电子邮件的格式

时间：2024-11-22 19:11:08 雪桃好文我要投稿

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电子邮件的格式

　　电子邮件是在互联网或其他计算机网络上，从一个用户（发件人）发送到一个或多个其他用户（收件人）的数字化信息。下面是小编为大家收集的电子邮件的格式，欢迎大家分享。

电子邮件的格式

　　一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

　　●主题

　　●称呼与问候

　　●正文

　　●附件

　　●语言与编码

　　● 签名

　　●回复邮件

　　●发送、抄送、密送

　　主题

　　不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。

　　称呼与问候

　　邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“xx经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“xx先生”、“xx小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All ”。开头写“Hi ”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。正文

　　正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

　　附件

　　如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

　　语言与编码

　　由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要；中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。

　　签名

　　每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。

　　回复邮件

　　收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特别是对一些紧急重要文件；若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作；回复的字数尽量不要少于10个字，以示尊重。

　　发送、抄送、密送

　　TO：TO指接收者。TO的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。 CC：CC指抄送。CC的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但如果CC的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

　　BCC：BCC指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC的人，一般用于非常规场合。其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列；按职位等级从高到低，或从低到高。

　　注意！

　　当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

　　二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。

　　公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

　　1)问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

　　2)信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。）

　　(一)关于主送

　　应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

　　确定收件人规范是：

　　a)请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

　　b)受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权归属写明主送人和抄送人。

　　(二)关于抄送

　　抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

　　1.应当抄送的情况

　　a)除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。

　　b)向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。

　　c)上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。

　　d)下级因特殊情况必须越级请示时，应当抄送给被越过的上级。

　　e)上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。

　　2.不应当抄送的情况

　　凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。

　　范文：

　　电子邮件 1

xxx：

　　您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功的为IBM/HP/SUMSUNG/微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：xxxx，对我们公司有更多的了解。

　　附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。请您查收。

　　如有任何问题或者建议请您随时与我联系!希望我们能达成互补，在未来有合作的机会!感谢您对我工作的支持!

　　祝您工作开心快乐!

　　xxx有限公司

　　电子邮件 2

尊敬的读者朋友：

　　非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持!为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士!您只要点击“接受”，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。

　　作为世界经理人网的姊妹网站，尚品·人生网以“享受成功品味生活”为使命，让成功人士在取得财富成果的同时，也能尽情享受丰盛的人生，得到生活与事业的和谐平衡。非常感谢您的关注，期待您加入尚品·人生网!

此致

敬礼!

　　20xx年xx月xx日

　　电子邮件 3

尊敬的xx客户：

　　感谢您长期以来对我公司的关心与惠顾!目前因网络使用客户激增迫使我们要对网络进行扩容与改进，以方便客户，提供最有效的服务。您有什么意见和建议敬请提出。我公司的E-mail地址：

　　20xx年xx月xx日

　　电子邮件 4

亲爱的刘老师:

　　你好！

　　我叫xxx，是xx理工学院电气与自动化工程学院自动化专业的xx级本科生。通过贵校硕士招生信息的介绍和姐姐的推荐，我希望能有机会攻读贵校硕士，所以冒昧的给您发了一封邮件。非常感谢您在百忙之中抽出空阅读我的邮件。谢谢大家！

　　20xx年参加全国研究生考试，政治60，英语54，专业1 108，专业2 102，排名第20。根据贵校这个方向的招生人数，我可能有机会参加贵校的复试。本科的时候，成绩很优秀。四年来一直在班里名列前茅，多次获得二等奖学金，国家励志奖学金，三好学生称号。我特别擅长PLC编程和数学建模。在科学研究和社会实践中取得优异成绩。参加过一些科技项目的设计，比如用PLC设计一个四层电梯，用汇编和C语言实现一个多功能电子闹钟。我们团队三个人，我是组长，主要负责时钟的高温报警部分。后来参加全国数学建模竞赛，获得省二等奖。

　　我在网上查了你的相关资料，看了你发表的一些文章。我对您的研究课题很感兴趣，所以非常希望能在您的课题组攻读硕士学位。我相信通过自己的努力，我可以完成硕士期间的任务。

　　请韩海冒昧写信！同学们期待你们的回复，谢谢！非常感谢！

　　祝你身体健康！工作愉快！

　　附上我的简历和我四年的学习成绩。请花更多的时间阅读它，并再次表达我诚挚的谢意！

　　学生:xxx

　　20xx年xx月xx日

　　电子邮件 5

亲爱的老师:

　　你好！

　　我来xxx，是xxx学院电气信息工程学院自动化专业的学生。因为被贵校自动化学院的控制科学与工程专业吸引，适合自动化行业未来的发展趋势，也适合我的本科专业，所以今年报考了贵校自动化学院控制科学与工程的研究生。考研考了383分(政治56分，英语77分，数学120分，专业课130分)。

　　最近我也有幸看了你的文章，对你的研究相当感兴趣。看了老师的一些资料，很佩服你，希望成为你的研究生。能得到您的指导将是我莫大的荣幸。

　　我对自己进行了仔细的考虑和评价，我认为我在大学四年中所学到的知识和掌握的实验技能是有资格协助你进行研究的。本科期间，我一直严格要求自己，不断追求进步，连年获得综合奖学金(2次)和国家励志奖学金(1次)。专业上不断学习创新，20xx电子设计大赛产生的xxxx获得“xxxxxx奖”。另外，我同学完成xx是我们大学的大学生科技创新项目。

　　在专业和综合学习上，我从来没有放松过对自己的要求。

　　一次性就通过大学英语四级(527)六级(512)，听说读写能力较好，基本可以交流。我在计算机技能方面获得了国家计算机二级(C语言)证书。

　　课后，我喜欢跑步、打羽毛球、乒乓球等活动。

　　最后，我性格开朗，态度端正，谦虚谨慎，踏实认真，懂得拯救和珍惜生命。我感觉自己有目标，有做事的计划，可以不断的朝着目标前进。我一直相信“天道酬勤”，我相信通过学习和努力，我会有所收获。

　　我真诚地希望成为你的学生，接受你的指导。当然，我会努力准备复试，争取高分，这样才能胜任老师和你的学生。我认为我最大的优点是我态度端正，我相信我能完成老师布置的任务。如果我考不上，我会一直关注你，希望以后能接受你的指导。

　　非常感谢您花时间阅读我的推荐信。我期待加入你们的研究团队。

　　祝你身体健康，工作顺利。

　　xxx

　　20xx年xx月xx日

　　拓展：使用电子邮件的礼仪

　　1、撰写与发送

　　（1）在地址栏虚准确无误地键入对方的邮箱地址，并简短地写上邮件主题，以使对方对收到的信息先有所了解，在消息板块上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。