办公室文件管理制度

办公室文件管理制度（通用14篇）

　　随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编精心整理的办公室文件管理制度，希望能够帮助到大家。

　　办公室文件管理制度 1

　　第一条管理要点

　　1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

　　4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条制度规范

　　1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的.文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条文件管理流程设计

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　办公室文件管理制度 2

　　（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的'指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）、发文制度：

　　1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

　　注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

　　土木工程与建筑学院分团委办公室

　　办公室文件管理制度 3

　　第一条：文件是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

　　第二条：文件实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

　　第三条：对文件中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

　　第四条：办公室文件等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。

　　第五条：发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（收文部门）、存档。

　　第六条：收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。

　　第七条：各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的'，当天批复；一般文件的，两天内批复。

　　第八条：各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

　　第九条：公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿（经审核稿）连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。

　　第十条：收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条：所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

　　第十二条：如因需要，对一般文件的借阅，管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。

　　第十三条：作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。

　　第十四条：文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。

　　办公室文件管理制度 4

　　为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

　　1、文件的发放：

　　(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

　　(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

　　(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

　　(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

　　(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。

　　3、文件的换页：

　　(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的`，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

　　(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

　　4、文件的回收、作废：

　　(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。

　　(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

　　5、其它规定：

　　(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

　　(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

　　(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

　　(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

　　办公室文件管理制度 5

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的`起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日

　　办公室文件管理制度 6

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　二、公文的签收

　　1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。

　　2. 公文的编号保管

　　(1)、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

　　(2)、公司外出人员开会带回的'文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3. 公文的阅批与分转

　　(1)、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

　　(2)、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。

　　(3)、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　4.文件的传阅与催办

　　(1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　(3)、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

　　(4)、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　办公室文件管理制度 7

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的`文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

　　办公室文件管理制度 8

　　一、总则

　　第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条、公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条、公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条、文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的'责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的立卷与归档

　　第九条、文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

　　2、各种专业例会记录。

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

　　4、有保存价值的客户资料及处理结果。

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条、立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条、本制度解释权归行政部。

　　第十三条、本制度自公布之日起执行。

　　办公室文件管理制度 9

　　机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　(二)按领导签批的`范围进行传阅。

　　(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　(四)归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

　　(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

　　办公室文件管理制度 10

　　1.目的

　　防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。

　　2.适用范围

　　适用于公司各部门的日常工作。

　　3.职责

　　3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。

　　3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。

　　4.方法和过程控制

　　4.1公用设施的标识

　　4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。

　　4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。

　　4.1.4所有设备间出入门上应有机房重地，非请勿进的标识。

　　4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。

　　4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴严禁烟火的告示牌。

　　4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。

　　4.1.8在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进的标识。

　　4.1.9变压器和高压环网柜上挂高压危险，请勿靠近告示牌。

　　4.1.10游泳池必须标明水的深度。

　　4.1.11天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人等字样的警示牌。

　　4.2服务过程的标识

　　4.2.1高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有危险勿进，高空作业，注意安全等字样的`告示牌。

　　4.2.2配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌。

　　4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置小心地滑的告示牌。

　　4.2.4在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置油漆未干告示牌。

　　4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放暂停使用告示牌，清洁时挂放清洁中字样的标识。

　　4.2.6维修公共卫生间设施时，应放置维修中或停用字样的告示牌。

　　4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中字样的标识。

　　4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。

　　4.3标识的管理

　　4.3.1各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。

　　4.3.2各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。

　　4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义，应及时更换、替补或撤消。

　　4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。

　　办公室文件管理制度 11

　　1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

　　2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

　　3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

　　5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

　　6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的'室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

　　7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

　　8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

　　办公室文件管理制度 12

　　第一章总则

　　第一条

　　为了加强市政基础设施工程施工技术文件的规范化管理，使其真实反映工程实体质量和管理水平，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和国家有关规范、标准，制定本规定。

　　第二条

　　本规定所称高超基础设施工程，是指城市范围内道路、桥架、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水处理、垃圾处理处置等工程。

　　第三条

　　本规定适用于新建、改建、扩建的市政基础设施工程。凡参加上述工程的有关单位按本规定执行。本规定中未涉及到的或有特殊要求需要增、减内容的，应按国家有关规定和设计要求执行。

　　第四条

　　市政基础设施工程施工技术文件，是指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地方有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。

　　第五条

　　市政基础设施工程施工技术文件，应按本规定的统一表格、表式(见附件)填写;未规定统一表格、表式的，省级建设行政主管部门可根据需要作出规定。

　　第二章管理与职责

　　第六条

　　市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，建设单位、施工单位负责保存，其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作。

　　建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-20**)的要求，于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案管理机构。

　　第七条

　　实行总承包的工程项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包单位编制的有关施工技术文件。

　　第八条

　　市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按本规定中的要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、记录准确、完整真实。

　　第九条

　　市政基础设施工程施工技术文件中，应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工，文件组卷成册后必须由单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。

　　第十条

　　建设单位与施工单位在签订施工合同时，应对施工技术文件的编制要求和移交期限做出明确规定。建设单位应在施工技术文件中按有关规定签署意见。实行监理的工程应有监理单位按规定对认证项目的认证记录。

　　第十一条

　　建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对施工技术文件进行预验收，验收不合格不得组织工程竣工验收。城建档案管理机构在收到施工技术文件七个工作日内提出验收意见，七个工作日内不得出验收意见，视为同意。

　　第十二条

　　不得任意涂改、伪造、随意抽撤损毁或丢失文件，对于弄虚作假、玩忽职守而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。

　　第三章内容与要求

　　第十三条

　　施工组织设计

　　(一)施工单位在施工之前，必须编制施工组织设计;大中型的工程应根据施工组织总设计编制分部位、分阶段的施工组织设计。

　　(二)施工组织设计必须经上一级技术负责人进行审批加盖公章方为有效，并须填写施工组织设计审批表(合同另有规定的，按合同要求办理)。在施工过程中发生变更时，应有变更审批手续。

　　(三)施工组织设计应包括下列主要内容：

　　1、工程概况：工程规模、工程特点、工期要求、参建单位等。

　　2、施工平面布置图。

　　3、施工部署和管理体系：施工阶段、区划安排;进度计划及工、料、机、运计划表和组织机构设置。组织机构中应明确项目经理、技术责任人、施工管理负责人及其它各部门主要责任人等。

　　4、质量目标设计：质量总目标、分项质量目标，实现质量目标的主要措施、办法及工序、部位、单位工程技术人员名单。

　　5、施工方法及技术措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等)。

　　6、安全措施。

　　7、文明施工措施。

　　8、环保措施。

　　9、节能、降耗措施。

　　10、模板及支架、地下沟槽基坑支护、降水、施工便桥便线、构筑物顶推进、沉井、软基处理、预应力筋张拉工艺、大型构件吊运、混凝土浇注、设备安装、管道吹洗等专项设计。

　　第十四条

　　施工图设计文件会审、技术交底。

　　(一)工程开工前，应由建设单位组织有关单位对施工图设计文件进行会审并按单位工程填写施工图设计文件会审记录。设计单位应按施工程序或需要进行设计交底。设计交底应包括设计依据、设计要点、补充说明、注意事项等，并做交底纪要。

　　(二)施工单位应在施工前进行技术交底。各种交底的文字记录，应有交底双方签认手续。

　　第十五条

　　原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检(试)验报告及复试报告。

　　(一)一般规定

　　1、必须有出厂质量合格证书和出厂检(试)验报告，并归入施工技术文件。

　　2、合格证书、检(试)验报告为复印件的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点。

　　3、凡使用新技术、新工艺、新材料、新设备的，应有法定单位鉴定证明和生产许可证。产品要有质量标准、使用说明和工艺要求。使用前应按其质量标准进行检(试)验。

　　4、进入施工现场的原材料、成品、半成品、构配件，在使用前必须按现行国家有关标准的规定抽取试样，交由具有相应资质的检测、试验机构进行复试，复试结果合格方可使用。

　　5、对按国家规定只提供技术参数的测试报告，应由使用单位的技术负责人依据有关技术标准对技术参数进行判别并签字认可。

　　6、进场材料凡复试不合格的，应按原标准规定的要求再次进行复试，再次复试的结果合格方可认为该批材料合格，两次报告必须同时归入施工技术文件。

　　7、必须按有关规定实行见证取样和送检制度，其记录、汇总表纳入施工技术文件。

　　8、总含碱量有要求的地区，应对混凝土使用的水泥、砂、石、外加剂、掺合料等的含碱量进行检测，并按规定要求将报告纳入施工技术文件。

　　(二)水泥

　　1、水泥生产厂家的检(试)验报告应包括后补的28天强度报告。

　　2、水泥使用前复试的主要项目为：胶砂强度、凝结时间、安定性、细度等。试验报告应有明确结论。

　　(三)钢材(钢筋、钢板、型钢)

　　1、钢材使用前应按有关标准的规定，抽取试样做力学性能试验;当发现钢筋脆断，焊接性能不良或力学性能显著不正常等现象时，应对该批钢材进行化学成分检验或其它专项检验;如需焊接时，还应做可焊接性试验，并分别提供相应的试验报告。

　　2、预应力混凝土所用的高强钢丝、钢绞线等张拉钢材，除按上述要求检验外，不定期应按有关规定进行外观检查。

　　3、钢材检(试)验报告的项目应填写齐全，要有试验结论。

　　(四)沥青

　　沥青使用前复试的主要项目为：延度、针入度、软化点、老化、粘附性等(视不同的道路等级而定)。

　　(五)涂料

　　防火涂料应具有经消防主管部门的认定证明材料。

　　(六)焊接材料

　　应有焊接材料与母材的可焊性试验报告。

　　(七)砌块(砖、料石、预制块等)

　　用于承重结构时，使用前复试项目为：抗压、抗折强度。

　　(八)砂、石

　　工程所使用的砂、石应按规定批量取样进行试验。试验项目一般有：筛分析、表观密度、堆积密度和紧密密度、含泥量、泥块含量、针状和片状颗粒的总含量等。结构或设计有特殊要求时，还应按要求加做压碎指标值等相应项目试验。

　　(九)混凝土外加剂、掺合料

　　各种类型的混凝土外加剂、掺合料使用前，应按相关规定中的要求进行现场复试并出具试验报告和掺量配合比试配单。

　　(十)防水材料及粘接材料

　　防水卷材、涂料、填缝、密封、粘接材料，沥青马蹄脂、环氧树脂等应按国家相关规定进行抽样试验，并出具试验报告。

　　(十一)防腐、保温材料

　　其出厂质量合格证书应标明该产品质量指标、使用性能。

　　(十二)石灰

　　石灰在使用前就按批次取样，检测石灰的氧化钙和氧化镁含量。

　　(十三)水泥、石灰、粉煤灰灯混合料

　　1、混合料的生产单位按规定，提供产品出厂质量合格证书。

　　2、连续供料时，生产单位出具合格证书的有效期最长不得超过7天。

　　(十四)沥青混合料

　　沥青混合料生产单位应按同类型、同配比、每批次至少向施工单位提供一份产品质量合格证书。连续生产，每2000吨提供一次。

　　(十五)商品混凝土

　　1、商品混凝土生产单位应按同配比、同批次、同强度等级提供出厂质量合格证书。

　　2、总含碱量有要求的地区，应提供混凝土碱含量报告。

　　(十六)管材、管件、设备、配件

　　1、厂(场)、站工程成套设备应有产品质量合格证书、设备安装使用说明等。工程竣工后整理归档。

　　2、厂(场)、站工程的其它专业设备及电气安装的材料、设备、产品按现行国家或待业相关规范、规程、标准要求进行进场检查、验收，并留有相应文字记录。

　　3、进口设备必须配有相关内容的中文资料。

　　4、上述1、2两项供应厂家应提供相关的检测报告。

　　5、混凝土管、金属管生产厂家应提供有关的强度、严密性、无损探伤的检测报告。施工单位应依照有关标准进行检查验收。

　　(十七)预应力混凝土张拉材料

　　1、应有预应力锚具、连接器、夹片、金属波纹管等材料的出厂检(试)验报告及复试报告。

　　2、设计或规范有要求的桥梁预应力锚具，锚具生产厂家及施工单位应提供锚具组装件的静载锚固性能试验报告。

　　(十八)混凝土预制构件

　　1、钢筋混凝土及预应力钢筋混凝土梁、板、墩、柱、挡墙板等预制构件生产厂家，应提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢筋原材复试报告、焊(连)接检验报告;达到设计强度值的混凝土强度报告(含28天标养及同条件养护的);预应力材料及设备的检验、标定和张拉资料等。

　　2、一般混凝土预制构件如栏杆、地袱、挂板、防撞墩、小型盖板、检查井盖板、过梁、缘石(侧石)、平石、方砖、树池砌件等，生产厂家应提供出厂合格证书。

　　3、施工单位应依照有关标准进行检查验收。

　　(十九)钢结构构件

　　1、做为主体结构使用的钢结构构件，生产厂家应依照本规定提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢材的复试报告、可焊性试验报告;焊接(缝)质量检验报告;连接件的检验报告;机械连接记录等。

　　2、施工单位应依照有关标准进行检查验收。

　　(二十)各种地下管线的各类井室的井圈、井盖、踏步等，应有生产单位出具的质量合格证书

　　(二十一)支座、变形装置、止水带产品应有出厂质量合格证书和设计有要求的复试报告

　　第十六条

　　施工检(试)验报告

　　(一)凡有见证取样及送检要求的，应有见证记录、有见证试验汇总表。

　　(二)压实度(密度)、强度试验资料

　　1、填土、路床压实度(密度)资料

　　(1)有按土质种类做的最大干密度与最佳含水量试验报告。

　　(2)有按质量标准分层、分段取样的填土压实度试验记录。

　　2、道路基层压实度和强度试验资料

　　(1)石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料基层的标准击实试验报告。

　　(2)有按质量标准分层分段取样的压实度试验记录。

　　(3)道路基层强度试验报告。

　　A、石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料应有石灰、水泥实际剂量的检测报告。

　　B、石灰、水泥等无机稳定土类道路基层应有7天龄期的无侧限抗压强度试验报告。

　　C、其它基层强度试验报告。

　　3、道路面层压实度资料

　　(1)有沥青混合料厂提供的标准密度。

　　(2)有按质量标准分层取样的实测干密度。

　　(3)有路面弯沉试验报告。

　　(三)水泥混凝土抗压、抗折强度，抗渗、抗冻性能试验资料

　　1、应有试配申请单和有相应资质的试验室签发的配合比通知单。施工中如果材料发生变化时，应有修改配合比的通知单。

　　2、应有按规范规定组数的试块强度试验资料和汇总表。

　　(1)标准养护试块28天抗压强度试验报告。

　　(2)水泥混凝土桥面和路面应有28天标养的抗压、抗折强度试验报告。

　　(3)结构混凝土应有同条件养护试块抗压强度试验报告作为拆模、卸支架、预应力张拉、构件吊运、施加临时荷载等的依据。

　　(4)冬季施工混凝土，应有检验混凝土抗冻性能的同条件养护试块抗压强度试验报告。

　　(5)主体结构，应有同条件养护试块抗压强度试验报告，以验证结构物实体强度。

　　(6)当强度未能达到设计要求而采取实物钻芯取样试压时，应同时提供钻芯试压报告和原标养试块抗压强度试验报告。如果混凝土钻芯取样试压强度仍达不到设计要求时，应由设计单位提供经设计负责人签署并加盖单位公章的处理意见资料。

　　3、凡设计有抗渗、抗冻性能混凝土，除应有抗压强度试验报告外，还应有按规范规定组数标养的抗涌、抗冻试验报告。

　　4、商品混凝土应以现场制作的标养28天的试块抗压、抗折、抗渗、抗冻指标作为评定的依据，并应在相应试验报告上标明商品混凝土生产单位名称、合同编号。

　　5、应有按现行国家标准进行的强度统计评定资料。(水泥混凝土路面、桥面要有抗折强度评定资料)

　　(四)砂浆试块强度试验资料

　　1、有砂浆试配申请单、配比通知单和强度试验报告。

　　2、预应力孔道压浆每一工作班留取不少于三组的7.07*7.07*7.07立方米试件，其中一组作为标准养护28天的强度资料，其余二级做移运和吊装时强度参与值资料。

　　3、有按规定要求的强度统计评定资料。

　　4、使用沥青马蹄脂、环氧树脂砂浆等粘接材料，应有配合比通知单和试验报告。

　　(五)钢筋焊、连接检(试)验资料

　　1、钢筋连接接头采用焊接方式或采用锥螺纹、套管等机械连接接头方式的，均应按有关规定进行现场条件下连接性能试验，留取试验报告。报告必须对抗弯、抗增试验结果有明确结论。

　　2、试验所用的焊(连)接试件，应从外观检查合格后的成品中切取，数量要满足现行国家规范规定。试验报告后应附有效的焊工上岗证复印件。

　　3、委托外加工的`钢筋，其加工单位应向委托单位提供质量合格证书。

　　(六)钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检(试)验资料应按国家相关规范执行

　　(七)桩基础应按有关规定，做检(试)验并出具报告

　　(八)检(试)验报告应由具有相应资质的检测、试验机构出具

　　第十七条

　　施工记录

　　(一)地基与基槽验收记录

　　1、地基与基槽验收时，应按下列要求进行记录：

　　(1)核对其位置、平面尺寸、基底标高等内容，是否符合设计规定。

　　(2)核对基底的土质和地下水情况，是否与勘察报告相一致。

　　(3)对于深基础，还应检查基坑对附近建筑物、道路、管线等是否存在不利影响。

　　2、地基需处理时，应由设计、勘察部门提出处理意见，并绘制处理的部位、尺寸、标高等示意图。处理后，应按有关规范和设计的要求，重新组织验收。

　　一般基槽验收记录可用隐蔽工程验收记录代替。

　　(二)桩基施工记录

　　1、桩基施工记录应附有桩位平面示意图。分包桩基施工的单位，应将施工记录全部移交给总包单位。

　　2、打桩记录

　　(1)有试桩要求的应有试桩或试验记录。

　　(2)打桩记录应记入桩的锤击数、贯入度、打桩过程中出现的异常情况等。

　　3、钻孔(挖孔)灌注桩记录

　　(1)钻孔桩(挖孔桩)钻进记录。

　　(2)成孔质量检查记录。

　　(3)桩混凝土灌注记录。

　　(三)构件、设备安装与调试记录

　　1、钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录。内容包括：构件类别、编号、型号、位置、连接方法、实际安装偏差等，并附简图。

　　2、厂(场)、站工程大型设备安装调试记录。内容包括：

　　(1)设备安装设计文件。

　　(2)设备安装记录：设备名称、编号、型号、安装位置、简图、连接方法、允许安装偏差和实际偏差等。特种设备的安装记录还应符合有关部门及行业规范的规定。

　　(3)设备调试记录。

　　(四)施加预应力记录

　　1、预应力张拉设计数据和理论张拉伸长值计算资料。

　　2、预应力张拉原始记录。

　　3、预应力张拉设备——油泵、千斤顶、压力表等应有由法定计量检测单位进行校验的报告和张拉设备配套标定的报告并绘有相应的P—T曲线。

　　4、预应力孔道灌浆记录。

　　5、预留孔道实际摩阻值的测定报告书。

　　6、孔位示意图，其孔(束)号、构件编号与张拉原始记录一致。

　　(五)沉井下沉时，应填写沉井下沉观测记录

　　(六)混凝土浇注记录

　　凡现场浇注C20(含)强度等级以上的结构混凝土，均应填写混凝土浇注记录。

　　(七)管道、箱涵顶推进记录

　　(八)构筑物沉降观测记录(设计有要求的要做沉降观测记录)。

　　(九)施工测温记录

　　(十)其它有特殊要求的工程，如厂(场)、站工程的水工构筑物，防水、钢结构及管道工程的保温等工程项目，应按有关规定及设计要求，提供相应的施工记录。

　　第十八条

　　测量复核及预检记录

　　(一)测量复核记录

　　1、施工前建设单位应组织有关单位向施工单位进行现场交桩。施工单位应根据交桩记录进行测量复核并留有记录。

　　2、施工设置的临时水准点、轴线桩及构筑物施工的定位桩、高程桩的测量复核记录。

　　3、部位、工序的测量复核记录。

　　4、应在复核记录中绘制施工测量示意图，标注测量与复核的数据及结论。

　　(二)预检记录

　　1、主要结构的模板预检记录，包括几何尺寸、轴线、标高、预埋件和预留孔位置、模板牢固性和模内清理、清理口留置、脱模齐涂刷等检查情况。

　　2、大型构件和设备安装前的预检记录应有预埋件、预留孔位置、高程、规格等检查情况。

　　3、设备安装的位置检查情况。

　　4、非隐蔽管道工程的安装检查情况。

　　5、补偿器预拉情况、补偿器的安装情况。

　　6、支(吊)架的位置、各部位的连接方式等检查情况。

　　7、油漆工程。

　　第十九条

　　隐蔽工程检查验收记录

　　凡被下道工序、部位所隐蔽的，在隐蔽前必须进行质量检查，并填写隐蔽工程检查验收记录。隐蔽检查的内容应具体，结论应明确。验收手续应及时办理，不得后补。需复验的要办理复验手续。

　　第二十条

　　工程质量检验评定资料

　　(一)工序施工完毕后，应按照质量检验评定标准进行质量检验与评定，及时填写工作质量评定表。表中内容应填写齐全，签字手续完备规范。

　　(二)部位工程完成后应汇总该部位所有工序质量评定结果。进行部位工程质量等级评定。签字手续完备、规范。

　　(三)单位工程完成后，由工程项目负责人主持，进行单位工程质量评定，填写单位工程质量评定表。由工程项目负责人和项目技术负责人签字，加盖公章作为竣工验收的依据之一。

　　第二十一条

　　功能性试验记录

　　(一)一般规定

　　功能性试验是对市政基础设施工程在交付使用之前所进行的使用功能的检查。功能性试验按有关标准进行，并有有关单位参加，填写试验记录，由参加各方签字，手续完备。

　　(二)市政基础设施工程功能试验主要项目一般包括：

　　1、道路工程的弯沉试验。

　　2、无压力管道严密性试验。

　　3、桥梁工程设计有要求的动、静载试验。

　　4、水池满水试验。

　　5、消化池气密性试验。

　　6、压力管道的强度试验、严密性试验和通球试验等。

　　7、其它施工项目如设计有要求，按规定及有关规范做使用功能试验。

　　第二十二条

　　质量事故报告及处理记录

　　发生质量事故，施工单位应立即填写工程质量事故报告，质量事故处理完毕后须填写质量事故处理记录。工程质量事故报告及质量事故处理记录归入施工技术文件。

　　第二十三条

　　设计变更通知单、洽商记录

　　设计变更通知单、洽商记录是施工图的补充和修改，应在施工前办理。内容应明确具体，必要时附图。

　　(一)设计变更通知单，必须由原设计人和设计单位负责人签字并加盖设计单位印章方为有效。

　　(二)洽商记录必须有参建各方共同签认方为有效。

　　(三)设计变更通知单、洽商记录应原件存档。如用复印件存档时，应注明原件存放处。

　　(四)分包工程的设计变更、洽商，由工程总包单位统一办理。

　　第二十四条

　　竣工总结与竣工图

　　(一)竣工总结主要应包括下列内容：工程概况;竣工的主要工程数量和质量情况;使用了何种新技术、新工艺、新材料、新设备;施工过程中遇到的问题及处理方法;工程中发生的主要变更和洽商;遗留的问题及建议等。

　　(二)竣工图

　　1、工程竣工后应及时进行竣工图的整理。绘制竣工图须遵照以下原则：

　　(1)凡在施工中，按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图”的标志后，可作为竣工图。

　　(2)无大变更的，应将修改内容按实际发生的描绘在原施工图上，并注明变更或洽商编号，加盖“竣工图”标志后作为竣工图。

　　(3)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变;或虽非重大变更，但难以原施工图上表示清楚的，应重新绘制竣工图。

　　2、改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色绘图墨水。

　　第二十五条

　　竣工验收

　　(一)工程竣工报告

　　工程竣工报告是由施工单位对已完工程进行检查，确认工程质量符合有关法律、法规和工程建设强制性标准，符合设计及合同要求而提出的工程告竣文书。该报告应经项目经理和施工单位有关负责人审核签字加盖单位公章。

　　实行监理的工程，工程竣工报告必须经总监理工程师签署意见。

　　(二)工程竣工验收证书

　　第四章组卷方法和要求

　　第二十六条

　　施工技术文件要按单位工程进行组卷。文件材料较多时可以分册装订。

　　第二十七条

　　卷内文件排列顺序一般为封面、目录、文件材料和备考表。

　　(一)文件封面应具有工程名称、开竣工日期、编制单位、卷册编号、单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。

　　(二)文件材料部分排列宜按以下顺序

　　1、施工组织设计

　　2、施工图设计文件会审、技术交底记录

　　3、设计变更通知单、洽商记录

　　4、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书，出厂检(试)验报告和复试报告(须一一对应)。

　　5、施工试验资料

　　6、施工记录

　　7、测量复核及预检记录

　　8、隐蔽工程检查验收记录

　　9、工程质量检验评定资料

　　10、使用功能试验记录

　　11、事故报告

　　12、竣工测量资料

　　13、竣工图

　　14、工程竣工验收文件

　　注：对于设备安装工程可参照上述顺序组卷

　　第二十八条

　　案卷规格及图纸折叠方式按城建档案管理部门要求办理。

　　第五章附则

　　第二十九条

　　各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可根据本规定制定实施细则。

　　第三十条

　　本规定由建设部负责解释

　　第三十一条

　　自本规定发布之日起，原《市政工程施工技术资料管理规定》建城[1994]469号同时废止。

　　附：市政基础设施工程施工技术文件主要项目统一规定表格、表式(略)

　　办公室文件管理制度 13

　　为了加强机要文件的管理，进一步规范机要文件的处理程序，结合我院实际，制定本规定。

　　1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件，均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外，要根据文件内容、密级和传阅范围，送有关领导或有关处室签收和阅处。

　　2、机要人员对所有来文进行登记，经办公室主任阅处后，送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。

　　3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时，不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批，因公出差或参加两天以上会议时，应将传阅文件退还机要室，未看完的.文件，待回院后再阅。阅文时，对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

　　4、对院领导批示要求职能部门办理的文件，机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。

　　5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件，也应先退回院机要室，由机要人员按照院领导的批示，立即送职能部门并办理文件借阅手续，而不能在传阅过程中“横传”，以避免造成文件丢失。

　　6、文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果，并签名和写清楚处理日期后，退回机要室统一保管。有关业务文件，各处、室需要暂时保留备用的，可在机要室办理借阅手续，但保留期限不得超过1个月。

　　7、上级来文的复印，按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时，应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。

　　8、凡发到各部门的机要文件，各单位必须认真管理、清理。使用完后，按照规定时间，及时清退交机要室。

　　9、凡涉及机要文件的领导和工作人员，必须严格遵守国家保密条例，严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定，文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管，对丢失文件或泄密者，要按照有关规定追究责任。

　　办公室文件管理制度 14

　　1、目的

　　运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

　　2、适用范围

　　适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

　　3、职责

　　3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

　　3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

　　3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

　　3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的'质量体系文件的批准。

　　4、实施程序

　　4.1质量体系文件的建立

　　4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

　　4.1.2管理处作业指导书

　　4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

　　4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

　　4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

　　4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

　　4.1.3物业管理方案

　　4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

　　4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

　　4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

　　4.2质量体系文件的修改

　　4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

　　4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

　　4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

　　4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

　　4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

　　4.3质量体系文件的使用

　　4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

　　4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

　　4.4质量体系文件的发放

　　4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

　　4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

　　4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色受控文件章。

　　4.5质量体系文件的借阅

　　4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

　　4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

　　4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

　　4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

　　4.6质量体系文件的保存

　　4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

　　4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

　　4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

　　4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

　　但须保存一份加盖作废章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

　　5、质量要求

　　所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

　　6、监督检查

　　总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

　　7、改进分析

　　本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

　　8、记录、标识

　　8.1 《作业指导书审批单》

　　8.2 《文件借阅登记表》

　　8.3 《受控文件发放记录表》

　　8.4 《作废文件保存清单》

　　8.5 《文件修改状态页》

　　8.6 《体系文件目录》

　　8.7 《体系文件修改申请单》

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