记录管理制度
1、目的
对质量管理体系有关的文件，包括外来文件进行控制，确保相关场所使用的文件为唯一、有效版本。
2、范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3、职责
3.1总裁负责批准发布质量手册和程序文件。
3.2管理者代表负责审核质量手册和程序文件。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
质量管理部是本公司质量体系文件、技术类文件、管理类文件的负责部门，负责组织文件的编写、审查、发放，提出更改及组织换版和作废文件撤出、销毁;
各文件的使用部门负责本部门使用文件的保管和使用。并按要求实施文件更改，及时撤出作废文件。
4、程序概要
4.1文件分类
4.1.1 A级文件：质量手册(包含质量方针、质量目标)。
4.1.2 B级文件：程序文件
4.1.3 C级作业性文件(包括操作规程、检验标准、作业指导书和管理性文件)。
4.1.4 D级文件：记录，记录是特殊文件，执行《记录控制程序》。
4.2质量管理体系文件的编号
4.2.1质量手册
以BC-SC-01表示，BC表示本公司，SC表示质量手册，01表示发放编号。
4.2.2程序文件
合订本以BC-CX-01标识，单本文件则以在合订本顺序号标识，如文件控制程序为HS-CX-01-01。
4.2.3作业性文件(以公司名称缩写+部门代号拼音缩写+版次)，如：BC-XS-A-01，BC表示本公司，XS表示销售部，A表示第一版，01表示流水号。(BG表示办公室，XS表示销售部，JS表示技术部，SC表示生产管理部，ZL表示质量管理部，GY表示物资供应部)
4.3文件的状态识别
为清楚地表明文件的状态，防止使用失效版本文件，公司将文件划分为受控文件、非受控文件、保留文件和作废文件等四类，并分别加盖相应标识，由质量管理部执行。
①受控文件，按程序控制更改的文件，盖“受控”印章;
②非受控文件，指其更改不受控制的文件，盖“非受控”印章;
③作废文件，指过期或失效的文件，盖“作废文件”印章;
④保留文件，失效或作废文件留做参考时，盖“保留文件”印章。
4.4文件的编写、审核、批准、发放
文件编写完成后，编写负责人组织文件的审批，以确保文件是充分和适宜的：
①质量手册、程序文件由质量管理部负责编写，管理者代表审核，总裁批准。
②作业文件、记录由各部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。
程序文件
标题：1.文件控制程序编号：
BC-CX-01-01版本：
C/0页次：第02页
共02页
4.5文件的发放
文件批准人负责确定文件的发放范围，质量管理部负责发放，应确保所有对质量管理体系有效运行具有重要作用的场所，都能得到相应文件的现行版本，发放文件时登记《文件发放、接收、回收登记表》，接收部门核对文件的编号、版次/修订次和标识、审批人员的签名无误后签收。
4.6 文件更改
4.6.1文件更改由提出人填写《文件更改申请单》，管理者代表批准。文件制定部门负责更改，按原审批程序审核、批准后质量管理部发放。
4.6.2版次与修订次
质量管理体系文件正文每页应标有相应的修订状态。版次用A、B、C……表示，修订次用数字0、1、2、3、4 ……，文件超过10次更改应换版，文件一经改版，则修订次调整到最新版次未修订(0)状态。
4.7 文件的使用
4.7.1文件因破损而重新领用新文件，分发号不变，并交回破损文件;因丢失而补发新文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。
4.7.2文件应存放于专用资料柜，并能够防潮、防丢失;
4.7.3严禁在受控文件上任意涂改，应确保文件清晰，易于识别。
4.8文件的作废和处置
4.8.1失效或作废的文件由质量管理部从使用部门收回并登记，加盖“作废文件”章，确保作废文件的非预期使用。
4.8.2需要保留的作废文件，加盖“作废文件”和“保留文件”印章。
4.8.3作废文件由质量管理部填写《作废文件处置单》，经管理者代表批准后处置。
4.9文件的借阅和复制
4.9.1需要部门应填写《文件借阅/复制登记表》，管理者代表批准后质量管理部安排办理。
4.9.2借阅人员应保持借阅文件整洁，不得污损、划记并按时归还。
4.10外来文件的管理
4.10.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，交质量管理部登记《外来文件清单》，控制分发以确保其有效。
4.10.2更改的方法采用换页更改，同时收回所有受控的旧版文件，更改应在《质量手册更改记录》上记录。
4.11受控文件管理
质量管理部将所有的质量管理体系文件登记于《受控文件清单》，并根据更改情况进行更新。
4.12文件评审
在内审和管理评审时由综合办公室组织对现有质量管理体系文件进行评审。
5、相关记录
①《文件审批单》
②《文件发放、接收、回收登记表》
③《文件借阅、复制登记表》
④《文件更改申请单》
⑤《受控文件清单》
⑥《外来文件清单》
⑦《作废文件处置单》
程序文件
标题：2.记录控制程序编号：
BC-CX-01-02版本：
C/0页次：第01页
共01页
1、目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2、范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3、职责
质量管理部监督、管理各部门的记录。各部门真实、有效的填写记录内容并妥善保管。
4、程序概要
4.1记录格式
记录格式由使用部门确定，交质量管理部备案，并由质量管理部编制《记录清单》，规定记录的归档保存期限，管理者代表批准。
4.2记录的编号标识
以JL-X.XX-XX表示，JL为记录拼音缩写，X.XX表示ISO9001:2008标准章节号， XX代表记录顺序号，如01、02等。
4.3记录的填写
4.3.1记录的填写应正确完整、字迹清晰，能准确识别;
4.3.2记录可清楚的指明是何种活动或服务并完整地填写记录中有关栏目;
4.3.3如因笔误或计算错误需要修改原数据，应采用划改错误之处，在其上方写上更改数据，更改人签名，注明更改日期。
4.3.4记录的填写人签全名以表明责任。
4.4记录的管理
4.4.1各部门负责将记录分类，每月按日期顺序整理、装订，自行保存，保存期满交质量管理部处置。
4.4.2记录贮存在干燥适宜的环境中，加以防护，并且便于查找.
4.5记录的提供与处置
4.5.1合同有要求时，顾客可以查阅工厂的质量记录，原件记录严禁借出。
4.5.2在保存期内的质量记录，任何人不得撤消或销毁;超过保存期的记录，质量管理部填写《文件作废申请单》交管理者代表批准后处置。
5、相关记录
①《作业记录清单》
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