常用的办公室英语有哪些？

时间：2024-10-11 05:02:09 学人智库我要投稿

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常用的办公室英语有哪些？

　　介绍给大家一些在办公室里常用的英语，比方说老板什么鸡毛蒜皮的小事都要管我们该怎么形容?在影印室里请同仁让你先印个两页又要怎么说?还有这两句话，"Hepushesusveryhard."和"Heisverypushy."意思到底一不一样呢?

常用的办公室英语有哪些？

　　1. He is gone for the day.

　　他今天都不会在了。

　　当有人要找某某某，而他正好不在时，通常有两种情况。一是这位仁兄暂时离开，可能是去洗手间，可能是去复印东西。这时候我们可以告诉人家。"He/She is not at his/her seat right now." 意思就是他现在不在座位上。这句话的意思其实是说这个人就在附近没有走远，很快就会回来。当这种情况发生时，你不妨再补充一下， "He is not here, but he is around." (他现在不在，不过他就在附近。)或是 "He is not available right now, but he will be back in a few minutes."(他现在不在，但过不久他就会回来。)

　　另外一种情况呢?就是这位仁兄早早就收工，回家陪老婆或是提早下班跟女朋友约会去了。如果是这种情况的话，我们就可以说，"He is gone for the day." 言下之意就是他今天都不会再出现了。如果很不幸地，老板正好有急事要找他，而他却己经gone for the day，想必老板的脸色不会太好看。说一个实际的例子来加深各位的印象，不久前老板打电话来办公室有急事要找某一位仁兄，结果我左找右找都不见他的踪影，连他的包包外套都不见了，想必是跷班了。老板问我，"Is he gone for the day?" 我只好据实回答 "Yes, he is gone for the day."。唉，难得跷班一次就被老板逮个正著。看看时钟才下午三点，这位仁兄这下可惨了。

　　2. My boss is a micromanager.

　　我的老板事必躬亲。

　　Micromanager是老美常用来批评上司的一个字眼。因为micro是「微小」的意思。所以micromanager就是用来形容一位上司事必躬亲，连一些鸡毛蒜皮的小事情他都要指导你如何完成。比方说他请你画一份草图，但却详细交代这里线要多粗，颜色要多黄，完全不给你自由创作的空间。这时你就有权跟其它人抱怨，"He is such a micromanager!"

　　其实micromanager是从micromanage这个动词衍生出来的。在工业化早期的年代，很多工人所受的教育并不多，所以管理阶层必须告诉这些工人每一步要做什么，一个口令一个动作，以确保工作能顺利完成，这样子的管理方式就叫micromanage。但现在的企业都是讲究弹性(flexible)，所以当你听到，"My supervisor likes micromanaging everything in this office."(我的上司喜欢管任何微不足道的小事。)就是批评上司违反这种弹性原则，完全不给员工自由发挥的空间。

　　3. May I jump in for two pages?

　　可不可以让我先印两页。

　　大家都有过类似的经验吧?要去影印两页东西，结果排在前面的人拿了一叠厚厚的「小笨霖英语笔记」在那里狂印，天啊，看来还有二百多页，真是浪费公司的资源。这时如果你想插一下队，请他让你先印个两页让怎么说?最生活化的说法就是，"May I jump in for two pages?" 这里用到jump in这个短语，意思就是插一下队，让我先印的意思。

　　4. I want to ask you a question regarding my salary.

　　我想要问一个关于我薪水的问题。

　　问别人一个问题可以简单地说，"I want to ask you a question." 等对方接话之后才陈述自己的问题。但是这样子问没头没脑的，不是很好。所以通常美国人在对话时会开宗明义地指出是关于什么样问题。最常见的用法就是在 question之后接about或是regarding之后再加你所想要问的问题。比方说"I want to ask you a question about my salary."或是"I want to ask you a question regarding my salary."就是我想请教你一个关于我薪水的问题。

　　另外有一个小技巧分享给大家，我们要问别人问题时通常是通过打电话的方式进行，通常对方会先问你，"May I help you?"，之后你就可以回答，"Yes, I want to ask you a question about/regarding..." 但是还有一个句型我觉得也很实用，就是直截了当地说，"I'm calling about/regarding..." (我打电话给你是为了……)这样是不是简捷多了呢?例如，"I'm calling regarding a new product I found in your catalog."(我打电话来是关于一个你们型录上的新产品。)或是"I'm calling about a job opening in your company."(我打电话来询问一个在贵公司的工作机会。)

　　5. Where did you keep the files?

　　你的档案都放哪里?

　　你把档案「放」哪里，一般的情况下我们大概会说，"Where did you put the files?"但是我上次去交一份表格，那位秘书小姐却是问旁边的人，"Where did you keep the files?" 所以她用的是keep the files而非put the files。

　　后来跟老美讨论的结果，才发现原来put和keep都可以用。严格说起来put是单纯「放」在那里的，而keep有「保存」的意思。不过两者其实意思很接近。比方说你喝完了牛奶，我对你说，"Please put the milk in the refrigerator."(请把牛奶放回冰箱。)或是"Please keep the milk in the refrigerator."都行。

　　6. How long is it gonna be? Probably?

　　大概需要多久啊?

　　当我们请人家办一件事时，最不希望在那里枯等。所以呢?最好的方式就是先问一下，"How long is it gonna be?"(需要多久呢?)有时候可以视情况在句尾加上"Probably?"就是请对方大概估算一下，不需太过精确。比方说你拿一台仪器去修理，就不妨顺便问一下，"How long is it gonna be? Probably?" 大概需要多久时间?(注gonna是口语用法，也就等于going to)

　　像这种「大概多久」的问法，也可以用到approximately这个词。比方说，"Approximately how long will it take to arrive home?"(大概需要多久才到家呢?)

　　7. I would like to request my travel reimbursement.

　　我的旅费需要报帐。

　　别的单词可以不会，reimbursement 这个词一定要会。所谓的reimbursement就是指你买东西或是出差自己先垫钱，回来之后要把这笔钱跟公司报帐。记得刚来美国时，每次我都很大方地说，"I want my money back." 当然最后也是顺利把钱给要回来了，但是这样子吃相是不是太难看了些?后来才知道原来老美都是用reimbursement这个词。所以记得喔，下次当你出差回来需要报帐时，就可以问一下承办人员，"Which forms do I need to complete for my travel reimbursement?"(我需要填什么表来报我的旅费?)

　　另外还有一个词petty cash reimbursement也许各位有机会用到。所谓的petty cash就是小额的现金。通常是当你买一些小东西而没有收据时，没法给你用正常的管道报销，这时就可以申请petty cash reimbursement。比方说开会时老板要你去买pizza请大家吃，像这种小钱就可以用petty cash reimbursement来报销。而你收到的将会是现金而不是支票。

　　8. Our boss pushes us hard.

　　我们的老板对我们很严格。

　　要形容自己的老板很严格，有几种不错的说法。第一种说法是，"He pushes us hard." 意即，他对我们逼的很紧。注意，常有人认为 "He pushes us hard." 和 "He is very pushy." 是一模一样的意思，其实这是一个错误的理解。"He is very pushy." 的意思是他是一个很主动积极的人，也就相当于"He is very aggressive."这跟push hard(逼得很紧)是不一样的意思，请不要搞错了。

　　第二种说法是，"He is a over-the-shoulder type of person." 所谓over the shoulder是在肩膀后面的意思。这意谓着你的老板天天就站在你的背后看看你在做些什么事。言下之意自然是老板紧迫钉人，对属下要求严格之意了。

　　如果以上两种说法你觉得太困难了，你还可以用最简单的第三种说法。"He is a tough guy."或是"He is a demanding guy."Tough跟demanding在这里都是形容一个人要求属下很严格的意思。

　　9. Could you please sign the paperwork and return it to me by 4pm?

　　你能不能在所有的文件上签名然后在四点以前还给我。

　　Paperwork是一个在办公室常常用到的字眼，凡是需要填的各种表格(form)，或是需要签名的文件(document)，契约(contract)等，都可以简单地称之为paperwork。这个字可以指具体的文件本身，比方说，"I will give you my paperwork tomorrow."(我明天会把申请表交给你。)或是 "I cannot find my all of my paperwork."(我找不到我所有的文件。)也许各位已经注意到，paperwork是一个不可数名词，所以通常不在句尾加 s。

　　Paperwork也常指抽象的文书往来的过程，比方说"I need to go through a lot of paperwork before I get my Visa."(在拿到我的签证之前，我必须经过繁复的文书往来过程。)或是你如要强调你必须走过许多个办公室去完成这些 paperwork，可以说walk through paperwork。比方说，"I have to walk through my paperwork before I can get my job done."(在我把工作作完之前，我必须先完成这些文件。)

　　10. Please don't hesitate to contact me if you have any questions.

　　如果你有任何问题的话，请不要犹豫，立即跟我连络。

　　类似例句的用法常见于电话的交谈或是e-mail，书信往来的最后。这是一种很客气的讲法，请对方如果有任何的问题尽管问没关系。常见的讲法还有诸如，"Please let me know if you have any questions."或是"Please feel free to call me if you have other questions."都是同样的意思。

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