资助档案管理制度

时间：2024-08-23 10:10:54 丹管理制度我要投稿

相关推荐

资助档案管理制度（精选16篇）

　　在现在的社会生活中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编帮大家整理的资助档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

资助档案管理制度（精选16篇）

　　资助档案管理制度 1

　　为了保护好奖助金、助学贷款、困难学生资助等项工作的纸质档案，维护纸质档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

　　一、档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

　　二、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，都必须及时归档保存。

　　三、档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。

　　四、档案资料做好防潮、防尘和防虫等保护工作。

　　五、档案资料存放要排列有序，编制相关的.档号，便于查找。

　　六、定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。

　　七、档案外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

　　八、年终组织收集整理有关资助资料，分类装订、分类编号、分类保管。

　　资助档案管理制度 2

　　第一条、为规范学校学生资助工作档案（以下简称“资助档案”）管理，保证资助档案真实、完整和安全，充分发挥资助档案的作用，根据上级有关要求，结合我区实际，制定本办法。

　　第二条、学校学生资助管理工作领导小组，负责本校资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

　　第三条、本办法所称资助档案，指学校在学生资助管理工作中形成的具有保存和查考价值的各种文字材料、图表、声像图片、电子文档等不同载体的过程记录。

　　1、资助管理工作文件：

　　（1）国家、省、市、区相关文件；

　　（2）学校有关文件：学校学生资助管理工作领导小组构成与职责，班级民主评议小组构成与职责，资助工作制度、计划、方案、总结与记录等。

　　2、政府资助管理材料：

　　（1）资助申请表，附：家庭经济困难证明（建档立卡、低保、孤儿、残疾等证件复印件或证明），身份证明（户口页和身份证复印件），受领资助费的`银行账户复印件等；

　　（2）资助汇总表；

　　（3）资助公示表、公示照片及公示报告；

　　（4）资助发放表（资助费签领表或银行转账凭证）。

　　3、学校资助管理材料：学校资助（减免食宿费等），特别是幼儿园提取事业收入资助（减免保教费、食宿费等），要有学校资助申请表、汇总表和签领表。

　　4、社会资助管理材料：要有各项社会资助申请表、汇总表及签领表。

　　5、其他资助管理材料：中职学生顶岗实习材料，资助育人材料，资助宣传材料，来信来访与调查记录，核查通知与回复等。

　　6、资助管理工作电子文档：参照纸质材料分类归档并妥善保存。

　　第四条、学校要设立资助档案室（可兼用），资助档案集中于档案室专柜保存，明确管理人员，并保持相对稳定。

　　第五条、资助档案在每学期学生资助工作完成后进行整理，按学期、项目分类装订入册，要有目录页和备考页，备考页要注明册内文件情况、建册人、检查人、建册时间等。

　　第六条、资助档案用统一规格档案盒保存。档案盒要统一封面设计，在正面和脊面注明该盒档案文件名称，包括学校、年份、学期、项目、册号等（如××学校××年××学期××项目材料共×册第×册）。

　　第七条、资助档案不对外开放，学校依法为教育、纪检和监察等部门提供档案信息查询服务。外单位、学生和学生家长要求查阅资助档案的，须经学校批准，并办理登记手续。查阅者不得丢失、损毁、涂改资助档案。

　　第八条、资助档案保存期限为六年。资助档案保存到期销毁时，要有三名资助管理人员在场，填写好销毁记录并签字，销毁记录永久保存。

　　第九条、本办法由区学生资助管理中心负责解释。

　　资助档案管理制度 3

　　第一章、总则

　　第一条、为规范华北电力大学学生资助档案，维护学生资助档案真实、完整和安全，规范学生资助工作，现根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《华北电力大学档案管理办法》（华电校档〔20xx〕1号）等相关文件，结合学生资助工作实际，特制定本办法。

　　第二条、学生资助管理中心负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和使用等管理工作，学生资助工作领导小组对学校学生资助档案管理负主要责任。

　　第三条、本办法所称学生资助档案，是指涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录的总称，是落实国家和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、学生异动管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。

　　第四条、学生资助档案分为文件类、表册类、财务类、电子类四大类。

　　第五条、学生资助档案的保管期限分为永久和定期，具体办法参见《华北电力大学档案管理办法》。

　　第二章、档案管理机构及职责

　　第六条、学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各学院分管学生工作党委（党总支）副书记是档案管理工作的具体负责人，各学院配备兼职档案管理人员，并保持相对稳定，按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。

　　第七条、学校学生资助管理中心职责

　　（一）学生资助管理中心应接受同级教育行政部门和档案行政管理部门的业务指导，应依法为教育部门、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

　　（二）学生资助管理中心全面负责指导各学院资助业务档案管理工作，进行业务培训、指导、监督和检查，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

　　（三）学生资助管理中心督促各学院对本院学生资助档案的接收、保管统计和使用，负责到期学生资助档案的鉴定销毁指导工作。已毕业学生的需要永久保留的学生资助档案由学生资助管理中心保管五年后，移交档案馆保存。

　　（四）学生资助管理中心针对纸质档案应建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜，学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管；针对电子档案应做好备份，同时确保网络安全性、资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。

　　（五）学生资助管理中心应建立档案工作检查、考核和奖励制度，明确专（兼）档案人员的岗位职责，对于在档案工作中做出显著成绩的学院和个人，予以奖励和表彰。

　　（六）学生资助管理中心应建立档案工作处罚制度，对于违反《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《华北电力大学档案管理办法》、《华北电力大学学生资助档案管理办法》的行为，按照有关规定予以处理，有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员或直接责任人员依法给予行政处分；涉嫌犯罪的.应依法移送司法机关追究刑事责任：

　　1、玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

　　2、违反保密规定擅自提供，抄录或公布档案的。

　　3、涂改或伪造档案的。

　　4、擅自出卖、赠送或交换档案的。

　　5、不按规定归档或拒绝归档的，阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。

　　6、其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

　　第八条、学院档案管理员职责

　　（一）严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改（整理方法参见《华北电力大学档案管理办法》）。

　　（二）学院学生资助档案管理人员应及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向学生资助管理中心档案室归档；本部门已毕业学生的学生资助档案，应于学生毕业后6个月内向学生资助管理中心档案室归档，办理归档交接手续。

　　（三）未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，给受助学生造成损失的，将依照《档案法》、《华北电力大学档案管理办法》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

　　第三章、归档范围

　　第九条、学校学生资助管理中心档案归档范围

　　（一）全校资助经费预算及监管。资助专项资金预算文件、资助资金拨付银行凭证，资助经费管理、拨付及使用等相关资料。

　　（二）各类由教育部、全国学生资助管理中心下达的资助政策文件。

　　（三）全日制教育学生学籍注册、变动。包括转入、转出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况名册（仅限于教务处提供的学籍注册、变动批复名册复印件）。

　　（四）学院“奖勤助贷补免”等资助项目学生初审名册，校内公示结果及投诉处理情况。

　　（五）学生资助诚信电子档案，范围涵盖学生个人缴费、贷款、受助等诚信状况信息。

　　（六）定期或不定期检查学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料。

　　第十条、学院档案管理人员档案归档范围

　　（一）“奖勤助贷补免”及家庭经济困难学生资格认定等初审材料。

　　（二）学生资助诚信纸质和电子档案，范围涵盖学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息。

　　（三）公示结果及学生、群众投诉处理记录，信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。

　　第四章、附则

　　第十一条、本办法自印发之日起施行。

　　第十二条、本办法解释权归华北电力大学学生资助工作领导小组。

　　资助档案管理制度 4

　　为了健全我校学生资助工作档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

　　一、档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

　　二、校学生资助管理中心，负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

　　三、资助工作中形成的具有保存价值的'文件资料，要以纸质和电子档案形式及时归档保存。

　　四、学生资助管理中心应接受教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导。学生资助管理中心应建立学生资助档案，并由档案室集中保存。

　　五、学生资助管理中心应严格按《福建省学生资助档案整理方法》规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

　　六、对档案资料进行分类、编目和鉴定后归档保存，存放要做到排列有序，便于查找。纸质档案要做好防潮、防尘和防虫等保护工作，电子档案要做好备份。

　　七、学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

　　八、学生资助管理中心应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

　　九、纸质档案外借必须履行审批、登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

　　十、本制度自印发之日起施行。

　　资助档案管理制度 5

　　为了保护好学生资助档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

　　一．档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照高校档案工作的相关规章制度办事。

　　二．资助工作中形成的`具有保存价值的文件资料，都必须及时归档保存。档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。

　　三．按年度收集存档，包括困难生档案、国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、社会人士捐助、校友奖学金、勤工助学、绿色通道、临时困难补助、资助育人成果、年度工作总结及上级文件等相关材料。

　　四．档案资料切实抓好“五防”（防火、防潮、防尘、防虫、防失）保护工作，依据《高校档案工作管理办法》妥善保管好各类档案，电子档案要对原始数据进行备份保管。

　　五．所有纸质档案都要分类编号装盒存放，并建立档案总目录、资料盒目录，分类装订、分类编号、分类保管、以便查找。档案资料存放要排列有序，编制相关的文号，便于查找。定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。

　　六．档案管理人员要严格执行档案保密制度，档案外借必须履行登记手续，所有档案一经存档，未经批准不得更改和外借。

　　资助档案管理制度 6

　　一、总则

　　1、为了规范学生资助行为，加强学生资助管理，提高资助资金使用效益，促进学校工作健康发展，根据国家各项学生资助政策，结合我校实际，制定本制度。

　　2、学生资助管理制度的原则是：贯彻执行国家有关法律、法规和学生资助规章制度；坚持教育公益性和普惠性，不让一个学生因家庭经济困难而失学的战略目标；正确处理事业发展需要和学生资助行为的关系，社会效益和经济效益的`关系，国家、集体和个人三者利益的关系。

　　3、学生资助管理的主要任务是：依法多渠道筹集资助资金；加强核算，提高资金使用效率；加强管理，专款专用；对学校资助金的使用进行控制和监督。

　　二、组织机构及组织管理

　　学校成立学生资助工作领导小组，学生资助评审小组和班级家庭经济困难学生助学金对象初步审核小组，实行对家庭经济困难学生认定工作的三级管理负责制。

　　教育资助工作领导小组，负责学校家庭经济困难学生认定工作，制定学校家庭经济困难学生助学金对象认定的实施办法，负责公示并审批确认本校家庭经济困难学生助学金对象名单。

　　教育资助评审小组承担家庭经济困难学生对象认定的组织与管理工作，由教师代表、学校领导组成。教育资助评审小组负责审核各班级推荐上报的家庭经济困难学生情况，提出拟确认为助学金对象的家庭经济困难学生名单。

　　三、认定标准

　　认定工作坚持实事求是，由学生本人提出申请，实行民主评议和学校评定相结合的原则。

　　不得降低条件及标准，不得搞平均分配，不得随意扩大资助范围，不得将财政供养家庭和非困难家庭子女列为照顾对象。

　　四、资助申报审批程序

　　1、每学年开学初向所有学生、家长宣传国家的学生资助政策，让所有的学生和家长了解政策、参与监督。

　　2、公开资助信息。学校根据上级下达的资助名额，通过在校内张贴公告等途径公开资助信息。

　　3、教育资助对象每年核定一次。申请资助的学生于学年开学初，由本人向学校提出申请，并向学校提交由所在村委会或监护人所在工作单位出具的家庭经济状况证明。

　　4、学生提出申请后，班级认定评议小组，对申请学生的家庭经济情况进行认真审核，按学生家庭经济贫困程度排序，提出贫困生资助名单。

　　5、学校学生资助评审小组认真审核班级认定评议小组申报的初步评议结果（如有异议，应在征得班级认定评议小组意见后予以更正），审核通过后将家庭经济困难学生助学金对象名单提交学校学生资助工作领导小组。

　　6、学校学生资助领导小组经研究、审批，确认后的家庭经济困难学生助学金对象名单在学校内公示。公示无异议后，将上报区资助管理中心审批。

　　五、资金管理

　　1、资助经费来源于财政预算安排。

　　2、学校要严格按照个资助项目的'评审办法，开展申请、评审、公示、核定、发放工作，做到公平、公正、公开。

　　3、学校从有关部门取得的有制定资助项目和用途并且要求独立核算的资助资金，应当按照要求向上级报送资金使用情况；资助项目完成后，应当做好资金发放表和使用效果的书面总结，并接受有关部门的检查、验收。

　　4、资助金的支出应当严格执行国家有关资助项目规定的开支范围及开支标准。

　　5、学校要加强对资助资金的管理，各项目支出应按照实际发生数列支，不得弄虚作假，不得以计划数和预算数代替。

　　6、学校必须严格执行国家相关规定，对学生资助金实行分账核算，专款专用，不得截留、挤占、挪用，同时应当接受财政、审计、纪检监察、主管机关等相关部门的检查和监督。

　　六、档案管理

　　学校学生资助管理中心要做好资助档案的管理工作，收集整理各级各部门相关的文件、通知、制度、方案等档案材料，包括：

　　一、贫困生建档

　　（一）困难学生情况调查表

　　（二）困难学生汇总表

　　（三）困难学生统计表

　　二、贫困生申请

　　（一）贫困生申请表

　　（二）受助学生明细表

　　（三）汇总统计表

　　（四）资助对象公示材料、学校认定公示材料。

　　（五）银行回执单

　　（六）学生签领凭证

　　七、监督检查

　　为加强家庭经济困难学生资助金的管理，学生资助评审小组和班主任每学年应定期对家庭经济困难学生助学金对象进行一次资格复查，并不定期地随机抽选一定比例的家庭经济困难学生助学金对象，通过电话、实地走访等方式进行核实。如发现弄虚作假现象，一经核实，取消助学金资格。

　　学校设立家庭经济困难学生助学金对象认定工作举报投诉电话，广泛接受学生、家长和社会各界的监督。并要加强学生思想教育，教育学生如实提供情况，及时告知家庭经济状况显著变化情况。如学生家庭经济状况发生显著变化，学校将及时做出调整。

　　资助档案管理制度 7

　　一、总则

　　第一条为规范我校学生资助工作的档案管理，保障资助工作的顺利进行，特制定本办法。

　　第二条学生资助工作档案是指本校在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录。

　　第三条资助档案管理实行专人负责专柜保管的原则。所有归档的文件材料必须按年度、按专项立卷归档保存。

　　第四条所有档案至少保存五年。

　　二、档案管理机构及职责

　　第五条我校学生资助工作档案管理采取院校两级管理模式。校学生资助管理中心具体负责全校学生资助工作的档案建档与管理工作；各学院负责学院资助工作的档案建档与管理工作，并由专人负责。

　　第六条校学生资助管理中心职责：负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院的建档与保管工作；制定全校有关档案管理的制度与措施。

　　第七条各学院职责：按照本办法开展学生资助工作的'档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度。

　　三、归档范围

　　第八条校学生资助管理中心归档材料：

　　（一）家庭经济困难学生档案库电子版及纸质名单；家庭特级贫困学生档案库电子版与纸质版；

　　（二）国家励志奖学金、国家助学金电子版及纸质名单，各学院评议报告、学校审议会议记录、学校评审报告；

　　（三）国家奖学金原始材料；

　　（四）社会奖助学金相关材料；

　　（五）减免学费相关材料；

　　（六）勤工助学相关材料；

　　（七）绿色通道相关材料；

　　（八）临时困难补助相关材料；

　　（九）资助育人成果相关材料；

　　（十）受理结果、资金发放等有关凭证

　　（十一）贷款各项材料

　　（十二）年度工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料

　　第九条学院归档材料：

　　（一）家庭经济困难学生档案库纸质版：包括贫困生家庭情况调查表、申请审批表、班级民主评议表、诚信承诺书；

　　（二）国家励志奖学金相关材料：包括国家励志奖学金申请表、成绩单、班级民主评议表、公示照片、成绩排名；

　　（三）国家助学金相关材料：包括国家助学金申请表、班级民主评议表、公示照片；

　　（四）各学院开展的资助育人相关材料：能反映资助育人教育的各种材料，包括文字、图片等；

　　（五）各项贷款追缴的材料

　　（六）各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

　　四、档案归档及要求

　　第十条归档时间要求：各学院应当按年度进行整理归档，在每年3月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

　　第十一条所有档案按年度、按学院、按年级、按班级归类保存。

　　第十二条档案管理负责人应保证经办文件的系统完整，各种附件一律不准抽存。因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　五、附则

　　第十三条本办法由学生处负责解释。

　　第十四条本制度自印发之日起实施。

　　资助档案管理制度 8

　　第一章总则

　　第一条为规范学生资助档案管理工作，提高资助信息档案管理工作水平，特制定本办法。

　　第二条学生资助工作档案是指校院两级在学生资助工作过程中形成的各种原始材料和历史记录的总称，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

　　第三条归档的文件材料必须按学年度立卷（特殊情况除外），在资助工作开展形成的各类有保存价值的材料，都要按照本办法规定，分别立卷归档。

　　第四条承办人员应保证经办文件的系统完整，结转后及时交档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第二章档案管理机构人员及职责

　　第五条本专科学生资助工作档案管理由学生处全面负责，并具体实施，各学院指定专人管理本学院学生资助档案。

　　第六条学生处职责：负责学校本专科生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院档案管理工作。

　　第七条各学院职责：开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度。

　　第三章归档范围

　　第八条学生处归档材料：

　　1.上级下发的资助工作文件和学生资助制度文件；

　　2.全校家庭经济困难学生数据库资料；

　　3.生源地和校园地助学贷款材料；

　　5.国家奖助学金相关材料；

　　6.勤工助学、绿色通道、临时困难补助相关材料；

　　7.资助育人成果、年度资助工作计划与总结、大事记等相关材料；

　　8.服兵役资助以及其他与学校资助工作相关的.材料

　　第九条学院归档材料：

　　1.学院下发的学生资助文件和资助工作实施细则等；

　　2.家庭经济困难学生认定原始申请材料；

　　3.生源地和校园地助学贷款相关材料；

　　4.国家奖助学金相关材料；

　　5.绿色通道、临时困难补助相关材料；

　　6.资助育人成果和年度资助工作计划与总结、大事记等相关材料；

　　7.其他与学生资助工作相关的材料。

　　第四章档案归档

　　第十条校院建立健全档案的归档、索引及调阅制度。学生资助档案所有归档材料要保证真实、完整。

　　第十一条学生资助档案须按学期、项目、专业排序，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。

　　第十二条学生资助档案由统一规格的档案盒保存，实行专人专柜管理。校院按学年度进行整理归档，在每年9月前完成上一年度的归档工作。

　　第五章附则

　　第十三条本办法由学生处负责解释，自发布之日起执行。

　　资助档案管理制度 9

　　第一条为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法规，结合学生资助操作流程，特制定本办法。

　　第二条学校（幼儿园）学生资助管理部门（以下简称资助部门），负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

　　第三条本办法所称学生资助档案，是指资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档等不同载体的历史记录。

　　第四条资助部门应接受区教育局、区档案局以及区学生资助中心的业务指导，资助档案纳入学校档案室集中保存。

　　第五条资助部门应严格按照档案管理相关要求收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

　　第六条资助部门应建立健全学生资助档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

　　第七条资助部门应明确分管领导，配备档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守。

　　第八条资助部门要及时将已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向本单位档案室归档。

　　第九条学生资助档案分类应以方便归档整理和检索利用为原则，对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录。负责档案管理的机构应对接收的.档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

　　第十条学生资助档案的保管期限一般为30年。

　　第十一条资助部门应依法为区教育局、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

　　第十二条资助部门对已到期的学生资助档案按照档案管理办法执行。

　　第十三条未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给受助学生造成损失的，将依照《档案法》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

　　第十四条本办法由黄浦区教育局负责解释。

　　第十五条本办法自印发之日起施行。

　　资助档案管理制度 10

　　为推进学生资助管理示范创建，规范学生资助档案管理，保证资助档案的真实、完整和安全，提高学生资助规范化管理水平，结合我县学生资助工作实际，制定本制度。

　　1．规范资助档案管理，建立全县中小学统一的学生资助档案体系，统一档案内容、目录、标准。

　　2.配备单独的档案室，根据保存档案资料的.数量设置必要的档案专柜，切实做好防火、防潮、防虫、防高温、防尘灯安全防护管理工作，不得存放易燃、易爆及其它危险用品，定时清理和打扫，确保室内干净、整洁、通风。

　　3、档案柜要按照项目类别摆放整齐，做到柜上有标识，柜内案卷排列科学合理，方便查阅。定期检查和完善档案，做到卷目相符，发现档案材料缺漏、残损、遗失的，要及时采取有效措施补齐和完善相关档案材料。

　　4、档案内容分为：教育精准扶贫档案、综合档案、资助资金档案、资助宣传档案、资助项目档案（学前教育类、义教一补类、高中类、中职类、大学生基层工作学费补偿类、社会资助类、特困救助类、大学生生源地贷款类）、其他类档案。

　　5、资助档案在每学期学生资助工作完成后、或者是资助项目实施完成后进行统一整理，按年度、学期、项目、分类装订入册。有目录页和备考页，备考页要注明册内资料情况、建册人、建册时间等。

　　6.收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子档案。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不规范的文件材料，应退回整改，确保归档材料的完整、真实，不得伪造、篡改。

　　7.资助档案用统一规格档案盒保存。档案盒要统一封面设计，在正面和脊面注明该盒档案文件名称，包括年份、学期、项目、册号等。

　　8.资助档案不对外开放，依法为教育、纪检、监察、审计等部门提供档案信息查询服务。外单位、学生和学生家长要求查阅资助档案的，须经单位负责人及项目管理人批准，并办理登记手续。查阅者不得丢失、损毁、涂改资助档案。

　　9.资助档案保存期限原则上为六年，也可根据实际情况延长保存期限。资助档案需要销毁时，需有单位负责人、资助管理员填写好销毁记录并签字，销毁记录永久保存。

　　10.档案工作人员必须严格遵守保密职责，严守保密制度，加强档案保密管理，确保档案安全，无破损、无遗漏、无遗失。

　　资助档案管理制度 11

　　第一章总则

　　第一条为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本办法。

　　第二条本办法所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。

　　第三条学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

　　第四条学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，各院（系）应加强对本院（系）学生资助档案工作的.领导，将学生资助档案工作纳入工作计划，与院（系）资助其他工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。

　　第二章学生资助档案的构成与归档

　　第五条学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

　　（一）文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记录，来信来访及调查记录，核查通知及回复，其他有保存价值的材料。

　　（二）上报审批信息类：贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。

　　（三）原始证明材料类：各类大专、中职学生的贫困、低保、申请等原始证明材料。

　　第六条　归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

　　第七条各院（系）对应归档的文件（包括电子信息等）要及时归档整理完毕并立卷装盒。

　　第三章学生资助档案的整理

　　第八条　学生资助档案按下列规定归类整理：

　　（一）文件类档案按省、市、区、学校各级资助文件类别专题收集。

　　（二）上报审批类档案的归类整理按时间、资助类别分别整理归档。

　　（三）原始证明材料类档案按学年度、年级、班级等标准进行分类、排列装盒。

　　第九条　学生资助档案应采取活页装订或线装订，并填写卷内目录，卷内目录中各个项目要填写清楚齐全。各种电子文件应当与纸质文件一并归档。

　　第四章学生资助档案的管理

　　第十条学生资助档案工作实行分级负责制。

　　校学生资助中心档案为：省、市、区、学校资助文件、简报类档案，全校学生资助的计划、总结及各类统计报表、来信来访及调查记录、核查通知及回复，全校资助信息系统所形成的电子数据。

　　各院（系）资助档案为：学校资助文件类档案，本院（系）学生资助认定、申请、审批表、本院（系）资助资金发放领取名册、本院（系）资助信息系统所形成的电子数据，本院（系）学生原始证明材料等。

　　第十一条资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定；学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。

　　第十二条各院（系）学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

　　第十三条各院（系）应建立学生资助统计制度，定期向校学生资助中心报送学生资助统计报表。

　　第十四条对在学生资助档案工作中有突出贡献的院（系）和个人，学校给予表彰奖励。对不按要求建立和管理学生资助档案的院（系）和个人，院学生资助中心将责令其限期纠正并上报校学生资助工作领导小组。

　　第五章学生资助档案的利用

　　第十五条学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

　　第十六条受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助中心负责老师同意。

　　第十七条外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资助领导小组批准，并办理登记手续。

　　第六章学生资助档案的鉴定与销毁

　　第十八条各院（系）负责本院（系）学生资助档案的鉴定工作。

　　第十九条各院（系）不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案，院（系）负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。

　　第七章附则

　　第二十条本办法由学生工作处负责解释。

　　第二十一条本办法自发布之日起实施。

　　资助档案管理制度 12

　　第一条为规范我校学生资助档案管理工作，提高工作水平，有效防范风险，按照上级文件要求，特制定本管理办法。

　　第二条学生资助档案是学校学生资助工作过程中形成的各种原始材料和历史记录的总称，是学校落实国家助学金、免学费等各项资助政策的.重要凭证。学校要高度重视资助档案建设工作，实行校长负责制，校长对学校资助档案管理负主要责任。

　　第三条普通高中学生资助档案须分学期、按项目整理归档。普通高中学校的资助项目主要有国家助学金、免学费和校内资助。

　　第四条普通高中学生资助档案的归档材料主要包括以下几类：

　　1、工作文件

　　（1）国家、省、市、县相关文件及有关材料；

　　（2）学校学生资助组织机构文件和制定有关学生资助管理文件；

　　（3）学校学生资助管理机构人员分工及职责；

　　（4）学校学生资助工作计划、工作总结、资助工作会议记录等资料。

　　2、国家助学金材料

　　（1）学生学籍花名册；

　　（2）《助学金申请表》；

　　（3）学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明；

　　（4）《助学金受助学生汇总表》；

　　（5）国家助学金受助学生公示名单及公示照片；

　　（6）学生本人签字的《学生资助卡发放名册》；

　　（7）《学生资助卡丢卡补卡登记表》；

　　（8）国家助学金发放凭证（如学生签名册、打卡发放的银行对账单复印件等）。

　　4、校内资助档案（根据学校要求整理）

　　5、普通高中学校学生资助学期统计报表

　　第五条学校资助档案所有归档材料要求真实、完整。属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，经办人应在备考表中陈述，并由经办人、学校负责人审批签字后，存档备查。

　　第六条学生资助档案须按学期、项目、班级排序装订，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。

　　第七条学生资助档案要分卷填好备考表并装订于册尾。备考表主要注明册内文件情况说明、建册人、检查人、立卷时间等。

　　第八条各校普通高中学生资助档案应采用统一规格的档案盒保存。按学校统一规定的档案盒有。

　　第十条普通高中学生资助档案须实行专人专柜管理，保存期为5到10年，5年后经验研究确定是否销毁。

　　第十一条所有档案按照上级要求进行收集整理和保管。

　　第十二条本办法自颁发之日起执行。

　　资助档案管理制度 13

　　第一章总则

　　第一条为进一步加强和规范学生资助档案管理，提升学生资助管理水平，维护学生资助档案的真实、完整和安全，根据《普通高等学校档案管理办法》《江西中医药高等专科学校关于规范档案管理工作的通知(试行)》等相关文件规定，结合我校学生资助工作实际，制定本办法。

　　第二条学生资助档案管理工作是学生资助工作的重要组成部分，也是落实资助政策的重要凭证依据。学生资助档案管理结合岗位职责主要由学生工作处、财务处和各院系收集、整理和归档。

　　第三条本办法所称学生资助档案，是指各类“奖、助、贷、勤、免、补”等资助政策实施过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录的总称。

　　第二章学生资助档案归档范围

　　第四条学生资助管理中心存档明细

　　(一)国家奖学金：学校评审通知、学校资助评审领导小组和评审委员会成员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖学生名单，各院系评审报告、评审结果公示材料、国家奖学审批表等。

　　(二)国家励志奖学金：学校评审通知、学校资助评审领导小组和评审委员会成员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖学生名单，各院系评审报告、评审结果公示材料、国家励志奖学金审批表、国家励志奖学金班级评审情况表等。

　　(三)国家助学金：学校评审通知、学校资助评审领导小组和评审委员会成员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖学生名单，各院系评审报告、评审结果公示材料、助学金申请表、国家助学金班级评审情况表等。

　　(四)家庭经济困难学生认定：学校困难学生认定办法、学校资助评审领导小组和评审委员会成员名单、全校家庭经济困难学生名单、各院系家庭经济困难学生评审报告、评审结果公示材料。

　　(五)学校奖学金及助学金：学校评定办法、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖(受助)学生名单，各院系评审报告、评审结果公示材料、学生申请表以及相关佐证材料等。

　　(六)服兵役国家资助：上级文件通知、学生申请材料、上报上级部门相关材料。

　　(七)勤工助学：岗位申请材料、勤工助学学生名单汇总表、勤工助学通知等。

　　(八)社会资助：学校评定办法、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、受助(获奖)学生名单，各院系评审报告、评审结果公示材料、学生申请表以及相关佐证材料等。

　　(九)资助育人：能真实反映资助育人教育的各种材料，包含文字、图片、音像材料等。

　　(十)其他相关重要文件、管理制度、会议记录、专题报告等材料。

　　第五条财务处存档明细

　　财务处主要负责收集整理各项资助经费支出的纸质、电子的原始凭证，按规定归档保存。

　　第六条院系存档明细

　　(一)国家奖学金：院系资助评审组成员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖学生名单，各班级评审会议记录、评审结果公示材料以及其他相关支撑材料。

　　(二)国家励志奖学金：院系评审人员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖学生名单，各班级评审会议记录、评审结果公示材料以及其他相关支撑材料。

　　(三)国家助学金：院系评审人员名单、名额分配方案、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、受助学生名单，各班级评审会议记录、评议结果公示材料以及其他相关支撑材料。

　　(四)家庭经济困难认定：院系评审人员名单、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、认定家庭经济困难学生名单，各班级评审情况表、评审会议记录、评审结果公示材料、家庭经济困难学生档案(包含家庭经济困难学生认定申请表原件、家庭经济困难学生及其等次认定民主评议参考内容原件、身份证复印件、相关贫困证明材料)。

　　(五)学校奖学金及助学金：院系评审人员名单、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、获奖(受助)学生名单，班级评审会议记录、评审结果公示材料以及其他相关支撑材料。

　　(六)社会资助：院系评审人员名单、评审会议记录、评审结果公示材料、评审报告、受助(获奖)学生名单以及其他相关支撑材料。

　　(七)勤工助学：学生的名单、申请表及其他支撑材料。

　　(八)资助育人：能真实反映资助育人教育的各种材料，包含文字、图片、音像等材料。

　　(九)其他相关管理制度、实施细则、评审办法、调查情况等材料。

　　第七条归档的资助材料应是规范、完整、真实、可查的原始材料。

　　第八条学工处、各院系及班级在每项资助工作完成后，对应归档的材料(包括电子信息等)及时进行收集整理。

　　第三章学生资助档案的收集与整理

　　第九条学生资助管理中心负责收集、整理学校层面形成的材料和各院系及班级的相关材料。

　　第十条各院系主要收集、整理班级的.相关材料和院系层面形成的材料。

　　第四章学生资助档案的保管

　　第十一条为确保学生档案信息的保密及便于查找的原则，各院系学生资助档案实行专人保管。

　　第十二条学工处及时将学生资助归档材料移至资助档案室保管。

　　第十三条学生资助档案原则上需长期保存。

　　第五章附则

　　第十四条本办法中未列出的其他资助项目，按本办法规定进行资助材料的收集、整理和归档。

　　第十五条本办法自印发之日起施行。

　　第十六条本办法由学生工作处负责解释。

　　资助档案管理制度 14

　　第一条为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》、《福建省归档文件整理细则》（试行）等相关法规，结合学生资助经办操作规程，特制定本办法。

　　第二条依法经办学前教育、义务教育、中职教育、普通高中教育和高等教育的各地（校）学生资助管理部门（以下简称资助部门），负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

　　第三条本办法所称学生资助档案，是指资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

　　第四条学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。

　　第五条各地（校）资助部门应接受同级教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导，并指导下级资助部门业务档案管理工作。资助部门应建立学生资助档案室，学生资助档案由各地（校）学生资助部门档案室集中保存。

　　第六条资助部门应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改（整理方法见附件）。

　　第七条资助部门应建立健全学生资助档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

　　第八条各地（校）资助部门应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积原则上不少于20平方米，并参照国家建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（建标103-2008），确保专用档案库房建设中长期目标。学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管。

　　第九条各地（校）资助部门应明确分管领导，配备档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识（或经过省级学生资助档案管理专业培训合格），熟悉业务，忠于职守。

　　第十条各地（校）资助部门要指定档案管理人员及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向本单位档案室归档，办理归档交接手续。

　　收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的.文件材料，应退回整改。档案收集时应办理交接手续，经办人员应编制《学生资助业务档案收集目录》，并及时与档案人员双方签字确认。

　　第十一条学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件）。负责档案管理的机构应对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

　　第十二条学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

　　第十三条资助部门应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

　　第十四条资助部门应对已到期的学生资助档案进行鉴定。

　　鉴定工作应由资助部门相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及教育行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

　　鉴定中如发现保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

　　第十五条资助部门对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级教育行政部门备案，经学生资助部门分管领导批准后销毁。

　　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　资助部门应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

　　第十六条资助部门按照有关规定，将永久保存的学生资助业务档案向同级国家综合档案馆移交。

　　第十七条未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给受助学生造成损失的，将依照《档案法》、《福建省档案条例》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

　　第十八条本办法自印发之日起施行。

　　第十九条本办法解释权归省教育厅、省档案局。

　　资助档案管理制度 15

　　第一章总则

　　第一条为规范重庆市中等职业学校学生资助工作档案（以下简称：资助档案）管理，指导区县学生资助管理中心（以下简称：区县资助中心）及各普通中专、成人中专、职业高中和技工学校（以下简称：中职学校）学生资助档案管理建设，根据《重庆市人民政府办公厅关于调整完善中等职业学校学生资助政策的通知》（渝办发〔2010〕262号）、《重庆市教育委员会、重庆市财政局、重庆市人力资源和社会保障局关于进一步强化中等职业学校资助管理工作的通知》（渝教财〔2010〕83号）和《重庆市中小学档案管理办法》（渝教办〔2008〕88号）等相关规定，制定本实施细则。

　　第二条资助档案是指重庆市中等职业学校（自2006年秋季学期起）在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对政府部门和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录，包括（但不仅限于）学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、区县部门审核、学生流失（或异动）管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。

　　第三条资助档案分类

　　资助档案系专项档案。分为市、区县和学校三级。

　　（一）市资助中心档案分为中职资助经费、资助日常管理、投诉查处档案等三类。

　　（二）区县资助中心档案分为：中职资助政策及规章制度建设、中职学校学籍管理（仅限于学校上报的学籍注册、异动批复名册复印件）、资助工作日常管理、中职资助经费使用与管理、中职资助投诉查处档案等五类。

　　（三）中职学校档案分为：中职资助政策及规章制度建设、学籍管理（学生学籍注册、异动批复名册复印件等应纳入学校档案归档）、学生资助申请与评审、资助工作日常管理、资助资金管理、学生投诉处理档案等六类。

　　第四条中职学生资助档案保存期为十年。

　　第二章档案管理机构及职责

　　第五条市学生资助管理中心是档案工作的管理部门。各区县资助中心是档案管理工作的具体实施部门，负责按全市要求落实本单位及所属中职学校学生资助档案的管理工作。

　　第六条市学生资助中心职责

　　（一）全面负责对各区县、各中职学校学生资助档案建设工作进行业务指导、监督和检查。

　　（二）督促各区县资助中心对本地资助档案的接收、保管、统计和利用；负责到期资助档案的鉴定销毁指导工作。

　　第七条区县资助中心职责

　　（一）按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》（渝教办〔2008〕88号）规定，确定本单位和中职学校资助档案归档的范围；

　　（二）负责本单位资助档案的整理、归档和保管工作，并指导中职学校完成资助档案的整理、归档；

　　（三）制定本单位资助档案借阅、保密和保管等规章制度；

　　（四）贯彻执行市资助中心档案管理指导意见。

　　（五）具体负责到期资助档案的鉴定销毁工作。

　　第八条中职学校职责

　　（一）按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》（渝教办〔2008〕88号）规定，负责按本单位学生资助和日常管理资料的收集、整理、归档、保管、统计和利用等档案建设工作；

　　（二）贯彻落实区县资助中心档案管理指导意见。

　　第三章归档范围

　　第九条市资助中心档案归档范围。主要包括全市资助经费预算及监管、区县中职资助上报材料、信访投诉查处等管理档案。

　　（一）资助经费预算及监管档案主要是指在每学期（年度）下达各区县资助中心的中职专项财政补助资金预算文件和资金使用监管相关资料。

　　（二）区县上报材料主要是指在中职学生资助日常管理工作中形成的有保存价值的.各种相关材料及统计报表等。

　　（三）信访投诉查处档案主要是指按《重庆市信访条例》（2009年修正本）规定，查处信访举报或投诉中职学校资助工作违纪违规行为工作中形成并处理完毕的、具有保存价值，经整理立卷保管的调查取证、处理结果等各种原始资料：

　　1.查处依据材料：检举、揭发、申诉材料，领导批示，会议决定；

　　2.调查报告和取证、证明材料；

　　3.有关查处的决定材料：会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

　　4.处理结果正式文件。

　　第十条区县资助中心档案归档范围。区县资助中心负责保存资助档案主要是指在落实国家和市中职学生资助政策、规章制度建设、日常工作管理与督查、信访查处过程中形成的有价值的各种载体、介质（纸质、电子文档）等不同形式的历史记录等：

　　（一）本区县落实中央和市中职学生资助政策实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

　　（二）全日制中职学历教育学生学籍注册、异动（包括转入、转出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况）名册（仅限于学校上报的学籍注册、异动批复名册复印件）；

　　（三）学校受助学生初审名册，校内公示结果及投诉处理情况；区县教育、人社、财政及有关部门审核受助学生名册；

　　（四）中职资助专项资金预算文件、资助资金拨付（含区县集中支付学生国家助学金名册）银行凭证，学校资助资金结余上交区县财政的银行凭证，资助经费管理、拨付及使用等相关资料；

　　（五）定期或不定期检查中职学校落实中央和市、区县资助政策情况的相关资料；

　　（六）信访、举报、投诉中职学校资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料；

　　第十一条中职学校档案归档范围。中职学校负责保存资助档案主要是指在落实国家、市和区县中职学生资助政策、规章制度建设情况，受助学生资格审查资料，资助资金使用管理、信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录等：

　　（一）学校落实中央、市和区县中职学生资助政策实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

　　（二）享受中职资助学生的学籍异动名册；

　　（三）全日制中职学历教育一、二年级学生分专业、班级名册及学生学习（实习、实训）考勤统计表；

　　（四）教师授课学科（一、二年级）学生成绩考核（查）登记表，实习（实训）考核名册、期末考试名册等学生学习成绩考核记录表（按学校教学档案管理归档）；

　　（五）国家助学金、学费和住宿费减免申请、评审材料，公示结果及投诉处理记录；

　　（六）申请中职资助财政专项资金各种表格；

　　（七）中职学生银行卡发放登记表，学期国家助学金申报及发放人数统计表，资助资金收支（含学校支付国家助学金学生名册）银行凭证，家庭经济困难学生减免学费、住宿费签字确认表，学校资助资金结余上交区县财政的银行凭证，资助经费管理、拨付及使用账簿等原始记录及相关资料；

　　（八）学生、群众投诉问题处理记录。

　　第四章档案整理与归档

　　第十二条档案整理

　　（一）装盒与文件编排顺序

　　档案盒外表面规格为310mm×220mm（文书档案盒，内装A4纸），厚度任选。

　　每类档案分类装盒。装盒时，每份材料视作一份文件：数据统计类表格按年度汇总表及附表、季度（月）汇总表及附表、其它材料顺序存放；文件或其它材料以中央、市、区县和学校分级次按时间顺序存放。

　　（二）卷内文件目录按档案盒内的文件名称顺序编制页码清单。

　　（三）归档号编制

　　档案号编制规则示例为（简称：档号）：

　　500—区县代码—中职学校编号—档案类别—顺序号

　　其中：500—重庆地区代码；

　　区县代码—（见附件一）；

　　中职学校编号—由各区县按学校数用阿拉伯数字1、2、3……顺序编排；

　　档案类别号—按第八条档案分类规定用阿拉伯数字1、2、3……顺序编排；

　　顺序号—同类档案（按学校及招生年度、专业、班级归类）以阿拉伯数字1、2、3……顺序编排。

　　此外，市、区县资助中心档案编号应删除编码规则中的 “区县代码”、“中职学校代码”项。

　　（四）归档时间

　　各级资助档案按年度进行整理和归档，应在每年4月前完成上一年度的档案整理与归档工作。

　　第十三条档案保管

　　（一）市级资助档案应按市教委机关档案管理有关要求，妥善保管。

　　（二）区县资助档案应按各区县教委机关档案管理有关要求，妥善保管。

　　（三）学校资助档案应按市教委、市档案局《重庆市中小学档案管理办法》（渝教办〔2008〕88号）规定，及时移送学校档案室，妥善保管。

　　第五章附则

　　第十四条本细则由重庆市教育委员会和重庆市人力资源和社会保障局负责解释。

　　第十五条本细则自发布之日起实行。

　　资助档案管理制度 16

　　第一条为规范我校学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

　　第二条本办法所称学生资助档案是指学生资助工作开展过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文件材料、电子文档、图表、声像等不同载体的'历史记录。

　　第三条归档的文件材料必须按年度归档（特殊情况除外），各院（系）、校学生资助管理中心在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别归档。

　　第四条各院（系）、校学生资助管理中心应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、归档、保存学生资助业务材料，确定归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。学生资助档案应使用专用铁皮柜保管。经办人员应保证经办文件的系统、完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向交接人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第五条学校学生资助工作档案管理工作由学生资助管理中心具体实施。各院、系安排专人负责本院、系学生资助工作档案管理工作。

　　第六条学校学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查院、系开展档案管理工作。

　　第七条各院、系职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作。

　　第八条学校学生资助管理中心归档材料：

　　（一）家庭经济困难学生认定相关材料；

　　（二）生源地贷款相关材料；

　　（三）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关材料；

　　（四）建档立卡相关材料；

　　（五）服兵役学生学费资助相关材料；

　　（六）绿色通道相关材料；；

　　（七）学校优秀学生奖学金相关材料；

　　（八）学费减免相关材料；