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美国国家档案馆志愿者服务项目的借鉴与启示
作者：冯怡陈丽
兰台世界 2015年04期
中图分类号 G271 文献标识码 A
志愿者是指自愿贡献个人时间及精力，在不计物质报酬的前提下，为推动人类发展、社会进步和社会福利事业而提供服务的人员。在许多西方国家，志愿服务活动开展得十分活跃，涉及的领域也越来越广，已经成为加强对公民的道德教育和维护社会稳定的有效形式。志愿服务活动几乎家喻户晓，志愿服务意识为大多数公民所接受，参加志愿服务活动已成为广大公民的自觉行动[1]1。档案作为国家宝贵财富为全民所有的观点早已成为世界各国的普遍共识。公众作为档案信息资源的利用者理应成为档案事业的参与者，志愿服务则是公众参与的重要途径[2]54。近几年，国内一些高校档案馆已开始在本校范围内招募学生志愿者，2010年世博会档案工作志愿者总队在上海组建，2014年4月中国首支档案志愿者队伍在江苏常州成立，这些现象都说明我国档案机构已经开始尝试通过引入志愿者服务的方式扩大自身的业务能力。
向美国国家档案馆的档案工作志愿服务项目学习，借鉴他们在志愿者招募、管理培训以及工作模式等方面的实践经验，可以为我国各级各类档案馆将志愿者服务机制引入档案工作提供参考。
一、美国国家档案馆的档案工作志愿服务简介
美国档案工作志愿服务已有近40年历史，在1976年建国200周年时国家档案馆便招募并培训了一批志愿者，为到馆参观的民众进行义务讲解。后因亚历克斯·哈利的著作《根》，使得众多系谱学家对档案馆馆藏产生了浓厚兴趣，于是档案馆决定招募更多志愿者来协助档案馆为研究学者提供更好的服务。在随后30多年时间里，位于华盛顿的国家档案馆总部、下属各分馆和总统图书馆都始终大力支持开展档案志愿服务项目，近些年随着科学技术和档案工作模式的创新发展，很多新型志愿服务项目也逐步兴起。
1.志愿者招募与基本条件要求。在志愿者招募方面，美国国家档案馆除了口头招募以及在官网的志愿者工作版块和志愿者资源网站VolunteerMatch发布招募帖外，还借助报刊媒体和当地图书馆传播招募信息。对志愿者的限制条件是年满十六周岁，并且满足以下三个条件中的任意一个：(1)拥有美国国籍；(2)拥有美国永久居留权；(3)拥有A-1或A-2外交签证。
2.参与人数和工作内容。依据具体档案工作项目的要求，不同志愿者项目有不同规模的参与人数。志愿者的工作种类比较丰富，除了编号、扫描、录入等重复性较强的工作外，还有图片档案和文书档案的鉴定、著录以及参考咨询等复杂工作。以美国国家档案馆总部的“军功授地档案文件标引”项目为例，该项目共有志愿者15人，采取轮班制的工作形式，每日安排三班，每班两小时，每人每周工作一班。所有志愿者从事相同工作，将每份文件有关授地申请人及其上级指挥官的标记信息录入数据库，如果信息不完整或前后矛盾，再翻开原始文件阅读并查证。而美国国家档案馆下属的杜鲁门图书馆“在线图片数据库”项目则只有五至六名志愿者参与，且工作内容有所差别，具体工作安排取决于自身技能和兴趣偏好。愿意使用扫描仪的志愿者负责图片扫描和照片库建档工作；愿意使用电脑的志愿者负责图片信息著录和数据库的录入工作；其余志愿者负责图片档案的编号封套以及研究工作。此外，档案馆对志愿者的工作时间不做硬性要求，允许志愿者灵活安排。
3.对志愿者队伍的组织与管理。为了有效管理志愿者，美国档案部门在志愿者队伍管理与组织方面建立了相应的制度与规范。例如美国国家档案馆以及下属分馆通常会任命一名工作人员专门负责志愿者相关事务。“军功授地档案文件标引”项目的志愿者招募工作由档案馆专门的志愿者协调员负责，监督检查工作由档案馆的文件处理员工负责。在一些参与人数较多的档案工作项目中，还会任命几位志愿者担任小组长与新入志愿者协同工作，并完成工作质量检查和沟通交流任务。为了保证原件安全，志愿者只能在指定办公室工作，档案箱只能由馆内员工从库房中取出并放回。每位志愿者在人职前都必须经过背景调查并提取指纹，进馆工作以及离开时也要接受出入检查。
4.加强志愿者工作质量管控。由于志愿者大都是非档案专业人员，出于对档案工作的兴趣参与到志愿者工作中来，但由于档案工作具有较强的专业性要求，志愿者如果空有热情而缺乏基本的档案专业知识，也会使工作受到影响。因此，美国档案部门采取了一些相应举措以保证志愿者工作质量达标。首先，志愿者在开始工作前需要参加与档案工作项目相关的业务培训和统一的安全培训。在后续工作中志愿者也有机会根据兴趣参加针对当前工作的深入培训或其他档案工作部门的业务培训。其次，工作人员会编写书面指导手册，在项目初期与志愿者协同工作，保证及时解答工作中的个别问题。再次，志愿者被要求建立工作日志，例如在杜鲁门图书馆“在线图片数据库”项目中志愿者需仔细填写工作清单，包括：扫描照片的编号及数量、上传至服务器的时间、完成著录工作的时间和接受工作人员审核的时间四部分信息。
二、我国档案馆引入志愿者服务机制的积极意义
1.从档案馆的长远发展来看，需要借助志愿者的力量开展工作。随着各领域档案管理不断加强，今后各级国家档案馆的进馆档案数量会呈现出更加快速增长的趋势。同时，随着档案开发程度的不断加大，档案开发利用领域的不断拓展，档案服务工作量的持续增加，维护档案实体和档案安全等任务的不断增加，档案馆也急需大量人力[3]。目前我国档案馆在解决人手不够和一些技术问题时大多采用业务外包的形式，这种形式虽然在一定程度上比较灵活，也能够解决一些问题，但也存在一些不足，如资金短缺、外包公司人员管理不善以及合作关系不协调等；同时，档案馆如果长期依赖外包公司，有可能造成档案馆工作人员自主学习松懈，业务水平滑坡的问题。如果能将志愿者模式引入档案馆工作中，不仅可以解决人手不够的问题，更能够有效解决长期以来困扰档案部门的资金短缺问题；更由于志愿者都是因为自己的兴趣爱好才参与到档案工作中来，较之外包公司的纯商业行为，其工作状态和积极性更让人放心。由此可见，引入志愿者模式是档案馆今后长期发展的需要。
2.能满足社会不同群体从事志愿者工作的需求。在我国公众的普遍意识里，“志愿者”往往与“青年志愿者”联系在一起，而在国外从事志愿工作的群体年龄跨度大，参与档案工作的志愿者群体也是如此。在四川省档案局网站局长信箱栏目下有两条分别来自于退休档案工作者和高校档案专业学生关于到馆志愿服务的咨询留言，说明档案馆工作作为对专业和技术都有一定要求的工作，更能够满足一些学者、高校学生甚至退休技术人员从事志愿者工作的需求。从某种意义上说，档案馆引入志愿者机制可以改变人们观念中志愿者就是“青年志愿者”的狭隘概念，拓宽了志愿者参与社会工作的路径，进一步提高了我国志愿者工作与国际接轨的可能性。
3.能面向全社会开展积极有效的档案宣传工作。志愿者参与档案工作的意义并不仅限于他们能够帮助档案馆完成馆内业务工作并满足自身需求，在此还有一层更加积极的意义。我国档案工作长期以来处于一种比较封闭的状态中，公众对档案工作的社会意义和价值知之甚少，甚至认为档案工作很神秘，不可接近，更谈不上到档案馆利用档案了。这个问题也成为长期以来困扰档案开发利用的主要障碍之一。档案馆通过引入志愿者服务机制，志愿者扮演了“宣传大使”的角色，有助于帮助档案馆塑造良好的形象，增强社会公众档案意识。志愿者可以在生活中向他人介绍档案馆馆藏的重要性和使用价值、公众服务活动的开展细节、如何到馆查阅或如何检索自己需要的档案文件；使社会对档案馆工作有一种直观的了解，是一种向全社会广泛宣传档案工作的极好方式，同时也有利于档案馆招募更多志同道合的志愿者参与其中。
三、对我国档案工作志愿者服务项目的思考
通过上述美国档案工作志愿者模式的介绍可以看到，我国档案馆在档案的管理模式和开放利用程度等方面均与美国存在一定差异，但美国国家档案馆的志愿服务对我国仍有一定借鉴意义。我们认为，档案馆在发起一项档案工作志愿服务项目前，通常预先考虑一些问题，例如：(1)志愿者参与哪些工作；(2)由谁来管理志愿者；(3)工作中需要哪些物质支持和人员支持；(4)志愿者应具备哪些技能，应参与哪些培训；(5)如何保障档案原件实体及信息的安全性。针对这些问题，可以尝试采取以下做法开展档案工作志愿服务。
1.采用多种途径招募志愿者。缺乏相应的渠道来获取档案工作志愿服务项目的相关信息是多数人成为志愿者的主要阻碍。面对不同的潜在志愿者群体，档案馆可采用多渠道招募的形式，如针对退休人员可以通过在当地报纸刊登，在地区档案馆、图书馆、博物馆内张贴告示、在各社区老年团体内进行口头宣传等形式发布招募信息，针对学生群体可采用档案馆官网、微博以及校园媒体等平台。
2.工作安排上适当考虑志愿者个人技能和兴趣爱好。从美国档案工作志愿者情况看，绝大多数志愿者原来都不是从事档案工作的，更多的是出于对历史、文献或文字处理等工作的个人爱好才参与到档案工作中来。因此，档案馆在安排工作时可以考虑与个人的兴趣爱好适当结合，如对历史感兴趣的志愿者可以参加对历史档案的整理工作。这样可以有效提升志愿者的工作积极性。
3.设置专门负责志愿者协调的岗位。档案馆可以委任专门的工作人员承担志愿者协调员的工作，负责馆内志愿服务项目的相关工作。美国档案工作志愿者情况表明，一般情况下档案机构会主动招募志愿者，但也有部分民众主动前来咨询并递交志愿服务申请。面对到馆咨询的公民，志愿者协调员应做到及时反馈交流，主动介绍志愿者的责任义务以及具体的项目进展情况。此外，志愿者协调员还需要负责志愿者的招募选拔、交流沟通、任务监督等工作。
4.建立稳定的长期志愿者队伍。建立起稳定的长期志愿者队伍，培养一批经验丰富的志愿者可以提高整体志愿服务的质量和效率。美国国家档案馆的许多志愿者都参与过多个档案工作项目，他们拥有丰富的经验，能够与馆员一同参与复杂且更具专业性的档案工作。这些长期志愿者不但有能力担任起沟通的桥梁，在与新入志愿者协同工作的过程中为他们提供基本的业务培训，也能够与馆内工作人员合作拟定适合志愿者使用的书面工作指南。我国档案馆可以尝试逐步建立志愿者等级制度，任命经验丰富的志愿者来担任小组长甚至是未来档案志愿服务项目的负责人。
5.充分保障档案安全。这里的档案安全是指档案原件和档案信息的安全。出于对档案的安全考虑，档案馆在志愿者招募时应对志愿者进行一定的条件，如年龄和身份上的要求。美国对志愿者的限制条件中就有年满十六周岁、拥有美国国籍、拥有美国永久居留权等要求。对志愿者进行相关的背景调查和信息查验也是保证档案安全的工作重点。在具体工作中，管理人员负责存取档案和监督指导、志愿者接受出入检查，强制性的安全培训等措施也是必不可少的，如进行《档案法》、《保密法》教育，让志愿者了解档案保管期限的内容和要求等。
6.注重志愿者的档案工作业务培训。开展有效业务培训能够增强志愿者的实践技能，提高工作效率和质量；通过专业培训，可以使志愿者增强责任感和荣誉感，有助于逐步组建稳定的志愿者群体。档案馆除了为志愿者提供与具体档案工作有关的实践操作培训外，培训内容还可以适当涵盖档案理论层面的基础内容和档案工作的安全须知；同时编写有指导意义的工作手册和制度规范。在实际工作中，培训应根据工作要求和进展以及志愿者工作情况有针对性地开展，随着志愿者工作的不断深入，除入职培训外，志愿者可以将后续工作中遇到的问题反映给管理人员，商讨是否需要开展再次培训及其具体的培训内容。
7.采用灵活有序的方式管理志愿者。如何管理志愿者以及如何为志愿者工作提供合理的工作帮助是该项工作能否顺利开展的重要保障。一些管理正式员工的方法并不适用于管理志愿者，所以对志愿者可以采用更加灵活多变的方法进行管理，如档案馆可以在工作时长和工作时段方面给予志愿者一定的自由选择权；志愿者一开始接触到档案工作，对档案业务有一个逐渐熟悉的过程，因此在考虑工作安排上可以从简单工作入手，由少到多，由简单到复杂，循序渐进，逐渐熟练；通过任命项目负责人、志愿者协调员及小组长等方式优化管理，使得志愿者在工作中遇到问题能够得到及时解答，工作质量能够及时检验；要求志愿者建立工作日志或工作清单，有利于跟进工作，同时树立工作责任制的意识。
8.给予志愿者一定形式的奖励和感谢。对志愿者不计报酬的工作，档案馆应该表示感谢，除了尽可能提供舒适的工作环境和表示口头感谢外，还可以通过其他形式给予志愿者精神奖励及物质奖励，比如：提供一定的服务补贴；颁发感谢证书以及志愿者徽章；提供免费参加档案馆组织的各种档案工作业务培训机会；在档案展览对公众开放前让志愿者提前参观体验；高校的档案馆还可以为志愿者发放校园纪念品商店的打折卡，等等。
2009年国家明确提出了“五位一体”的国家档案馆功能定位，档案馆也应该在现代化、信息化的社会发展趋势下做出相应的改变和创新。同属国家科学文化事业机构的图书馆、博物馆都相继引入了，志愿者服务机制，档案馆也有必要学习经验，逐渐借助志愿者的力量建设新型档案馆，不断推出优质的各种载体的服务成果，满足各层次利用群体的不同需求，充分发挥档案馆的服务功能。
注：美国国家档案馆的档案工作志愿服务项目相关信息来自于美国国家档案馆和美国档案工作者协会在2012年合作编写的《档案机构志愿服务项目资源介绍》(Resources for Volunteer Programs in Archives)。
收稿日期：2014-10-23
作者介绍：冯怡，陈丽，四川大学公共管理学院 冯怡，四川大学公共管理学院档案学2013级在读研究生；陈丽，四川大学公共管理学院档案学系教授，主要研究方向是企业文件与档案管理。成都 610044
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