写好年终总结的写作技巧

写好年终总结的写作技巧

　　年终岁尾，职场人写年终总结的痛苦又如期而至。回顾来回顾去，找不到头绪。用 “年终总结”的关键字在Google上一搜，竟有上百万条匹配选项，海量范文难以选择；“年终总结写手”这一网络新职业更是“应运而生”，在线招揽生意人气还相当高。这不禁让人感叹，年终总结正沦落为形式大于内容的“鸡肋”任务。 不过，鸡肋归鸡肋，对于初涉“江湖”的职场新人来说，年终总结可不能不花心思：一来这是对自己初入职场工作的梳理，二来很有可能自己的晋升加薪就在此一“结”了。但资历太浅，写花哨了怕显得自己自吹自擂；如实交待，又担心太平淡了吸引不了上司的眼球。那么，到底该拿年终总结如何是好？本期“过来人”这就为你排忧解难——

　　今年总结写得最好的，无疑当数近日媒体报道的一位“总结姐”：作为大学刚毕业在一家德国生物医药制品公司就职的职场新人，她竟然写出了厚达46页的年终总结。虽然入职不足一年，工作经历和参与重大项目的程度都很有限，但她在总结中大量运用了表格和图标，使得她的老板看到这份精致如宣传册般的年终总结时如获至宝，当即拍板“此人今年年终奖金翻番”。 根据国内某人力资源机构发布的一份网络调查显示，在2356名受访者中，认为年终总结对个人晋升加薪“影响很大”的就占到42.08%（见图1），可见不少人所在的企业单位都将年终总结作为绩效考核的一大重要参考系数。不过，以“总结”论“成败”的往往是政府机构和事业单位。

　　另有33.77%的受访者认为年终总结对个人晋升加薪“影响一般”，比如在外企从事销售工作的Cathy就属于这一类人群：“我的业绩都表现在平时的销售数字上，老板只要看报表，就能了解我的工作成绩。是不是能够晋升加薪，就看这一年你是否对公司的销售增长起到了重要作用。”

　　年终总结是对过去一年的回顾，也是对将来一年的展望。将年终总结作为公司考核的一项依据，无非是借此手段考察下属工

　　作情况、了解员工思想。虽然已日渐形式化，但只要别把它当作是一门功课来做，总结也会很有意义，即使年终总结几乎不对你的个人晋升加薪产生影响，也是一件助己之举。不妨找一个闲适的午后，到一个咖啡吧或者安静的茶坊，坐在软软的沙发里，回顾上一年之中自己究竟做了些什么，取得了些什么成绩，还有哪些不足，给自己做个总结，为明年的工作鼓鼓劲。年终总结为何难以入手

　　都说年终总结很难写，究竟难在何处？各人有各人的说道。在这份调查中，选择“机械性工作，没有新意”的占到总人数的24.11%（见图2）。的确，一些助理性的工作，如文员、前台、录入人员等，他们几乎每天都做着相同的工作内容，工作总结也如同流水帐，没有什么亮点。另有22.02%的受访者由于“日常工作琐碎”而导致很难总结。行政类以及秘书等工作就是如此。

　　抱着“无法引起老板重视，写了也白写”想法的人占到受访者的14.58%，出现这种情况的原因无非有两个：一来是老板不懂得如何去发掘人才；二来则纯粹是个人的抱怨，不肯承认自身能力不足。还有一些受访者觉得年终总结难以入手的原因是“业绩平平，无法突显”，恐怕这也是所有平凡小兵的呼声吧。优秀的人可能就只有一、两个人，更多的人是处于平凡的位臵上，但是就算是再平凡的小人物，只要在自己的岗位上兢兢业业，一点点小小的成绩也是你一年的成果，所以大可不必闪躲，大胆说出来，总会有人看见你的闪光点

　　不言而喻，在整个年终总结中，数字会起到相当大的作用，这也适用在大多数的岗位业绩上。但是，这却让那些很难用数字来描述工作成绩的人感到相当痛苦。那么，不同岗位的总结艺术有哪些呢？

　　代表岗位一：销售类 总结关键：数据、图表、PPT

　　John在公司从事销售工作，他的职位是区域主管。忙碌了整整一年，在年终小结时犯了难：自己每月仅勉强完成任务，似乎

　　没有优秀功绩可表。难道一年的辛苦在老板眼里只能得个中等评价？ 通常情况下，个案、数据、图示、类比等工具和方法的运用是写好年终总结的“铁律”，诸如“公司下达的销售任务指标180万元，实际完成200万元，超额完成任务20万元。市场占有率为同行业的30%，与去年相比增长了10%，具体原因如下??”等详实的数据和图表对比分析能给上司留下深刻印象。要知道领导都很忙，根本不可能一字一句细看你洋洋洒洒的长篇大论。只要在字里行间多给出一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据，他们就能在文中一眼找到这些关键要点。 此外还可以在年终小结大会发言时用PPT做演示，让人看起来既专业，又便于理解。如果是销售总监或区域经理一类的管理人，更可以运用一些科学的分析方法，比如：SWOT分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法，对全年的业绩做一个综述评定，对市场竞争对手和占有率数据做一番详细描绘。既回顾了以往，还能展望明年，让上司体会到你的专业和精彩。这样的方法可以用在销售部、事业部、生产部、拓展部等有明确盈利业绩指标的部门员工小结中。

　　代表岗位二：行政后勤 总结关键：罗列重点工作内容和成本控制

　　Kelly拿到年终小结的表格十分苦恼。她所在的行政部门，做的都是琐碎而机械性的重复工作，平日的忙碌都是为他人做嫁衣，哪有自己的功绩可言？不单是行政部，企业中的办公室、后勤部、客服部、保安部等辅助性职能部门，都存在这个问题。 但即使如此，从事辅助性工作的职场人也可以从如何优化现有工作流程、提高工作效率方面着手，体现出一些合理化建议和实施方法，再附带一些与往年数字的对比来体现工作内容，由此找到业绩亮点。拿行政后勤部来说，可以在小结中列出几大核心工作的工作内容：公司日常费用开支；日常办公设备的完好率和维护支出；员工对行政部门的投诉率；企业日常活动安排的组织；日常工作流程体系的简化及效率提升等。然后对比

　　往年的项目数据，得出业绩、效率、经费等方面的改善结果。列明通过执行哪些方法，使得公司日常费用开支、日常办公设备的维护支出，都有不同程度下降，日常工作流程的效率也得到了提升等。

　　为了将日常工作内容转化为可量化的依据，一般用比率指标写比较好，如培训专员的培训组织和课程满意率、员工对培训计划的满意率等。因此，从事行政工作的人平时要坚持记工作日志，积小成绩为大成绩。到年终总结时，有了基础数据，写出来也有说服力。

　　以上都是对于业绩、销售额、工作内容等“硬性”指标的阐述。在小结中，其实也可以用生动的语言，写一些有关工作态度等“软性”内容来锦上添花。人性化管理的老板们会很关注员工的工作态度，如果你的工作积极性高，态度好，并能认真深省业绩得失，那么说明你对工作进行了认真的思考，这样的员工就有发展的潜质。 同时，埋头苦写小结的时候，别忘了了解上级的考评思维。在层级化管理构架下，一般下级对直接上级进行汇报，而自己的上级也要向他的上级递交总结，因此自己的业绩好坏，工作内容多少，也是上级撰写报告的素材。你如果能清晰写明各类数据和部门工作内容，就能让上级轻松引用，完成报告。 Tips：年终总结要点

　　■ 通过反思过去，找出问题所在，同时应该拿出解决方案。 ■ 展现出自己的工作重点和亮点，特别是上司关注的问题一定要详细具体。 ■ 不要忽略细节，尤其是一些重大事件的细节。通过细节描述，赢得上司的关注和理解，毕竟上司在决策层，有时并不能理解执行层的苦衷。

　　不管是什么原因令你感到年终总结难以下笔，只要认真回顾这一年的工作得失，总会有可圈可点之处。从哲学角度来看，一个人不会两次踏进同一条河流。与上一年相比较，这一年肯定会有不一样的收获。如果真的感觉自己还在原地踏步，那就真

　　得好好做个自我批评了。

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