文秘工作与文书档案管理的一体化研究论文

文秘工作与文书档案管理的一体化研究论文

　　【摘要】文秘工作与文书档案管理工作有着一定的内在关系，二者即是紧密联系的又是相互独立的，对此在进行工作开展过程中，要明确二者的内在关系，通过对其一体化的研究，提升整体的工作效率与质量。对此本文主要探究了文秘工作与文书档案管理之间的关系，对其一体化管理模式进行了探究分析。

　　【关键词】文秘工作；文书档案管理；一体化

　　公文工作是文秘工作以及文书档案管理工作的重要衔接点，其中文秘工作人员负责对文书档案资源进行处理，是档案的来源，档案管理就是对文书的档案的管理者。对此通过“文档一体化”的管理，可以对二者的内在关系进行系统的衔接，可以有效地规范各种档案管理工作的操作流程进行规范，对于档案干了的效率提升有着一定的推动作用，文档管理的一体化是现代社会发展的重要发展趋势。

　　一、文档工作概述

　　（一）文秘工作与文书档案管理的关系

　　文书档案管理工作与文秘工作内容直接是相对独立的系统，但是不可否认的是在二者之间有着一定的密切关系。在日常工作的开展过程中，会形成大量的公文资料信息，这就需要大量的工作人员对其进行系统的处理，对于文秘工作来说，公文是主要的工作内容，公文质量的优劣对于档案的管理有着重要的关系，具备优质公文的质量，可以有效地提升档案管理的整体质量。所以，文秘工作是档案管理工作的基础，也是重点所在。

　　（二）文档工作的一体化概述

　　在信息时代，各种网络技术的发展以及普及，推动了文书档案管理以及文秘工作的一体化发展趋势，在整个“文档一体化”的发展过程中，要充分的融合计算机信息管理系统，对二者进行深入的融合，要把相关公文资料的形成、处理以及归档等流程统一起来，通过系统的跟踪，形成同意的文书档案资料，进而保障相关文书档案资料的标准化、规范化以及一体化发展，这是今后工作的发展趋势。

　　二、文档管理工作一体化的有效措施

　　（一）构建“文档一体化”的工作管理意识

　　“文档一体化”工作管理意识，对于文书档案管理工作的开展、档案质量的提升以及相关管理部门工作程序的简化有着一定的简化作用，可以有效地提升工作的科学化，规范了具体的工作流程，避免各种冗杂工作的产生，有效地节约了各种资源的利用率。文秘工作作为“文档一体化的”基础工作开展人员，其自身的素质能力对于整个工作的开展有着直接的影响，对此相关文秘工作人员必须要具备一定的文书档案管理一体化的意识，保障在工作开展过程中对于相关公文的文书档案处理标准化、规范化，提升其整体质量。在一个方面来说，要保障公文纸张的整体质量，明确规范其具体的尺寸规格，严格遵守相关排版规范；同时，要对公文的签发手续以及具体的审批权限进行系统的审查，对于相关公文的标题、主送单位以及抄送单位的资质进行审查，相关工作人员在进行相关公文的草拟以及定稿的过程中，要对其进行记录以及签字，保障相关字迹的清晰，为今后的档案的管理以及审查奠定基础。

　　（二）提高对文秘部门的文书立卷工作的重视

　　在开展相关文书档案管理工作过程中，较为重要的一个内容就是公文的文书立卷，文书立卷对于整个档案文书的管理有着条理化、体系化以及安全性的重要意义。在实践的工作过程中，相关公文资料在处理之后，要通过专门的工作人员对其进行梳理，通过公文的立卷、归档以及相关整理工作的开展。文书立卷工作在文秘工作以及文书档案管理工作衔接过程中，是二者的过渡环节。也就是说，在“文档一体化”的研究过程中，要通过二者的合作，通过对相关工作制定详细的预案，根据相关操作流程以及标准，确定具体的工作流程，进而有效的保障相关文书资料的真实性以及完整性，为相关工作的开展做好前期工作。

　　（三）“文档一体化”标准化构建

　　此种模式是在文秘工作以及相关档案工作的基层上开展的，要想促进其标准化建设与发展，就要与国家的相关部门规范融合起来，对于具体的内外部环境因素进行综合的整合，构建系统的标准，进而提升“文档一体化”相关系统软件的应用能力以及通用性，进而全面的增强“文档一体化”的管理模式，通过二者的紧密衔接，充分发挥工作一体化的内在优势，通过各种资源的共享以及分析，提升整体的工作质量以及效果。

　　（四）完善现有“文档一体化”的基本管理模式与制度

　　完善的管理制度可以有效地推动文档一体化的整体工作进程，是其相关工作开展的有效保障，通过相关组织制度的构建可以对具体的工作开展进行系统的统筹与建设，通过同意的监督以及管理，对各种文书资料进系统的处理以及收集，在进行相关工作的开展，可以有效的促进文秘工作以及相关档案管理工作之间的交流与沟通，进而保障管理部门的工作有效性，利用集体协商以及系统管理，实现二者内部的系统衔接，明确工作中文秘工作以及档案相关管理人员的具体责任以及权限，进而对二者开展一致的管理，通过系统的“文档一体化”管理制度构建，将文秘工作以及文书档案管理工作有效的融合起来。

　　三、结语

　　要想全面有效的促进文秘工作以及文书档案管理工作的一体化发展，就要对于二者进行详细的探究，通过二者工作的衔接点切入，强化工作人员自身的“文档一体化”管理意识，在实践过程中，不断完善相关制度的构建，通过标准化的制度设定，推动其整体发展，进而提升整体的工作效率与质量。

　　参考文献

　　[1]姚新颖.刍议文秘工作与档案管理的一体化[J].大众文艺，2014（20）.

　　[2]王瑛.简析文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].中外企业家，2015（29）.

　　[3]邹璇.论如何加强文秘工作与文书档案管理工作一体化[J].中国管理信息化，2016（14）.

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