制定合理的工作计划

时间：2023-04-25 13:38:16 工作计划我要投稿

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制定合理的工作计划

第二章做最有效率的工作者制定合理的工作计划　　要充分利用时间，就要制定时间计划。　　只要你有时间计划，　　就可以按照计划顺利进行，做事到位。　　工作必须要有计划。无论是对于自己未来的整体计划，还是处理每一天的工作的计划，都是你充分利用有限的时间和精力，为自己的事业大厦不断夯实基础所必不可少的。　　对于职场中人来说，如果预先没有周详的计划，没有想好自己将要走的每一步，即使有再多么宏伟的目标也只能是望洋兴叹。有限的时间和精力都被所走的弯路消耗掉了，当他们好不容易回到正轨上来时，却发现自己已经没有力气走下去了。所以，必须从一开始就在每一次行动之前定好计划，尽可能做到在最短的时间内，花费最少的精力能够取得有效的成果。　　现在，让我们一起分享一个小故事，或许它比一板一眼的说教更能使你领会到计划的重要性。　　1976年的冬天，当时的迈克尔19岁，在休斯顿大学主修电脑。他是一个狂热的音乐爱好者，同时也具有一副天生的好嗓子，对于他来说，成为一个音乐家是他一生中最大的目标。因此，只要有多余的一分钟，他也要把它用在音乐创作上。　　迈克尔知道写歌词不是自己的专长，所以又找了一个名叫凡内芮的年轻人来合作。凡内芮了解迈克尔对音乐的执着。然而，面对那遥远的音乐界及整个美国陌生的唱片市场，他们一点渠道都没有。　　在一次闲聊中，凡内芮突然从嘴里冒出了一句话：　　“What you are doing in 5 years？”（想象你五年后在做什么）　　迈克尔还来不及回答，他又抢着说：“别急，你先仔细想想，完全想好，确定了再告诉我。”迈克尔沉思了几分钟，开始说：“第一，五年后，我希望能有一张唱片在市场上，而这张唱片很受欢迎，可以得到大家的肯定；第二，五年后，我要住在一个有很多很多音乐的地方，能天天与一些世界一流的音乐家一起工作。” 　　凡内芮听完后说：“好，既然你已经确定了，我们就把这个目标倒过来看。如果第五年，你有一张唱片在市场上，那么你的第四年一定是要跟一家唱片公司签上合约。　　“那么你的第三年一定是要有一个完整的作品，可以拿给很多很多的唱片公司听，对不对？　　“那么你的第二年，一定要有很棒的作品开始录音了。　　“那么你的第一年，就一定要把你所有要准备录音的作品全部编曲，排练好。　　“那么你的第六个月，就是要把那些没有完成的作品修饰好，然后让你自己可以一一筛选。　　“那么你的第一个月，就是要把目前这几首曲子完工。　　“那么你的第一个礼拜，就是要先列出一个清单，排出哪些曲子需要修改，哪些需要完工。” 　　凡内芮一口气说完了上述的这些话，停顿了一下，然后接着说：“你看，一个完整的计划已经有了，现在你所要做的，就是按照这个计划去认真的准备每一步，一项一项地去完成，这样到了第五年，你的目标就实现了。” 　　说来也奇怪，恰好是在第五年，1982年时，迈克尔的唱片开始在北美畅销起来，他一天二十四小时几乎全都忙着与一些顶尖的音乐高手在一起工作。　　看完这个故事，这中间的道理大家应该都明白了：不管做什么事情，仅仅低头努力去做是不够的，必须有一个详细的计划，然后把计划中的每一步的准备好，接下来的事情就很简单了，只要一步一步地去完成就行了，当你把最后一步完成的时候，你就会发现，目标已经实现了。　　譬如你准备建造一栋房子，那你首先得有一张详细的设计图纸，能够让人一眼就看清楚房子的结构、外观，房间的规格多少，窗户如何安置等等。而为了将这栋房子建好，你就必须得反复思考，再三斟酌，认真制定行动的步骤。然后，依照设计图纸，从打地基开始，一步步地进行下去。　　这和我们每天的工作也是如此的相似。如果从早上一上班就毫无头绪，抓起那个做那个，那结果不是完不成工作，就是有的工作忘了做。精心安排好的计划尚且有意外的出现，更何况本就没有预先的设想呢？所以，每次开始工作前必须想好要走的每一步。　　事情是如此的多，而工作又千头万绪。不少人抱怨：每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘，真不知道该怎么办才好？　　其实，在工作中，如果你准备制定计划，把自己的时间合理地安排好，请记住下列这些成功的要诀：　　1．时间计划要详尽而且实际。　　制定计划时不要超过你的实际能力范围，而且内容一定要详尽。比方说，如果你想学习西班牙语，那么你不妨制定一个学习计划，安排星期一、星期三和星期五下午5：30开始听20分钟的西班牙语录音磁带，星期二和星期四学习语法。这样一来，你每个星期都能更实在地接近、实现你的目标。　　2.设定起始日期。　　强制自己按时完成工作任务是让时间增值的有效方法。有些意志不坚定的人，也许会不自觉地宽容自己，少做一天也无所谓，推迟一天也不要紧。要知道，任何事都有期限，有时候往往是由于设定期限的观念不强，而坏了大事。　　3．负责任地制定计划。　　不要为自己的间题去埋怨别人，而应该设法解决这些问题，并且防止它们再度发生。有效地管理好自己的时间，并把它们用在最有意义的事情上。如果你从来没有过属于自己的时间，那么停下来，不要再去埋怨或责怪外部因素，间题可能出在你自己的身上。　　4．平衡分配时间。　　在你每个星期的时间规划中，不要忘记了平衡分配时间的重要性。时间规划的内容应该包括工作、娱乐、家人相聚、朋友相会以及精神领域的追求。在规划每周的时间时，一定要给自己留出一点时间，并且像做其他事情那样把要点记在你的记事本上。　　比如说你在记事本上注明了星期三的晚上21：00至23：00阅读书籍，那么除非在那个时间里发生了特别紧急的事情，否则不要因为是留给自己的时间而掉以轻心，随便改变计划。这样做不但能保证你得到属于自己的时间，还能让你每个星期都有一个愉快的期盼。这两个小时是你送给自己的札物，要由此开始，慢慢地增加留给自己的时间。　　随着时间的推移，你会渐渐地对在挂历或记事本上计划时间的做法习以为常，养成合理使用时间的好习惯。反过来，这个良好的习惯又有助于你更好地计划时间和决定优先顺序。　　每隔几周安排一天作为“预备时间”，在这一天里不要安排任何活动，也用不着规划它。这一天只用于去完成前面未完成的工作。　　5.讲求效率与效果　　效率和效果永远是衡量做事程度的标准。要想讲求效率与可从以下4点来做：　　（1）采取快捷的工作方式。　　完成一项工作有多种方式去工作，将不知节省多少时间如果一生都能采取快捷的方式比如通知各个部门召开一个会议，你是一个个打电话通知，还是写信或发传真？显然写信的方式最慢，传真和打电话同样快。如果打电话，受话人不在办公室，你还需要再联系，半天后才能找到受话人，还是没达到快捷的目的。而如果发传真，无论受话人在不在办公室，他回到写字台时都会看到，可以节省再次打电话找受话人所浪费的时间。对于完成同样的工作而言，高效工作者总是善于动脑子，能比别人更加快捷迅速地完成任务。　　（2）只做自己该做的事。　　一个人的精力是有限的，所以做事首先要考虑自己的身份，该你做的事要努力去做，不该你做的事就不要多管，除非有特别的原因。　　（3）激励自我。　　为了达到工作目标，你可以事先给自己制定一个奖惩措施。例如，每完成一项工作任务，为自己记上一笔，等到完成若干项时，允许自己去游玩一番，或者奖励自己和同事、朋友到大饭店吃一顿。如果工作完成不了，你必须受到惩罚。　　（4）全力以赴冲刺。　　做事情全力以赴，任何困难都可以迎刃而解。所以，善用时间者在任何时候都在向时间的终点全力冲刺。你若决定几点钟之前做什么，就要在这个时间到来之前毫不松懈地干到最后。以工作时间为例：如果5点钟下班，那么在表的指针完全指内5点以前对工作要全力以赴，5点以后再做回家的准备，才是正确的态度。　　一个最有效率的工作者要想在工作取得丰硕成果，不能只是盲目地去“奋斗”、“拼搏”，你必须先对自己的行动做一个周详的计划。要具体到每一次的行动都这样做，才能确保每一次行动的有效成果最后累积成为事业的成功。　　

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