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加强档案管理工作的几点建议
时至年底，各项考核工作纷至沓来，作为展示工作成果的重要依据之一，档案资料理所当然地成为考核工作必须的检查项目。档案资料的重要性尚且不止如此，有的还关系到单位的机密和权益。以下是小编为大家整理的加强档案管理工作的几点建议，仅供参考，希望能够帮助大家。
加强档案管理工作的几点建议
一、目前基层县(市)局档案管理存在的问题
(一)重视程度不高。有的部门对档案管理工作不够重视，使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里。久而久之，遇到打扫卫生或调换办公室等机会即被当废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。
(二)分工合作不协调。认为档案管理仅仅是办公室专职档案员的工作，或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作，缺少信息互动，各部门兼职档案员的职能作用未能充分发挥。
(三)基础工作不够扎实。具体表现在临近考核或检查前时的突击准备、临时造假等活动，不仅集中了大量的工作任务，造成人力、财力、物力的浪费，而且好似用一天的时间写下了一年的日记，已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”。
(四)教育培训有待加强。目前接受上级组织档案培训的范围较窄，对象较为单一(一般是专职档案员一人参加)，不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备，而且目前使用的中软税务办公系统的档案管理软件存在一些技术缺陷，也给档案管理工作带来了一定的困难。
二、对加强档案管理工作的几点建议
(一)统一思想、提高认识。各部门要切实认识档案管理工作的重大意义，把健全档案管理作为全局实现信息共享、提高工作效率的重点来抓，使干部充分认识到档案管理工作也是本职工作，推动档案工作的发展是全体干部职工义不容辞的责任，树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没做”的全员参与和保护档案资料的责任意识。
(二)明确分工、加强协调。办公室作为主管部门，要把管好档案作为头等大事来抓，协调处理好与各部门之间的分工合作关系，明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的工作外，还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作，并逐个部门指导收集档案工作;各部门除搞好本部门专业档案室建设外，必须全力配合搞好综合档案归集工作，做到全面规范。
(三)健全制度、加强督导。建立健全档案管理的各项规章制度，组织各部门负责人和档案人员进行学习，分析总结档案工作目前存在的不足、查找原因，为下一步做好工作明确思路。建议由办公室牵头，组织相关部门负责人定期进行督导检查，注重平时档案管理工作，使各项档案工作日积月累、循序渐进，避免“临时抱佛脚”的现象发生。
(四)强化培训、提供保障。一是扩大培训范围和知识面，提高档案管理人员的综合素质和解决实际问题的能力;二是从财力、物力方面保证档案管理工作的需要，凡归档工作中所需准备的装具、设备等物品，要预先列出配置计划及时准备;对归档时可能需要调整的问题要给予关注和解决。
加强档案管理工作的几点建议
进入21世纪,随着改革的不断深化,档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作,笔者认为，应从以下几个方面抓起。
一、搞好档案工作，领导重视是关键
一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展;如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味地指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢?
( 一 ) 爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作， 很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
( 二 ) 积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案工作人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。
二、实现档案管理现代化
随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
( 一) 加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
( 二) 掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
( 三 ) 利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好地服务于社会。
三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。
档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法也要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
( 一 ) 提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高;其次，21 世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。
( 二 ) 加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度;其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。
( 三 ) 明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足;第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。
( 四 ) 进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
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