对总部片区办公室文秘队伍建设的调查与思考论文

对总部片区办公室文秘队伍建设的调查与思考论文

　　本文主要以总部片区5个单位办公室文秘队伍（主要指从事文字工作的秘书）为对象，通过普遍调查和典型调查的方式，了解公司总部片区办公室系统文秘队伍的基本情况，对现状进行分析，有针对性地对加强总部办公室系统文秘队伍建设提出建议，探讨如何使文秘人员进一步适应公司改革发展的需要，希望对加强公司办公室系统的文秘队伍建设提供一定的参考。

　　一、基本情况

　　（一）调研对象基本情况。本次调研的对象为总部片区建设公司办公室、三个事业部和中核设计办公室文秘人员，主要为从事公文业务、文稿写作相关人员。据统计，公司总部片区办公室系统共有41人，其中文秘人员有16人，仅有1名男性。1.年龄结构。最大48岁，最小26岁。30岁以下的8人，占50%；30—40岁的6人，占37.5%；40岁以上的2人，占12.5%。2.学历构成。硕士1人，占6.25%；本科6人，占37.5%；专科8人，占50%；中专1人，占6.25%。其中第一学历为本科以上的6人，占37.5%；专科4人，占25%；高中、中专、技校的6人，占37.5%。3.专业构成。文史类对口或相近专业人员4人，占25%；理工或其他相距较大专业12人，占75%。4.政治面貌。党员10人，占62.5%；群众或团员6人，占37.5%。5.岗位职责。6人从事与文稿撰写相关的工作，即文字秘书，占37.5%；10人从事公文收发或其他相关工作，占62.5%。同时，每个人都或多或少承担信息、督办、印章、文档、保密、信访、会议等其他事务性工作。总部各事业部、中核设计办公室文秘人员同时还要兼顾党纪团工等工作。

　　（二）调研情况。本次调查问卷发放和访谈范围包括文秘人员、办公室主任、办公室主管领导和其他部门随机人员共计30人。他们对于公司总部片区办公室系统文秘队伍的意见和建议如下：1.31%的人认为文秘人员最合适的年龄为25—35岁，38%的人认为30—45岁，31%的人认为可以不限年龄。2.100%的人认为文秘人员需要实践经验及相应的培养。其中18%的人认为需要3个月至半年的实践经验，47%认为需要1年，35%认为需要2—3年；12%的人认为需要培养半年，59%的人认为需要培养1年，29%的人认为需要培训2年。3.71%的人认为文秘人员需要秘书、档案或计算机等相应的资格证书，29%的人认为能力比证书重要。4.100%的人认为公司特别是总部办公室文秘人员岗位任职需要有相应的资格或门槛。主要从专业、资质证书、工作经验和岗位层级考虑，同时也要关注政治素质、工作能力和工作态度。5.100%的人认为文秘人员的文字功底非常重要。同时还应在办公室办事、办会等业务能力方面，在对公司的战略及政策等各类信息的了解方面，在各种办公软硬件方面，以及为人处事的能力方面等均应达到一定的水平。

　　二、现状分析

　　通过调查的结果分析，公司总部办公室系统文秘队伍的特点和问题表现如下：

　　（一）年龄结构基本合理，但男女比例失调。总部办公室系统文秘人员的年龄主要在26—40岁之间，年龄结构基本合理。首先，这一年龄阶段的人员正处于精力、体力的上升和峰值阶段，对于办公室繁杂工作更能胜任。其次，这一阶段的人员基本已有一定的实践经验，能够胜任一般性的文书、秘书类工作，特别是各办公室的“笔杆子”基本在30—40岁之间，能力阅历和对公司情况的了解都有了一定的积累，基本能够满足各项工作的需要。

　　主要问题：一是公司总部片区办公室系统中只有1名男性文秘人员，男女比例严重失调。一般来说女性具有细致、稳妥、抗压能力强等特点，比较适合文秘工作。但是，公司总部片区办公室文秘人员的年龄段不仅是工作的黄金时期，也是生养子女的黄金时期，精力上容易受到影响。二是这一年龄段会更多考虑下一步的发展，但受访文秘人员普遍反映上升通道狭窄，与同时期参加工作的其他领域人员比较存在差距。

　　（二）知识结构欠佳，文秘业务能力有待加强。文秘人员中大部分为大专毕业，且专业五花八门，与文秘工作相距甚远。同时，基本没有接受过系统的理论教育，其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是文笔能力不行，就是对公司的战略、政策、机构沿袭、其他部门的情况不甚了解，在运用现代办公技术处理信息方面的能力也存在不足。仅依靠短短几天的师带徒方式，更多地只是从事一些技术性不强、靠熟悉和重复就能上手的工作。

　　主要问题：一是很多受访人员一方面认为文秘人员的文字能力很重要，另一方面又认为文秘就是做个收发文、给领导整理材料、处理杂事而已，文秘人员的工作得不到肯定和重视。二是各单位的“笔杆子”往往只有一个，缺少后备人选，且存在“能者多劳”的情况。三是受访人员普遍认为，文秘人员既要做专家，又要做杂家，即文秘业务能力要专，其他知识储备要杂，这样才能真真做到“外脑”的“辅政”作用。这样看来，文秘人员一方面被看低，一方面又被“寄予厚望”。但要达到又专、又杂，个人的资质、能力、时间的历练、系统的培养一个都不能少。

　　（三）工作经验欠缺，压力较大。一方面，大部分文秘人员从事文秘工作时，不是白纸一张，就是半路出家，缺少文秘方面系统的培养，往往是“赶鸭子上架”，业务能力欠缺。但是由于办公室工作时效性较强，且与领导直接接触，各种行为都容易被放大，因此工作压力较大。另一方面，一些文秘人员整天忙于应付事务工作，“办文办会、跑腿打杂”，成天低头赶路，很少有时间和精力去学习和思考如何进一步提高业务能力。

　　主要问题：一是总部办公室人员流动较快，一些经过培训成长起来的文秘人员在近五年中不断调离，文秘队伍经受了几乎是脱胎换骨式的更新交替。新替补上来的人员往往业务不熟悉，基本没有接受过系统的培训教育，其知识结构和能力水平与工作不适应，尤其是文字综合能力一般甚至较差。二是长期在总部工作的人员缺少对基层的了解；而基层调往总部的人员虽然对基层了解，但过于狭窄，对公司整体情况往往不熟悉、不了解，缺乏全局意识。三是有些文秘人员曾经从事宣传或工会、团委工作，其性格和办事风格与文秘工作尚不能很好适应。四是公司总部办公室文秘人员在写作能力上并不突出，对于纪要、讲话稿、报告等综合要求较高的材料，在知识积累和写作能力上存在一定差距。

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