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给名单A上的客人邮寄要求信 活动举办7周之前
具体时间因各地的投递时间表和邀请信投送地区的不同而略有不同，
会议管理之名单准备与相关媒体事宜
。试投性卡卡片或信件可以早点投递，让客人知道将有一个活动举办，但日期还未确定，如接受邀请，在特定时间将有机正式邀请信。名单A上客人的回复截止日期 活动举办7周之前
具体时间因各地的投递时间表和邀请信投递地区的不同而略有不同。试投性卡片或信件可以早点投递，让客人知道将有一个活动要举办，但日期还未确定，如接受邀请，在特定时间将邮寄正式邀请信。
名单A上客人饿回复截止日期 活动举办5周年之前
给名单A上的VIP客人邮寄通行证 活动举办5周之前
（如果需要-客人的通行证通常用于安全控制目的，作为一种看得到的证件，他可以挂在脖子上，夹到包或皮带上，或者戴到手腕上。在要些活动中，会有两种类型的客人安全通行证，一种是普通通行证，另外一种是可进入VIP房间的“特殊通行证”）
给B名单上的客人邮寄邀请信 活动举办5周之前
名单B上客人的回复截止日期 活动举办3周之前
给名单B上的VIP客人邮寄通行证（如果需要） 活动举办3周之前
这些时间安排是在所有材料都能准时递送，所有工作都能准时完成的基础上设计的。如果你对材料能否准时送达，地址能否准时写好，投递安排是否恰当没有把握的话，那最好把活动举办提起至少推迟一周。你最不希望发生的事情都有可能发生-邮件延误，电脑瘫痪等。所以，不管什么时候，只要可能，都要尽早做好准备。
有关邀请信事宜
准备客人名单 活动举办6个月之前
设计邀请信 活动举办6个月之前
与设计师有关的事项 活动举办16周之前
联系邮局 活动举办16周之前
邀请信设计初审 活动举办14周之前
邀请信设计二审（如有需要） 活动举办13周之前
联系印刷商 活动举办12周之前
给邮局提供信封 活动举办10周之前
给名单A上的客人邮寄邀请信 活动举办7周之前
给名单A上的客人回复机制日期 活动举办5周之前
给名单A上的VIP客人邮寄通行证 活动举办5周之前
给名单B上的客人邮寄邀请信 活动举办5周之前
名单B上客人的回复截止日期 活动举办3周之前
给名单B上的VIP客人邮寄通行证(如有需要) 活动举办3周之前
要根据当地邮递系统情况和节假日安排予以适当调整，
管理资料
《会议管理之名单准备与相关媒体事宜》(http://meiwen.anslib.com)。在休假季节，学校假期和暑假期间，客人可能会外出，你要根据实际情况安排好邮寄时间，保证名单A上的客人有充足的时间做出回复。媒体
如果你打算邀请媒体来参加你的活动，你就需要了解一下特么会在什么时间，以什么方式参加。以被邀请的客人凤规格来招待媒体吗？如果是，你就会要做好相应的餐饮安排。你是否考虑开一个专门的新闻发布会？媒体有什么要求吗？要仔细了解他们的都有什么要求，并尽量给予满足，这对你是有好处的。比如，他们可能需要几个车位供摄制组停放车辆，需要可以铺设电缆的地方，或者合适的媒体接口，他们可能要做现场直播，需要在指定时间做一个专访。花一些时间去询问他们需要什么，最好是能够预料到他们的需求。
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媒体工作人员都非常忙，要尊重他们的时间，并且决不能忽视他们在成功地报道你的活动上所能做出的贡献。要注意团结媒体，共同合作，是双方的工作相得益彰。他们有事需要进入房间作私下采访，有时需要拍一些照片。有一定你必须时刻记住：媒体有无数的活动可以供徐哲，如果你想要他们考虑你的邀请，你就必须让他们和你一起工作是感到很要愉快。一定要注意努力合作，因为你实际上也是在建立一张工作关系。当然，若正值发生了什么重大新闻，他们也会被临时调走。
媒体：问与答
问：媒体报道会成为你的活动的一部分吗？
答：你打算在什么时候，什么地点邀请媒体来参加你的活动？你可以在活动之前开一个新闻发布会，也可以安排几组独立的媒体采访。斟酌一下将浙西活动安排在哪里最合适，以及是否需要一个单独的房间。
问：媒体将以客人的身份参与你的活动吗？
答：餐饮方面的安排是否已经把他们计算在内？如果在晚餐之后还有一个鸡尾酒会，那么，你打算把他们安排在特地为媒体准备的餐桌上呢，还是和其他客人在一起？在一次筹款互动中，主办方职位媒体工作人员提供饿桌子而没有提供餐饮。不用说，媒体是很不愉快的，至于媒体hi如何报道这次活动也就可想而知了，更不用提供促进策划委员会与媒体和慈善组织的长期合作关系了。因此，如果你已经把媒体作为客人邀请来，就要以客人之礼对待对方。加入你邀请媒体仅仅市委报道活动的每一部分的话，一定要在邀请信中写清楚，这样他们也就知道自己该怎么做了。如果处于安排考虑，重要人物只允许每次接受一家媒体采访，那么应该为他们安排一个独立的房间（并备有足够的茶点）。
问：媒体有无特殊要？比如一个单独的媒体专用房间，媒体报道专用接口或者运输设备车预留几个停车位？
答：要清楚媒体工作人员什么时候来以及他们会带些什么。他们希望看到发生什么事情？如何给他们的工作提供方便？不要打无准备之仗。你不想看淡到新闻报道组来了半天，却没什么可报道的吧？如果媒体来得太早。参加活动的名人要很晚才到，或者活动还有一段时间才开始，那肯定是一种时间上的浪费。你的职责是告知媒体到达现场的最佳时间，以便他们能够捕捉到最佳镜头，尽显活动的良好气氛。另一个方面，在安排时刻表是要牢记媒体节目的规定播放时间。例如，加入你想放总裁的演讲在晚上11点新闻节目中播出，你就必须给予媒体的摄像人员和编辑足够的时间。为了使活动得到充分报道，应尽可能在所有方面配合媒体的工作。只有这样，大家才能获得双赢，在你的下一次活动中他们还会再来。
问：准备媒体资料袋的目的是什么？
答：资料袋中要放些什么东西？什么材料可以帮助媒体更好地对你的活动进行报道？你想要强调的有事什么？，媒体是否需啊哟某些与会者的个人简介，活动的背景或者赞助商的情况介绍？你需要准备多少资料袋？你是否将这些费用列入了预算？谁负责准备这些资料袋？在什么地方分发给媒体？要为媒体签到单设立一个登记处吗？这样你就可以看到哪家媒体已经到达，然后派代表带领他们参加一下活动的重要场所，并把他们介绍给参加活动的关键人物。同时i也可以发现哪些媒体没有到场，随后可以打个电话询问一下，并给他们寄去相关的媒体资料袋。