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大型专项审计项目虚拟团队组织模式研究
作者：孙颖张强
审计月刊 2015年08期
大型专项审计项目是指围绕某一主题，由上级审计机关统一组织下级审计机关在全国、全省等较大范围内共同开展的审计项目。通过集中各级审计力量，统一组织项目，对政府关心重视、群众普遍关注、经济社会发展迫切需要的一些重大事项开展审计，可以有效发挥审计监督的最大合力，提高审计工作的整体性、宏观性和建设性，也是审计机关践行科学审计理念、在更高层次上发挥审计“免疫系统”功能、推动完善国家治理的重要途径和抓手。深化改革新时期，政府和公众对审计工作的要求进一步提高，专项审计项目常规的组织和管理模式已经不能很好地适应审计业务的发展和审计目标的提高，审计实践中暴露出的资源充分利用率低、整合不够、成本浪费、效率不高等问题，需要重点关注和解决。
一、目前审计项目组织管理模式存在的问题
随着社会经济的快速发展，社会各阶层各领域出现的问题愈加增多.需要政府相关部门广泛关注。我国每年都要进行大型专项审计项目，涉及地理范围广，动用资源多。在不断实践中，也暴露出一些问题，影响和阻碍了审计工作的发展。
一是审计资源整合不够，资源使用交叉重叠。国家审计机关每年都进行大量的审计项目，涉及经济责任审计、预算执行审计、财务收支审计等多种类别，有的涵盖或者涉及了大型专项审计项目的内容，有的由于不在其审计范围，数据和材料被搁置，未进行重点关注，而大型专项审计项目启动时又重新进驻被审计单位，造成资源使用重叠，浪费成本。
二是组织协调工作不到位。目前大型专项审计项目组织人力资源分散，重要信息上报不及时，且漏报情况屡有发生，致使一些重要的行业或领域信息资料不完备，或者信息不能够充分共享。
三是审计质量控制难度大。专项审计项目往往是受到广泛关注的社会或经济的焦点性问题或某个重要行业的总体情况，国家审计机关高度重视。然而专项审计过程中，由于时间紧，往往采取突击式工作，一些重要点因无法得到深入调研而被放弃。
四是采用的技术方法不够先进，致使审计效率较低。计算机辅助审计应用不够普遍，大型数据库不够完善，未成熟应用数据挖掘技术，程序流程图、实际或模拟数据文件法等方法还未成为主要的审计方法，不能使审计业务和计划得到高效执行。
五是审计人员的智慧和能力未得到充分发挥。目前大型专项审计项目周期较短，任务量大，审计人员疲于应付数据和材料的收集与审核，没有时间深入思考，更不用说打破常规，运用立体思维、系统思维、发散思维去科学推理；抓住先机和重点。
二、大型专项审计项目虚拟团队的构建和管理
针对大型专项审计项目实践中所存在的问题，笔者认为可构建大型专项审计项目虚拟团队组织模式，以突破传统审计模式，为实现审计全覆盖奠定组织管理基础。
（一）大型专项审计项目虚拟团队的概念
随着社会经济系统复杂化程度的提高，大型专项审计项目涉及的领域越来越广，传统审计项目组织方式的弊端愈加凸显。笔者以虚拟项目团队理论为基础，提出大型专项审计项目虚拟团队的概念，即大型专项审计项目虚拟团队是基于特定的专项审计任务，具有共同目标、资源共享、优势信息互补，利用先进的电子信息技术，跨越时间、空间和组织边界，未打破常规审计工作的虚拟网络中的审计工作群体。虚拟团队中的成员没有经过空间的变化，不通过专门组织人力物力，却能够让即使分散的审计主体致力于共同完成某一具体任务，最大限度地发挥审计机构的效能和优化资源布局。大型专项审计项目虚拟团队突破了传统的审计项目组织的概念和限制，为审计人员更充分地发挥自身潜力提供了机会，并为审计资源整合和共享创造了条件，能够在很大程度上提高审计业务的效率。
（二）大型专项审计项目虚拟团队的工作周期拓展与团队构建
以往大型专项审计项目和常规审计项目的人员组织都有较为明确的项目周期性，依据任务量和委托方的要求制定审计方案，明确项目期限。通常一个审计项目团队周期包括团队组建（团队领导任职、职能组成立、人员组合）、团队业务及制度执行、团队考核和团队解散等阶段。本研究将大型专项审计项目虚拟团队的工作周期进行时间上的长期性拓展，尽量使项目常态化。国家审计机关主要决策者和研究支持部门对重大社会与经济问题进行研究，或接受上级机构与其他部门的指导和建议，确定当前一段时期内（可为五年期）的重大问题，作为大型专项审计项目的主题。
第一阶段：启动阶段
大型专项审计项目主题确定（立项）后，考虑区域重点、专业特长、领导职级等因素，从国家审计机构及地方审计机构中抽出不同地域、不同专业、不同行政部门和较高领导职级的人（其往往正承担着不同的审计项目）成立专项审计领导小组。领导小组制定审计目标、重点任务、工作制度，并分析任务特征，确定年度内相关的常规审计项目点。例如，一个大型环保审计项目实施前，应分析当前我国社会环保领域的具体情况、关键任务和发展方向，确保审计任务内容的全面性，还应考虑当前正在进行的或本年度内计划将要进行的工业企业、交通部门、发展改革部门、财政部门等的相关经济责任审计、预算执行审计等常规审计项目中与审计任务相关的项目点，从其中抽出少量人手，组成专项审计项目核心组。核心组成员不必过多，以10个左右为宜，一般为相关项目组中不担任“主审”职责的审计工作经验丰富的人员，其调查分工领域要包含环保方面。核心组负责前期调研，项目任务的需求分析、分解任务，确定重点问题方向。
本阶段虚拟团队的特征与实施难点是项目初期人员磨合不够，效率较低，又同时承担着本职审计工作，因此可能会出现抵触情绪，相互之间认同度不够，对问题的方向性所持观点不同，较难达成一致意见。并且组织结构不稳定，易出现团队成员频繁调换、调整等情况。因此，本阶段专项审计领导小组应加强沟通协调，尤其是对核心组成员的选择，需要仔细斟酌，综合考虑，以及对核心组成员的上级领导和下级成员之间需加强交流工作，以提高核心组成员的工作热情，理顺工作机制。
第二阶段：构建阶段
设计专项审计项目虚拟团队的总体结构框架和功能模块，并基于现有审计网络系统，搭建运行环境，进行试运行。专项审计领导小组和核心组共同确定虚拟团队的总体架构和团队成员，包括抽出相关审计项目点的基层审计组织与成员，制定顺畅的工作机制和科学合理的工作方法。虚拟团队的构建指的是团队结构和组织模式的构建。随着大型专项审计项目的常态化，其具有依托于现有常规审计项目的特性，因此，在团队结构不变的情况下，团队成员个体会进行阶段性调整，各个常规审计项目的开始和结束点，都是大型专项审计项目虚拟团队的基层组织和成员个体的调整环节，在工作机制中需要加入衔接培训或视频会议，交代工作进展与业务状态。因此，虚拟团队需要在其依托的常规审计项目结束或下一个项目开始时进行工作交接，构建一个小组进行工作交接业务，可由核心组中的成员承担。
本阶段虚拟团队的特征与实施难点是团队成员基于较高的交叉性审计任务，会出现较多的沟通、协调问题，此阶段应强化团队成员角色。此外，根据项目的主题和特点，要制定明确的信息规范、标准及各项工作要求。
第三阶段：完善与常态阶段
此阶段主要是项目系统的稳定维护，项目正式运转起来后，逐步进入完善与常态阶段，工作机制进一步调整，建立公共信息库和组织的信息地图，并及时更新信息库。建立正规培训和在线支持制度，对团队成员使用网络沟通技术进行正规培训，并保证虚拟团队成员能够随时获得在线的培训和技术支持，可将有关技术的课件和操作演示放在系统网络中方便团队成员选择学习。
此阶段虚拟团队的特征与实施难点是基层组织和成员个体在依托项目结束或开始时的调整环节是团队成员重组的关键时刻，应更加注重沟通和交流，形成积极向上的虚拟团队文化。
作者介绍：孙颖，张强，审计署审计科研所
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