客情，反馈昨日经营情况和宾客意见，有利于总经理合理布置当天工作，同时有利于各部门临时协商相关事宜。时间：每天上午8：30

　　主持人：副总经理

　　参加人员：总经办成员、各部门经理、主管

　　会议议程：

　　1、总值经理汇报总值情况

　　2、前厅部大堂副理记录情况、客诉情况

　　3、餐饮部报告客情及重要宴请

　　4、市场部报告客情及大型活动，重要宴情

　　5、客房部报告房务情况

　　5、财务部汇报收入情况及工作情况

　　6、安保部、工程部报告设施保养、日常维修、消防安全情况

　　7、人事部报告工作安排、人员招聘、食堂、宿舍等后勤情况

　　8、其他部门相关工作协调

　　9、主持人协调当日工作情况，发布工作指令

　　会议地点：4楼会议室

　　（三）月行政会议

　　目的：总结分析上月经营情况和服务质量情况，有利于总经理合理调整思路，传达下月工作要求，各部门下月工作计划，有目标进行，同时有利于各部门之间的协调与沟通。

　　时间：每月初第一个星期一上午8：30

　　主持人：总经理

　　参加人员：总经办成员、各部门经理、主管

　　记录人：总经办

　　会议议程：

　　1、各部门经理总结汇报上月工作，当月工作计划

　　2、各部门工作协调

　　3、总经理布置下月工作任务及总结

　　会议地点：4楼会议室

　　（四）财务分析会

　　给酒店总经理如实提供经营状况和结果

　　目的：有利于总经理室正确发布工作指令。

　　时间：每月初5日前（根据具体情况确定时间）

　　主持人：总经理

　　参加人员：总经理室成员、各部门经理

　　记录人：总经办

　　会议议程

　　1、财务汇报上月经营情况、各部门、人事费用、管理费用、财务费用，营业利润。

　　2、各部门分析部门费用，比对数据

　　3、主持人总结

　　会议地点：4楼会议室

　　（五）质量分析会

　　目的：科学分析当月酒店整体服务质量情况，结合质检情况，为下月各部门培训主题提供依据，同时有利于各部门及时发现存在问题并加以整改，促进酒店整体服务质量的提高。

　　时间：每月末（根据具体情况确定时间）

　　主持人：总经理

　　参加人员：各质检成员

　　会议议程

　　1、当月质检情况及分析报告

　　2、各质检成员服务质量分析及下月整改计划

　　3、典型案例分析

　　4、主持人总结

　　会议地点：4楼会议室

　　（六）培训总结会

　　目的：总结当月培训情况，及时了解各部门培训的问题，提高各部门培训员的培训能力，同时为下月的培训主题提供依据，切实有效地提高服务质量。

　　时间：每月末19：00（根据具体情况确定时间）

　　主持人：人事部

　　参加人员：质检成员、各部门培训员

　　会议议程

　　1、总结当月培训情况

　　2、各部门培训员总结部门培训情况及下月培训计划

　　3、部门之间交流经验

　　4、质检成员针对培训提出合理化建议

　　5、主挂人布置下月培训计划

　　会议召集：人事部

　　会议地点：4楼会议室

　　（七）班前班后会

　　由主管（领班）召集并主持部门员工参加的.会议

　　会议主要内容：

　　1、检查员工仪表仪容

　　2、总结上一班完成任务情况，分析存在的问题，做好现场培训

　　3、安排本班次的工作任务，提出新的要求和意向

　　4、传达部门经理的有关指标和指令

　　（八）酒店员工大会

　　根据总经理的指令：由人事部组织召集酒店全体员工召开的大会

　　二、会议安排

　　1、小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。会议的优先顺序为：酒店例会类、酒店临时行政会议类、部门会议类。因处置突发事件而召开的紧急会议不受此限。

　　2、会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料；总经办、市场部及相关部门须提前做好会务准备工作：如会场布置，备好座位、会议所需设备用品等；

　　3、会议结束后，有关部门须在会后24小时之内整理发布《会议纪要》或《会议记录》。总经理会议，由总经办负责记录，部门会议由部门文员记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，须报总经办备案一份，原件交酒店档案室存档保管。

　　三、会议纪律

　　凡是会议，所有参会人员须遵守以下规定：

　　1、准时到场参加会议，并在《会议签到表》上签到，严禁代签，一经发现视为旷会，一次罚款20元，未能参加会议者，严格办理请假审批手续，迟到或早退罚款10元/次，缺席罚款20元/次。

　　2、开会前，会议召集人须明确会议议题，并通知会议参加人员。参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，允许持有不同观点或保留意见，会上一旦形成决议的事项，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

　　3、凡属工作部署性质的会议，尽量避免在会上进行讨论性发言。

　　4、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前参会人员不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

　　5、会议期间应将移动通讯工具关闭或置于震动位置，特殊情况需会议期间联络，应到会场外接听，以免影响会议效果。

　　6、会议期间未严格遵守会议纪律，一经发现，一次罚款10元。

会议室管理办法2

　　一、目的

　　为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。

　　二、适用范围

　　适用于公司内部各大小会议室的使用。

　　三、会议室使用规定

　　1、会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

　　2、部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在《会议室使用登记簿》上，经办公室准许后方可使用。

　　3、负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。

　　4、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用（仍须至前台申请后使用），但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序（总经办不负责协商，由使用者自己协商）。

　　5、遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

　　6、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开始使用，超过30分钟未到达会议室的.，总经办有权对会议室的使用权另作安排。

　　7、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知总经办，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

　　8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按6S标准（包括白板檫干

　　净，白板笔盖好，桌椅、设施设备还原，地面室内卫生等），离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。

　　9、会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内设施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

　　10、会议室内本公司员工不允许抽烟，不能往会议室窗台及窗外丢东西。违者发现一次罚款50元。

　　11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

　　四、程序

　　1、申请流程

　　1）部门或个人至前台查询会议室的使用状况；

　　2）部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上；

　　3）部门或个人按时间使用会议室。

　　2、使用流程

　　1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；

　　2）部门或个人自行制定人员安排会务工作（公司级或重要接待除外）；

　　3、交换流程

　　1）部门或个人使用完毕后，总经办人员有权检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；

　　2）如部门或个人拒绝改正，将根据本规定对责任人作出处罚：①负责会议室清洁卫生一星期；②如造成经济损失的，照价赔偿；③经劝说后仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。

　　会议室使用流程图：

　　五、本规定自批准之日起执行，其解释权归办公室。

会议室管理办法3

　　会议室使用管理规定，为了加强会议室的日常管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。

　　日常管理规定

　　第一条会议室由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

　　第二条会议室使用按照“先申请，后使用，先公司，后部门”的原则。

　　第三条需要使用会议室时，请提前前往行政人事部在《会议室预约使用登记表》登记，经行政人事部准许后方可使用，便于行政人事部协调、安排、管理。

　　第四条特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。

　　第五条如遇紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用会议室，并及时通知行政人事部。

　　第六条如遇接待任务需要准备水果、茶水、横幅等工作的'，提前通知行政人事部协助完成。

　　日常使用要求

　　第七条任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，未经允许，不能随意移动室内设施，随意开关和调试电子设备设施，操作上有问题时请与行政人事部联系。

　　第八条会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，使用部门应在10分钟内清理会场，带走会议资料，务必将所有移动过的桌椅及设施设备等还原，离开时关闭电源等设备。

　　附则

　　第九条本规定由行政人事部负责解释。

　　第十条本规定自发布之日起实施。

　　xxx

　　20xx年xx月xx日

会议室管理办法4

　　1、办公室负责会议室，接待室日常管理工作；

　　2、凡属酒店级会议，来宾接待等公务活动，可以优先使用会议室、接待室；

　　3、部门级会议、来宾接待等公务活动，经办公室批准，履行相关手续后方可使用会议室；

　　4、任何人和部门不得随意搬动、借用会议室、接待室家具及其它一切用品；

　　5、会议、接待活动结束时，办公室主任现场验收会议室、接待室家具、物品有无缺损；

　　6、会议室、接待室使用完毕后，使用部门必须恢复室内原有规范标准和风貌；

　　7、使用会议室、接待室部门必须按规定严格履行使用申请、审批、登记手续；

　　8、未经相关领导及办公室批准，任何部门不得私自使用或出入会议室和接待室。

会议室管理办法5

　　一、目的：

　　为了加强会议室的.合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。

　　二、范围：

　　本制度适用于公司会议室使用

　　三、内容：

　　1、会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

　　2、会议室由行政部制定专人负责管理，会议室在不使用情况下由管理人员将门锁好任何不得随意进入会议室，。

　　3、各部门若需使用，需提前向公司行政部填写《会议室使用申请表》提交申请，由行政部统一安排。各部门每周开例会需使用会议室把时间确定上报行政部汇总。

　　4、行政部根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，按时间先后安排会议。申请人在会议开始前到管理人员处确认签字，并领取钥匙。会议结束后，会议使用人员要整理会议室，保持会议室清洁，并去行政部办理交接手续并交回钥匙。

　　5、会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。

　　6、各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，要爱护室内设备。

　　7、会议室的设备、工具、办公用品未证得公司同意，任何人不得拿出会议室或挪动他用。

　　8、会议室的环境卫生由行政部派人专人负责，在每日早晨进行打扫，并做好日常清洁工作。

　　9、会议室使用完毕，应随时关门、窗和全部设施、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

会议室管理办法6

　　第一章总则

　　第一条为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。

　　第二章管理办法

　　第二条会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由综合办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

　　第三条为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前一日通知综合办公室，填写《会议室使用申请单》（见附件1），审批后交回办公室备案，以便统一安排。

　　第四条填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要综合办公室协办的事项需提前注明，以便综合办公室根据情况做好相关协调安排。

　　第五条正常工作日，各部门提前到综合办公室填写申请单，审批后备案，即可使用会议室。若非工作日使用，需提前二天到综合办公室填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

　　第六条如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知综合办公室，以备整理会议室及准备相关会议用品等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。

　　第七条会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急

　　优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知综合办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

　　第八条部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。

　　第九条如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的'时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

　　第十条如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

　　第十一条各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

　　第十二条会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。

　　第十三条未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到综合办公室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。第三章附则

　　第十四条本制度于下发之日起执行。

　　第十五条本制度公司授权综合办公室负责解释。

【会议室管理办法】相关文章：