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探讨建设工程项目信息化,在华北油田工程建设中的应用论文
一、华北油田工程建设管理现状
华北油田矿区服务事业部计划财务处是事业部计划项目管理的归口管理部门。负责指导项目的前期工作,组织安排、评审项目建议书和可行性研究报告;组织项目的初步设计方案审查、施工图设计;负责项目的概算、预算和结算初步审查;监督检查项目执行情况;对计划项目完成情况进行考核;组织项目后评价工作。
华北石油矿区建设工程监督管理实行两级管理制度。华北石油管理局矿区建设管理处和矿区服务事业部矿区建设管理处合署办公,对华北油田建设工程以监管为主并做好对华北油田矿区重点建设工程的协调、监管工作;华北油田公司各二级单位的矿建管理部门对本单位的工程项目进行监管,主要负责工程项目全过程管理工作。
二、华北油田矿区建设项目管理工作特点
(一)涉及面广矿区建设施工项目管理是一个多部门、多专业的综合全面的管理。它不单包括施工过程中的生产管理,还涉及到技术、质量、材料、计划、安全和合同等方方面面的管理内容。(二)工作量大一个建筑物的形成,需要消耗的物资种类繁多,需要大量的施工活动共同参与。对所有这些施工环节及其用到的资源都做到管理工作的深入到位,而这些仅仅是项目管理中的生产管理和材料管理两个侧面。(三)制约性强项目管理工作必然要符合建设工程项目从计划决策到竣工验收这样一个循序渐进的内在规律。因此,建筑施工项目管理不仅要符合建筑工程有关规范规定的要求,还要做到彼此协作、安排有序。(四)信息流量大信息与物质、能源一样,是构成社会经济发展的重要资源。任何一项管理活动都离不开某种信息的处理工作。建筑施工项目各方面的管理活动并不孤立,它们之间既互为依托又互相制约,如何将工程管理方面的信息最快的反映到工程管理层,是保障工程项目管理效率的关键。
三、项目管理信息化建设的特点及优势
当前,计算机技术在各个行业已经被广泛应用,当然在建筑业也不例外,在建筑行业中从设计到施工到后期维护使用各个环节计算机技术的作用显得日益重要,特别是在施工阶段涉及专业广、管理项目繁多、工期紧张,计算机技术尤其是专业软件的应用对提高施工管理人员的工作效率效果显着,从而使专业软件在施工管理人员在工作中广泛应用,在施工项目的成本控制、质量控制和进度控制中都计算机技术都发挥着重要辅助作用。
建设项目管理信息化指的是建设项目管理信息资源的开发和利用,以及信息技术在建设项目管理中的开发和应用。通俗的说就是利用计算机和网络、数据库等技术手段,将现有建设项目管理内容进行有机整合和集成,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率。信息技术在建设项目管理中的开发和应用,包括在建设项目决策阶段的开发管理、实施阶段的项目管理和使用阶段的设施管理中开发和应用信息技术。目前总的发展趋势是基于网络的建设项目管理平台的开发和应用。
建设项目管理信息化存在以下特点和优势:
(一)及时准确地提供项目决策的有关信息。它可基于信息技术提供的可能性,对管理过程中需要处理的所有信息进行高效地采集、加工、传递和实时共享,减少部门之间对信息处理的重复工作。共享的信息为项目管理服务、为项目决策提供及时、直观的工程进度、资金使用等情况,使领导能从宏观角度进行宏观控制和管理。
(二)保障工程项目计划和管理科学合理。它使监督检查等控制及信息反馈变得更为及时有效,使以生产计划和物资计划为典型代表的计划工作能够依据已有工程的计划经验而变得更为先进合理,使建筑施工活动以及项目管理活动流程的组织更加科学化,并正确引导项目管理活动的开展,以提高施工管理的自动化水平。
(三)为项目成本核算与财务分析提供数据依据。无论是从一个项目的角度,还是从公司整体的角度,都可将项目的成本计划与跟踪工作细化,将人力资源成本、费用、采购、材料设备等成本要素分解到项目各个工作环节,为公司级的成本核算与财务分析提供基础数据。
(四)便于项目相关部门、人员之间的沟通。由于每个项目都要涉及到各个相关部门及不同的供应商,每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目的各个方面进度情况,提供一个有效的项目数据平台是解决各个相关群体和个人之间沟通协调的捷径。
(五)项目的跟踪报告机制。随着项目工作的展开,工程进度、合同执行情况、资金使用情况、物资及人力资源调配情况是公司、项目管理机构及各个专业工程师都非常关心的问题,通过各个相关部门都及时报送相关的项目数据,可以保障各级领导及时了解项目的进展情况,进行动态地分析、控制、管理工作。
(六)信息的有效性传递。由于个人理解差异、部门利益考虑、过程延误等原因,组织内部上下级之间的信息、指令的在传递过程中也存在着信息失真与信息延误等现象,组织内部自上而下形成的信息漏斗效应。在信息流通量与协同管理量非常大的现代工程建设项目管理中,信息的有效性传递可以有效避免很多扯皮、推委现象的发生,使得项目高层管理人员(项目经理)的协调工作得心应手。
四、项目管理系统设计原则
(一)贴近实际业务,简单易用
工程项目管理系统操作符合实际工程管理业务方式,使用方法易于理解、操作简单,掌握起来快捷、方便。完整的随机帮助及操作向导辅助学习操作。系统的初始界面要简洁明确,将项目的决策、立项、基本建设程序、进度、资金、结算等最基本情况显示出来,便于领导层及时掌握工程项目情况,以做出科学决策。
(二)先进的管理思想及软件技术
系统要以国际先进的PMBOK(《项目管理知识体系》)为基础、运用领先的项目管理理论及数学模型,同时要结合中国国情。产品要既适用,又具有先进性,具有生命力、有雄厚持续发展能力的主流技术,在今后的一段时间内不会过时、并且健康发展的技术平台。
(三)良好扩展性和适应性
能针对不断发展的企业经营活动和组织结构,满足各级组织、员工的门户界面扩充和变化的需要。能够满足工程管理系统与现工程管理业务双轨制运行的要求。具备门户单一密码登录、各职能应用通行的能力。同时可以要提供系统基础数据导入、导出接口,便于本系统与其它系统(如财务系统、OA、Erp、公司网站)的数据衔接。
(四)高可靠性、高安全性
多级权限控制,防止非法操作和擅自使用,并具有操作全面跟踪记录功能。最好设置代理服务功能,实现内外网隔离和数据加解密功能保护内网数据安全。具有普通员工、部门管理员、部门负责人、公司领导及网络管理员等多种权限设定。提供完整的历史追溯功能。可以为每个项目管理人营造一个量身定制的办公空间。
(五)智能预警机制
动态预警机制,突出监督时效,针对项目管理工作周期长、对象多、任务重的客观情况,系统在业务处理过程中,新增了智能预警机制,对于即将到来的合同、进度报告等工作,系统会自动报警,体现管理的时效性。
五、项目管理系统主要功能展示
(一)进度计划模块
进度计划模块包括项目计划、项目进度等功能,通过对项目的WBS分解,针对每个工作包可以从时间、费用、资源、材料设备、工程量、合同资金、质量、文档、责任人等多个角度制订项目计划,并从上述各个侧面报告进度情况,便于跟踪、对比分析;项目进度报告、形象进度报告等报表随时 反映项目进展情况。
WBS编码设置功能,可以对不同的项目任意设置编码规则。软件项目模版功能,允许用户将WBS保存为模版或从模版生成,并据此与P3、MS Project进行数据交换。
(二)合同管理模块
合同管理模块以甲乙方、合同金额等关键数据信息为核心,辅助以合同付款计划与实际拨付、合同变更管理、合同违约索赔管理、合同模板等功能,并与WBS关联,方便、快捷地产生合同台帐等各种汇总和明细合同报表,从而实现合同信息的存储、查询、分析等管理目标。
(三)材料管理模块
根据加载到WBS上的材料和设备需求,可以对项目形成总的材料设备需求计划,根据工程进度,材料进场日期和企业采购提前期,进行资源运算,得到不同时期的采购计划,采购申请单经过批准后,产生采购单、入库单、出库单等业务单据,全面跟踪、控制材料设备的计划、采购、入库、领用及库存情况。
采购单、入库单与采购合同关联,便于分析控制拨款计划与实际付款。
(四)资源管理模块
以WBS为核心的资源管理,囊括了onmouse人力资源和机械设备等资源要素,通过分析工作包的资源计划、资源负荷,可对驱动资源进行合理配合、资源优化;对工作包明确责任部门及人员,是责任矩阵和资源中心的基础。
(五)文档管理模块
文档管理模块不仅是对各种文件、技术资料的简单分类保存,实现WORD、EXCEL文件的在线编辑,还可与WBS关联,实现按项目、类别的双向管理。文档查询可按各种要素进行资料快速检索、借阅管理记录资料文件来龙去脉;基于文件级别的权限控制,不仅保障文件安全,还便于相关人员进行文件编辑。
(六)项目跟踪与报告模块
项目跟踪模块将项目执行过程中常用的、需特别关注的项目信息汇集生成项目对比报告,从时间、资源、费用、材料设备和成本等各个侧面,将项目的实际进度与计划进行对比,发现偏差、找出原因,是项目控制的基础。同时,还将一些即将发生的工作、滞后的工作、关键工作等信息及时报告给项目高层领导和管理人员。
(七)资金管理模块
资金管理模块包括前期资金估算、资金计划、资金收支和资金报表等功能,以核算项目为中心、以资金收支类别为基础、围绕项目WBS,全面实时地反映项目资金的计划和使用情况,包括现金流量的估算、计划、记录、预测的汇总和明细报告。资金收入、支出的记录,可与合同拨款关联,并可通过预设的凭证模版,实现与财务软件的完美对接。
(八)招标管理模块
实现招标、评标、定标全过程的管理。招标项目/子项目划分,项目评分标准及权重多级定义、专家评分汇总,自动生成评标汇总表,便于决策层定标。
(九)协同办公模块
以工作流引擎为核心协同办公模块,包括工作计划、消息中心、资源中心等功能,基于项目业务平台,实现对合同拨款、合同变更、进度计划调整、材料招标等业务的网上流转、审批。智能提醒功能可实现新的工作任务需要处理时,系统自动弹出提醒消息窗口,对于离线用户支持手机短信通知,方便高效处理工作。
(十)安全管理模块
安全管理包括安全文档和安全设施等功能,安全文档实现各种安全法规制度、安全备案、安全交底、安全会议的信息管理;安全措施与WBS关联,管理安全设施、施工安全问题、隐患整改等业务功能,实现安全工作报表的汇总分析。
(十一)质量管理模块
质量管理模块包括质量资质、质量规划、质量报告等功能,可以根据WBS制定相应的质量工作结果、质量检查计划、操作描述、检查表格。对于常见质量问题,系统可以生成因果分析图。
六、结语
信息化工具已经很丰富了,管理信息系统已经不是一个陌生的产品,所以我们的关注核心就是如何选择一款合适的产品,既结合企业实际,又能持续发展,鉴于目前我们已经建设财务管理、协同办公系统、再通过此次的项目管理系统建设,向下一步综合管理方向又迈进一步,为尽早实现华北油田矿区建设工程更加科学化、合理化而努力
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