新时期秘书人员应具备的能力和素质

时间：2024-05-20 19:40:02 秀雯秘书工作我要投稿

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新时期秘书人员应具备的能力和素质

　　在平凡的学习生活中，大家都没少背知识点吧？知识点也不一定都是文字，数学的知识点除了定义，同样重要的公式也可以理解为知识点。为了帮助大家更高效的学习，下面是小编收集整理的新时期秘书人员应具备的能力和素质，仅供参考，希望能够帮助到大家。

新时期秘书人员应具备的能力和素质

　　随着知识经济时代的到来，领导层的年轻化、知识化、专业化，以及社会工业化、信息化、国际化的不断发展，对秘书人员的服务能力提出了更高要求和更高标准。为适应新时期的要求，当好领导的参谋和助手，搞好“三个服务”，秘书工作者要做到以下几点：

　　一、要坚定政治立场

　　明确的政治方向，坚定的政治立场，较强的政治纪律性、政治敏锐性以及较高的理论水平和政策观念，是秘书人员最基本的条件。秘书人员作为领导的参谋助手和身边的工作人员，一方面要找准自己的位置，明确自己的职责，规范自己的言行。“秘书工作无小事”，如果秘书人员在协助领导科学决策，落实大政方针和办文、办会过程中不讲政治、不能坚持原则或者敷衍塞责、马虎了事，就不仅帮不了领导，反而会添乱，甚至可能犯严重的政治错误，造成严重的政治影响。另一方面要转变作风，坚持实事求是是干好工作的基本准则。必须坚决摒弃任何不负责任、不求进取的精神状况和形式主义、主观主义的工作作风，大兴调查研究、求真务实之风，积极研究改革开放和现代化建设中出现的新情况、新问题，形成一大批进入领导决策层次的调研成果，真正当好领导的参谋、助手。

　　二、要提高自身能力

　　一个合格的文秘工作者，无论从政治、业务上看，还是从适应新时期、新形势的要求上看，都应具备五种能力：

　　一是文字写作能力。秘书人员的一个基本功就是写作。在新时期、新形势下，文秘工作者要努力提高文字写作水平，发挥以文辅政的作用，必须达到“快、准、新”。所谓“快”，是指文思敏捷、反应快、构思快、成文快；“准”是指准确把握领导意图和思想；“新”是指文字工作的推陈出新、不断创新。

　　二是信息调研能力。听取情况汇报，进行信息调研是秘书工作的一个基本手段，也是一项基本能力。“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，“兼听则明、偏信则暗”，要想了解事物的全貌，必须多角度，全方位地对事物进行调查，善于从正反两方面听取意见，尽可能详尽地占有第一手材料，不为材料中的任何一种意见所左右，运用唯物辩证法，进行缜密地分析研究，从中得出客观、公正的结论，供领导决策参考。

　　三是微机操作能力。当前，我国社会已进入知识经济时代，知识经济就是以知识为基础的经济，知识经济的内核是软件，以国际互联网为骨干的微机网络正覆盖全球。不懂微机，不能熟练操作微机，就等于知识经济时代的“睁眼瞎”。作为服务领导的文秘工作，更有必要把“看家本领”学到手。

　　四是依法行政和依法办事的能力。文秘工作协调各种关系、管理日常事务、对形势进行分析、对信息进行处理、提出综合意见供领导决策参考时，都会不同程度地遇到法律法规方面的问题。因此，文秘工作人员要更加注重站位全局，善于想大事、谋全局、献良策；更加注重超前谋划，力求想在领导之先，谋在领导之前，通过积极有效工作，在服务的被动性中求主动；更加注重严谨规范，重制度、守规矩、讲程序、严管理，确保服务到位有力；更加注重工作创新，主动跟上形势发展变化，各项工作都应有新视野、新机制、新标准，在创新中得到加强和改进。同时，在领导进行重大决策时提供正确的法律依据和咨询意见；起草政策条文时要符合法律法规要求；在督促检查时要使自己的言行不违反法律条文。既能对违法侵权行为依法抵制，又要维护自己和单位的权益。

　　行政秘书岗位职责

　　1.负责一般的行政公文、行政活动、会议等相关文件的撰写校对工作，行政领导发言文件的起草;

　　2.协助上级领导进行会议事务的准备，行政工作会议的会议记录以及会议纪要的起草工作;

　　3.负责督促各项行政工作的落实情况，并将情况及时反映给上级领导;

　　4.负责来访客人或者单位的接待工作;

　　5.负责行政相关文件的整理与归档;

　　6.负责进行各部门之间的沟通协调工作。

　　行政秘书应具备的能力

　　1.具备良好的文字功底，可以起草各类行政文件;

　　2.具备企业行政管理、文件管理方面的知识和经验;

　　3.具备公关礼仪知识，可以协助领导合理安排会议以及客人接待工作;

　　4.具备较强的沟通协调力;

　　5.具备良好的计划和执行能力;

　　6.工作认真、积极主动。

　　行政秘书任职条件

　　1.文秘、中文相关专业大专以上学历;

　　2.具备1年以上相关工作经验，参加过相关档案管理、文书写作方面的工作经验;

　　3.具备行政管理、文秘工作的相关知识以及能力;

　　4.具备良好的沟通协调能力;

　　5.具有高度的工作热情，工作认真负责。

　　行政秘书职业发展

　　行政秘书属于文秘和内勤的角色，可以朝着行政助理、行政经理的方向发展。具备专业的行政和文秘工作知识，具备一定的管理经验，秘书与领导的接触比较频繁，工作优秀可以得到领导的赏识，对于行政秘书的发展很有利。

　　行政秘书收入

　　行政秘书的收入一般不算高，月收入水平在2000-6000元之间，工作经验少，新入行的行政秘书收入一般在3000元以下，想提高收入，需要不断提高自身的工作能力、积累经验，朝着行政助理、行政经理的方向发展。对此岗位有意向的可以到好猎头网求职，对于职位的提升和收入的增长非常有帮助。

　　拓展：秘书礼仪注意事项

　　一、命令或指示要经过确认

　　任何工作都是从接受指示展开第一步，假如连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意：

　　1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。

　　2、自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。

　　3、不明白这处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。因此，假如发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。

　　4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。

　　二、不要忘了上司所交等的事情

　　有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。

　　道歉时，若脸上挂着虚假的笑脸，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。

　　但是这种情形只许一次，下不为例，假如三番两次地重蹈覆辙，那么管你如何赔礼，也难以换回上司对你的评价。

　　三、办公室拒绝闲聊

　　漫无边际的闲聊，影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法：

　　1、启示法。在自己工作场所的醒目处，写上“闲聊不过三分钟”或鲁迅的名言：“浪费自己的时间，等于慢性自杀;浪费别人的时间，等于谋财害命。”以此记示来客，谢绝闲聊。

　　2、工作法。当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛注视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。

　　3、冷待法。当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头不予搭话，也可作简短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。

　　4、推迟法。如对方并未闲聊，或自己喜欢与其交谈，但当时确无时间接待，可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。