文书档案管理办法

文书档案管理办法

文书档案管理办法1

　　关键词：办公室；文书档案；管理；利用

　　文书档案作为单位的重要历史凭证，做好文书档案管理和利用，是充分发挥人社局办公室参谋助手作用必不可缺少的重要一个环节。近年来，随着档案事业飞速发展，以及单位文书档案管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高，文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。所以，结合我就自身工作实践及思考，就如何做好人社局办公室文书档案管理和利用谈几点体会。

　　1加强文书档案工作的基础条件

　　文书档案作为局工作的重点之一，领导要高度重视办公室文书档案的管理，充分认识文书档案管理在单位发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障、人员保障和物资保障。要随着单位的发展，不断加大档案管理硬、软件设施的投入，配备档案管理所需硬、软件设施，加强文书档案室的硬、软件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供人力、物力、财力保障，此目的是为充分保障文档案管理工作的顺利开展。

　　2提高文书档案管理人员素质

　　常言道：“好马要配好鞍”，文书档案管理工作固然重要，文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时，文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够，还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。

　　（一）加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料，努力让由自己经手、处理的文字材料，形成具有较高水平和利用价值的文书档案。

　　（二）加强技能修养。档案是一门专业性很强的'工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。

　　（三）加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容，了解人社局文书档案的秘密，因此，必须要求档案管理人员具备过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由自己经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。

　　（四）加强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。

　　3强化文书档案质量管理

　　（一）严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际，拟定相应工作计划和制度，采取强有力的有效措施，规范档案管理工作。

　　（二）加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。

　　（三）加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限和程序，由专人负责认真做好查阅记录，做好保密性工作，掌握调控好文书档案室温湿度，做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作，真正为档案管理工作上一把“安全锁”。

　　4加强文书档案开发利用

　　（一）认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单，但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新，不断创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印《人社局组织沿革》、《从社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。

　　（二）充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向人社局及上级主管部门提供各种信息数据，为人社局管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源，为制定人社局工作质量评价、科研、论文撰写等提供信息资料。三是利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和工作检查等提供相应的档案资料。四是利用档案信息资源，为机关事业单位人员提供相应的文件资料。

文书档案管理办法2

　　医院文书档案肩负着医院重要活动、重大事件原始资料收集、记载以及各级公文转递、分类、归档等工作，是医院管理的有效凭证。同时，对医院的文书档案进行科学化的管理，能有效提高医院的管理水平，有利于医院可持续发展。然而，目前大部分医院对文书档案管理重视程度仍不够高，且在管理工作方面仍存在一些严重的问题需要有待解决。

　　一、医院文书档案管理工作所存在的问题

　　1、领导重视程度不够高，档案管理者意识淡薄

　　医院大部分领导认为，医院只要做好教学、科研等方面工作，就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为，医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响，且在文书档案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此，在文书档案管理方面，医院投入经费较少，设备陈旧，严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够，导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识，在他们看来，医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已，无任何技术含量。

　　2、档案管理人员素质低

　　目前，多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而，医院办公室人员由于工作比较忙，加之没有足够的精力和时间来管理文书档案，致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言，由于自身并非专业性管理人才，且学历水平低，相关专业知识、技能欠缺，因而不具备档案管理工作的基本素养，进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时，医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少，致使档案管理者思想较为传统，依旧停留在以往的管理模式上，且法律意识不高，不能满足新时展的需要。

　　3、无健全的文书档案管理制度

　　目前，我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而，由于以往档案设置管理存在一些严重的问题，导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面，这种管理方式对档案的'综合利用开发造成了严重的影响，出现管理松散、档案使用率低等现象，这种现象致使医院各部门之间相互推诿，不利于医院对文书档案的管理。

　　二、改进措施

　　1、增强医院档案管理者意识

　　医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用，故医院领导应特别重视文书档案管理工作，尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性，进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时，医院管理人员要充分重视文书档案管理者，如此方能增强医院的文书档案管理工作，并有助于完善医院文书档案管理制度。另外，要贯彻落实医院文书档案管理制度，以促进医院文书档案管理的规范性、标准性，进而有利于提高文书档案管理水平。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中，因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平，同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理，便于相关管理人员资料查询的同时，还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此，医院档案管理者要提高自身的服务意识，坚持做好文书档案收集、整理、归档工作，便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。

　　2、提高医院档案管理者的综合素质

　　想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率，并充分提高医院的社会效益、经济效益，就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平，而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度，并充分做好文书档案管理方面的工作，这有利于促进医院的发展，具有非常重要的作用。同时，档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响，因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目，进而有助于提高其综合素质和专业技能，使医院档案管理者适应新时代的管理方法，能运用电子技术对医院文书档案进行管理，以提高其档案管理工作的质量和效率，有助于促进医院不断发展。

　　3、健全文书档案管理制度

　　档案管理制度内容较为广泛，如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度，这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性，因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前，多数档案管理机构并不是设立独立的科室，因而在文书档案管理方面没有自，大多数处于被动状态。

　　三、结语

　　各医院应加快标准化建设步伐，积极努力创造条件，除此之外，还需要国家档案主管部门的大力支持，使医院档案标准化建设更上一个台阶，以顺应时展的步伐。

文书档案管理办法3

　　为了加强z师范大学附属中学文书类档案（以下简称文书档案）业务建设，逐步实现文书档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。

　　一、文书档案归档和不归档范围

　　凡是学校在党务、行政、外事、出版、设备等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等文件材料，均属文书档案。

　　（一）归档范围

　　1、反映学校管理职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政、出版、外事、设备五个系统职能活动的内容，具体范围见附表。

　　2、本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

　　3、本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

　　4、其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

　　（二）不归档范围

　　1、上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件。

　　2、重份文件。

　　3、无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

　　4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录。

　　5、本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的'文件材料，有关工作参考的文件材料。

　　6、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

　　7、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　8、未生效的合同、协议书。

　　二、文书档案工作岗位责任制

　　（一）部门分管档案工作的领导职责

　　1、组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作。

　　2、加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。

　　3、对文秘工作人员和兼职档案人员，提出档案工作的具体要求，帮助他们解决工作中的实际困难。

　　（二）各部门兼职档案人员职责

　　1、负责本部门文件材料的收集工作。

　　2、按文书材料的归档范围，负责形成与积累阶段各环节的文件材料并及时向档案室移交。

　　3、做好存放在本部门的文件材料的装订、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

　　三、文书材料的归档流程

　　（一）形成与积累

　　1、年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。

　　2、部门兼职档案员按文书档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。

　　3、归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。

　　4、部门产生的文件材料，一般整理一份送档案室，一份自存档。

　　（二）整理方法

　　1、装订

　　归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。

　　2、分类

　　分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

　　（1）分年度

　　先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。

　　（2）分二级类目（分问题）

　　每个年度下按问题分类，一级类目是文书类档案实体分类的最高层位，标识为“WS”。文书档案划分为二级类目的，其分类标识规定如下：

　　二级类目名称标识代号

　　党务WS11

　　行政WS12

　　外事WS13

　　出版WS14

　　设备WS15

　　（3）分保管期限

　　归档文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、定期两种，其中永久用“Y”表示，定期一般分为30年、10年，具体保管期限见附表。

　　3、排列

　　归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。

　　4、编号

　　归档文件材料按排列顺序逐件编号。

　　5、编制归档文件目录

　　归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：

　　归档文件目录

　　20xx—WS11—Y

　　件号，责任者，文号，题名，日期，页数，备注

　　上述表中各项填写要求如下：

　　件号：档案室编件号；

　　责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

　　文号：文件的发文字号；

　　题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号；

　　日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；

　　页数：每一件归档文件材料的页数（需在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数），文件中有图文的页面为一页；

　　备注：注释文件需说明的情况。

　　6、装盒

　　将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。

　　7、备考表

　　备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：

　　（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

　　（2）整理人：负责整理归档材料文件的人员姓名；

　　（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

　　（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。

　　四、归档时间

　　文书材料于次年三月前，由文件材料形成和积累部门初步整理后送档案室，由档案室于六月底前整理归档并制作全引目录。

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